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30 septembre 2014

Flexibilité : où est la limite ?

Le « Nouveau Monde du Travail » : en fait, le nom ne dit pas tout. Le « partage » du lieu de travail est devenu simple : l’accès à une bonne place pour travailler est plus important qu’avoir son propre espace.

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Davantage de collaborateurs par mètre carré

Il est bien connu qu’un espace de travail coûte environ 9 000 euros par an. Le calcul est simple : réduisez le nombre d’espaces de travail (soit le nombre de m² de surface de travail nécessaire) et vous économisez beaucoup d’argent. Cela crée rapidement un formidable business case : la « consolidation » réduit les coûts. Du point de financier, c’est un raisonnement imparable.

Le « partage » du lieu de travail sur une surface de plus en plus petite n’est cependant pas sans risque : il peut s’ensuivre une détérioration de l’expérience utilisateurs et une baisse de la rentabilité des collaborateurs.

En termes de coûts, la masse salariale représente un des principaux postes de toutes les organisations. De plus, le « travail » est le facteur le plus critique pour la création de valeur dans l’organisation. Chaque manager confirmera que les collaborateurs et leur capacité à bien travailler ensemble déterminent en grande partie le résultat de l’organisation. De ce fait, le « design » du lieu de travail joue actuellement un rôle prépondérant : nous voulons stimuler la « productivité » et la « créativité » sur et autour du lieu de travail.

Facteurs de succès pour le lieu de travail

À quoi doit ressembler le lieu de travail pour atteindre cet objectif ? Dans ce domaine, la science peut peut-être nous apprendre quelque chose. Le Massachusetts Institute of Technology (MIT) accueille le « City Form Lab », un département de recherche qui réalise des études scientifiques sur la conception des zones urbaines.

Le City Form Lab affirme :

« Un des principaux défis d’une bonne conception urbaine est de maximiser l’interaction entre les gens et les lieux tout en réduisant les désaccords ».

Nous pouvons transposer cela directement à l’environnement de travail :

« Un bon environnement de travail favorise l’interaction entre les hommes et leur environnement tout en réduisant les éléments de désaccord ».

Si trop de personnes travaillent ensembles dans un même lieu, le risque de désaccord augmente. Pas d’espace de travail disponible, un collègue bruyant à côté de vous qui vous distrait ou les taches de café du précédent collègue sur le bureau : tous ces facteurs réduisent la rentabilité. Autrement dit : il existe un « point de saturation » au-delà duquel la densification (davantage de collaborateurs par espace de travail) sera probablement contre-productive. Les coûts seront certainement plus agréables mais la productivité ne sera pas au rendez-vous.

Le point critique

La question clé qui se pose : « jusqu’à quel niveau est-il judicieux de densifier ? ». Il est important de trouver ce « point critique » pour une gestion efficace des nouveaux lieux de travail. Mesurer la productivité, c’est comme la quête du Graal du « workplace design ». Nous n’y sommes pas encore parvenus ; malgré toutes les revendications formulées régulièrement, il reste du travail pour les sociologues, les psychologues et les économistes.

Néanmoins, nous pouvons bien comprendre ce phénomène du point de vue des installations : nous utilisons à cette fin de nouveaux types d’informations et les associons les uns aux autres. Le point de départ est que nous examinons un nombre limité de paramètres : disponibilité des installations et satisfaction du lieu de travail.

Le côté positif de la « disponibilité » est qu’il existe déjà beaucoup de connaissances sur ce point, mais dans des environnements très différents, à savoir les théories de réseau (IT). Plus il y a de demandes pour un service déterminé, plus le risque est élevé que ce service ne soit plus disponible et plus il faudra de temps pour qu’il soit à nouveau disponible. Autrement dit : vos collaborateurs cherchent un espace pour faire une réunion, mais tous les espaces appropriés sont occupés ou réservés.

Conclusion

Le partage du lieu de travail est une tendance qui se poursuivra au cours des prochaines années. Cependant, pour éviter une suboptimisation, nous devons mieux comprendre où sont les limites. La technologie de base à cette fin est disponible, il s’agit maintenant de l’appliquer. Dès que vous connaîtrez votre degré d’occupation optimal, vous pouvez vraiment être flexible.

 

Erik Jaspers
Global Product Strategy & Innovation Director