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29 mai 2018

Comment les prestataires de services FM peuvent-ils automatiser les processus de gestion de la maintenance ?

Dans le monde professionnel moderne, nous nous attendons à ce que tout soit numérique et connecté. En réalité, de nombreuses organisations rencontrent encore des difficultés à automatiser leurs opérations. C'est particulièrement le cas pour les prestataires de services car leurs processus quotidiens sont complexes.

Etude - Les évolutions technologiques et informatiques révolutionnent le marché des prestataires FM

En partenariat avec Planon, Panorama a réalisé une étude sur les tendances et la transformation du secteur du Facility management et l’influence des technologies informatiques disruptives sur les prestataires de services FM.

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Pour la plupart des prestataires de services FM (facility management), l'adoption des nouvelles technologies et la numérisation de leur activité n'est pas une nouveauté. Cependant, il est toujours difficile d'automatiser des processus complexes. Quand ces prestataires de services veulent professionnaliser leurs processus de gestion de la maintenance, ils doivent se poser trois questions essentielles.

  1. Que proposons-sous ?
  2. Qui sont nos clients ?
  3. Qui fait le travail ?

En répondant à ces trois questions et en consignant les données associées dans une plateforme logicielle, un prestataire de services peut numériser et automatiser beaucoup de processus de maintenance. En fin de compte, cela améliore l'efficacité, réduit les dépenses, augmente la satisfaction des clients et permet de proposer des offres innovantes. Examinons de plus près chacune de ces trois questions.

Que proposons-nous ?

La plupart des prestataires de services ont un listing standard des offres avec des prix standard. Cependant, dans la pratique, cela peut beaucoup varier. Proposez-vous des services standard pour la maintenance réactive, la maintenance planifiée, les services de nettoyage et d'autres offres ? Et combien de fois devez-vous combiner tous ces services avec une tarification différente ?

Quand ces offres sont centralisées en un endroit, il est plus facile de créer des propositions, de comparer les projets et d'améliorer l'efficacité de vos prestations de services.

Qui sont nos clients ?

Lors de l'intégration d'un nouveau client, un prestataire de services doit souvent réaliser une évaluation des biens, télécharger des plans BIM et CAO, et collecter toutes sortes d'informations sur le client. Cependant, ce client aura aussi son propre contrat unique, qui peut aboutir à des besoins différents.  Par conséquent, deux types d'informations au sujet du clients doivent être pris en compte :

  1. Informations sur les infrastructures : de combien de bâtiments, d'espaces, d'actifs, de capteurs dispose votre client ? Dans quel état sont ces infrastructures ? Ces informations peuvent ensuite être combinées avec vos bonnes pratiques et des offres génériques afin de créer le programme de maintenance idéal. 

  2. Informations sur les contrats : qu’y a-t-il d’inclus – ou non – dans le contrat ? Existe-t-il des tarifs différents pour les projets urgents ou du travail hors contrat ? Quelles modalités (financières et de procédure) avez-vous convenues avec le client ?

En tenant compte de cela, le système peut vous aider de différentes manières durant tout le processus.  Par exemple il peut déterminer si vous devez faire une proposition avant de commencer le travail, sur la base du type de travail ou si les coûts attendus dépassent un certain seuil, ou s'ils sont inclus dans le contrat existant. Ce système peut aussi contribuer à proposer le prix convenu pour différents types de travaux, la durée de travaux ou l'exécution en dehors des heures de travail. De plus, il vous aide à établir si vous pouvez facturer uniquement l'utilisation du matériel pour certains types de travaux et il vous aide à facturer automatiquement le montant correct pour les travaux réalisés sur la base des prix convenus. La liste est longue...

Qui fait le travail ?

Enfin, vous devez aussi disposer d'une connaissance parfaite de la main-d'œuvre impliquée dans le travail à effectuer. Les prestataires de services se basent sur un équilibre délicat entre leurs propres collaborateurs et des sous-traitants pour assumer ces services.

  1. Vos propres collaborateurs : le suivi des ressources internes, y compris leurs disponibilités et leurs compétences, peut être particulièrement complexe pour les prestataires de services. Surtout si vous tenez compte du fait que le turnorver est assez élevé dans ce secteur. Pour répondre à cette question efficacement, vous devez connaître les certifications de votre personnel qualifié, les personnes étant encore en formation et celles qui détiennent l'expertise, les horaires auxquels les ressources sont disponibles, ainsi que les dates de congé.

  2. Sous-traitants : compte tenu de la variété des partenariats commerciaux existants, la gestion des sous-traitants peut être aussi compliquée que celle de vos collaborateurs. Vous aurez ainsi besoin de connaître leurs tarifs, leurs disponibilités, leurs délais de réponse et leurs spécialités.

L'enregistrement de ces informations dans un outil de planification des ressources alimenté par l'intelligence artificielle permet d'attribuer automatiquement des collaborateurs et des sous-traitants sur la base de leurs compétences, de leur disponibilité et des tarifs contractuels. 

Rassemblement des informations

Imaginez l'avantage conféré par le fait de disposer de toutes ces informations sur une seule plateforme logicielle… capable de les interpréter et de les gérer sur la base d'un minimum de données. Cette plateforme peut contribuer à numériser et à moderniser vos efforts de maintenance en automatisant la création des propositions, en attribuant le travail et en facturant le travail.

Bien sûr, Planon Universe for Service Providers propose des workflows de bonnes pratiques pour la gestion de la maintenance et d'autres processus. Toutefois, la véritable innovation et la véritable automatisation résultent de la mise à disposition de toutes les informations de base dans une plateforme logicielle intégrée. À partir de là, chaque prestataire de services FM peut utiliser ses propres processus propriétaires métier.

Marc Wetzelaer
General Manager Service Providers