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10 janvier 2019

Comment les organisations déploient-elles un IWMS ?

Les organisations déploient une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS) pour des raisons très diverses, allant de la consolidation des données de Facility Management (FM) et la rationalisation des systèmes informatiques jusqu'à la gestion des réservations et allocations d'espaces en passant par des besoins plus spécifiques tels que la gestion des données de bail.

Dans le guide destiné aux acheteurs d'IWMS qu'a rédigé Verdantix, cabinet indépendant de conseil et de recherche spécialisé dans les technologies innovantes qui optimisent les opérations commerciales, trois voies sont identifiées pour le déploiement d'un IWMS. Cet article de blog va brièvement les évoquer.

Verdantix 2019 Green Quadrant® d’un IWMS

Quelles solutions sont disponibles sur le marché aujourd'hui ? Ce Green Quadrant® d’achat étudie celles qui centralisent les informations et les workflows pour de nombreux processus de gestion de l’immobilier et du FM

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1. Commencer avec un seul module (solution) et envisager des extensions

Un système IWMS a pour énorme avantage de permettre de travailler d'abord avec un module puis d'être facilement étendu avec d'autres modules. Par exemple, un de nos clients a commencé à mettre en œuvre la solution IWMS de Planon pour la gestion de la maintenance et des installations sur 3 000 propriétés, bâtiments et structures, dans 39 pays. Ils l'utilisent ainsi avec succès depuis plusieurs années maintenant. La première mise en œuvre ayant été bénéfique, ils ont décidé de passer à l'étape suivante : déployer la fonctionnalité de gestion des espaces dans leurs 40 sites les plus importants, à travers le monde. Ils pourront facilement intégrer ce nouveau module à celui existant.

2. Plusieurs processus de gestion de l'immobilier et de FM sur une même plateforme

Lorsque des entreprises souhaitent davantage automatiser et gérer un grand nombre d'opérations relatives à l'immobilier et au FM, un IWMS offre bien plus d'avantages que des solutions dédiées ponctuelles. En effet, cela permet l'intégration de tous les processus sur une même plateforme. Cela contribue à une rationalisation du système informatique, améliore la cohérence des données et permet aux entreprises de mener des analyses sur des données plus intégrées.

Dans un de nos récents livres blancs, nous avons discuté des avantages de l'intégration de plusieurs processus sur une seule et même plateforme en présentant quelques exemples relatifs à la gestion des espaces. Par exemple, en intégrant la gestion des espaces à votre gestion des contrats, il est possible de s'assurer que tous les déménagements nécessaires pour un étage ou même un bâtiment entier soient bien réalisés à temps lorsqu'un bail prend fin.

L'intérêt croissant pour les Solutions de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS) souligne le souhait des responsables de l'immobilier et du Facility Management d'adopter une approche intégrée. Pour tirer le meilleur parti de la technologie, ces responsables recherchent un système capable de gérer l’ensemble des processus relatifs à l'immobilier et au FM. Le fait de disposer d'une base de données unique pour toutes les informations qui s'y rattachent facilite réellement la maintenance des données, améliore leur cohérence et leur qualité et permet de générer des rapports et analyses plus approfondis. Il s’agit d’une logique d'« entrée unique pour des usages multiples » : toutes les données relatives aux actifs et environnements de travail sont disponibles pour tous les processus et modules de l’IWMS et les données des différents processus et modules peuvent être tout aussi bien combinées.

3.Utiliser un IWMS avec d'autres solutions informatiques

Nos 35 ans d'expérience dans le domaine de l'automatisation nous ont enseigné que d’autres systèmes sont essentiels aux opérations des entreprises et à la continuité des activités, tels que les ERP et les solutions RH. Ces systèmes disposent également de données importantes pour les processus relevant de l'immobilier et du FM, notamment des données relatives aux employés (par exemple, un identifiant unique et des données de contact) et des données financières (par exemple, les centres de coûts et les comptes du grand livre). De plus, des solutions de pointe proposées par des fournisseurs spécialisés offrent aussi des fonctionnalités très performantes dans certains domaines comme la gestion de l'énergie, la définition d'itinéraires ou la planification des ressources. L'utilisation de ces systèmes parallèlement à un IWMS peut aussi améliorer la gestion des processus et l'expérience utilisateur.

Par conséquent, il est important que l'IWMS permette un échange de données et une intégration des processus en temps réel entre ces applications métier (parfois critiques). Cela garantit que tout le monde travaille avec les mêmes informations, que les processus se déroulent de manière transparente lorsque différentes solutions informatiques sont utilisées et que soit disponible la fonctionnalité la mieux adaptée aux besoins de l'automatisation. Par exemple, lorsque vous combinez un ERP avec un IWMS, vous bénéficiez du meilleur des deux mondes : une mise en œuvre rapide et économique, une meilleure acceptation par les utilisateurs finaux et une continuité des processus métiers centraux. Choisir de ne pas les intégrer peut présenter un certain nombre de désavantages. Un des problèmes principaux serait de ne pas retirer toute la valeur ajoutée de la combinaison des systèmes logiciels. Il en est ainsi par exemple des facilités en termes de gestion et de partage des données, des prises de décision plus éclairées car basées sur des informations combinées, d'un meilleur contrôle et de meilleures performances grâce à des processus non compartimentés.

Avant de décider de votre investissement, analysez en profondeur les objectifs et les besoins de votre entreprise. Cela vous aidera à mieux vous faire comprendre d'un éditeur de logiciel qui prendra le temps de vous écouter, de sorte que vous pourrez être sûr de tirer le meilleur parti de votre technologie et que le système que vous choisirez intègre tous les outils dont votre organisation a besoin. Vous trouverez de plus amples informations sur ce sujet dans le dernier Guide d‘achat de Verdantix. Disponible (en anglais) en téléchargement jusqu’au 19 janvier.

Geert-Jan
Global Product Marketeer