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31 janvier 2019

Construire ou acheter une solution IWMS ?

« On n'est jamais si bien servi que par soi-même. » Un proverbe que la plupart d'entre nous ont déjà entendu. Il y a effectivement des circonstances où la meilleure option est probablement d'accomplir le travail soi-même, mais il y a aussi des circonstances où ce n'est pas le cas.

Webinaire Live – Définition, avantages et ROI d’un IWMS (gestion intégrée pour l’Immobilier et le FM)

Ce webinaire en direct, co-organisé avec Verdantix, traitera du retour sur investissement potentiel d'un IWMS, solution de gestion intégrée de l’environnement de travail. Il présentera des conseils pour réaliser une analyse de rentabilité convaincante ainsi que des avantages en pratique chez des clients Planon. 

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Ainsi, une fois que le cahier des charges et le budget pour l'implémentation d'une solution de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS) sont déterminés, que les objectifs du projet sont fixés et que l'équipe projet est constituée, la question se pose de savoir quelle est la meilleure option. Voulez-vous créer vos propres processus CRE (Corporate Real Estate) et FM (Facility Management) « sur mesure » dans la solution IWMS ou préférez-vous opter pour des processus fondés sur des bonnes pratiques, qui peuvent être ajustés au besoin ?

Tel est le paradoxe apparemment typique de l'implémentation : déterminer si les efforts doivent être consacrés à construire le système pour qu’il reflète des pratiques existantes ou à concevoir, ou s'il vaut mieux changer de méthode pour s’adapter aux bonnes pratiques prédéfinies. Il peut être tentant de prendre une décision immédiate sur la question de savoir s'il faut « construire » ou « acheter ». Cependant, il y a des pour et des contre dont il faut tenir compte en premier lieu.

L'approche de la solution « construite » contre l'approche des « bonnes pratiques »

Les implémentations traditionnelles commencent généralement par une série de sessions d'analyses de processus, au cours desquelles des workflows sont définis, cartographiés et discutés en détails pour tous les processus métiers concernés. Une fois qu'une première mise en place a été établie, l'occasion est donnée aux parties prenantes et aux utilisateurs d'examiner la solution et de réagir à la manière dont leurs idées ont été traduites en un système. De multiples versions, parfois même contradictoires, peuvent être nécessaires avant d'arriver au résultat souhaité.

L'approche fondée sur les « bonnes pratiques » peut être définie comme un processus d'optimisation et d'alignement. Un ensemble prédéfini de paramètres de conception de configuration, comme workflows, mises en correspondance de données, profils d'utilisateur, interfaces d'utilisateur et rapports, est disponible dès le début et se fonde sur la connaissance du marché et les véritables bonnes pratiques qui ont fait leurs preuves. Ces paramètres sont optimisés et ajustés le cas échéant, au fur et à mesure que le projet évolue.

Le choix entre une page blanche ou une bonne pratique peut être rattaché à trois défis majeurs rencontrés lors de la mise en place d'une implémentation multinationale :

  • Niveau de standardisation recherché
    Une approche prudente et équilibrée est nécessaire pour évaluer les domaines où une localisation des processus est importante et ceux où elle devrait être évitée. Des indicateurs-clés de performance (KPI) devraient au moins être calculés de la même manière dans tous les pays et sur tous les sites. Une approche fondée sur les bonnes pratiques aidera en général l'équipe à réaliser un niveau de standardisation supérieur au sein de l'entreprise.

  • Impact de la gestion du changement
    Implémenter un nouveau logiciel est, en soi, relativement simple, mais gérer son impact sur l'entreprise est un défi plus important qui fait partie d'un processus de changement plus large. Il est essentiel de se concentrer parallèlement sur l'adoption et sur l’accompagnement au changement. Une approche privilégiant les bonnes pratiques permet aux utilisateurs-clés d'être exposés au système dès le début. Avec l'approche du système construit, les utilisateurs-clés doivent attendre qu’il soit d'abord conçu et mis en place, ce qui réduit au minimum le temps dont ils disposent pour s'accoutumer au nouveau système.

  • Gestion du déploiement multinational
    Les solutions IWMS mises en œuvre dans de grandes entreprises multinationales sont normalement implémentées dans le cadre d'une approche progressive. Un modèle général est d'abord défini et testé, après quoi le déploiement sur d'autres sites peut démarrer. Une implémentation fondée sur les bonnes pratiques apportera une méthodologie du projet prédéfinie pour soutenir le déploiement à l'échelle mondiale.

Si vous recherchez un niveau de standardisation relativement élevé et une implémentation rapide, le scénario des bonnes pratiques est précisément celui qu'il vous faut. Si vous voulez que chaque opération puisse garder ses processus individuels, choisissez plutôt la conception traditionnelle et la solution construite. Quelle que soit la décision prise, assurez-vous qu'elle soit éclairée.

Marc Wetzelaer
Director Services Providers

Cet article est un résumé du chapitre 'Build or buy an IWMS' du livre 'A Quest for Excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS'. Vous souhaitez en lire plus ? Alors cliquez ici pour recevoir une copie du livre en anglais.