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15 novembre 2018

Gérer aujourd'hui l’expérience sur le lieu de travail

Les commerçants connaissent bien l'importance du cadre d'une activité, sans doute mieux que quasiment tout autre professionnel. Par exemple, Starbucks a constaté que la création d'une ambiance de type « café européen », propice à la détente et à la rédaction d'un devoir (ou du prochain grand roman américain), aidait à vendre son café. L'environnement de vente, c'est d'abord une expérience qui attirera davantage le client que celui proposé par les concurrents, au-delà du produit vendu, même s'il s'agit aussi d'offrir, bien sûr, l'un des meilleurs produits du marché.

Webinaire - Une gestion efficace des espaces de travail : des éléments clés à garder à l'esprit

Lors de ce webinaire en direct, co-organisé par Planon et Verdantix, ces derniers ont souligné l’importance de la gestion des espaces et présenté des éléments clés et des exemples pratiques de la façon dont les responsables FM peuvent renforcer l’efficacité de leurs pratiques dans ce domaine.

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L'exemple de WeWork, qui conçoit des environnements en tant que service, éclaire un autre aspect. Ce prestataire gère des environnements de travail partagés comme autant d'expériences qui sont modélisées scientifiquement à l'aide d'outils numériques 3D de type BIM (maquette numérique du bâtiment) avec un suivi visant à développer la production au mètre carré, pour la plus grande satisfaction de ses clients professionnels mais aussi de leurs collaborateurs, même si la surface moyenne allouée par personne avoisine seulement les 4,5 m².

Etude Verdantix : la gestion des espaces de travail monte en puissance

De nos jours, avec la guerre des talents, s'agissant tout autant d'étudiants que de salariés, la gestion des espaces est au centre des préoccupations. C’est pourquoi Planon s’est associé à Verdantix, cabinet de conseil indépendant basé au Royaume-Uni, afin de passer en revue les notions de base expliquant pourquoi et comment gérer les espaces à l'aide d'une solution de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS). Un des intérêts du webinaire réside dans le fait que Verdantix a étudié les pratiques de gestion des espaces via un IWMS à l'aide d'un outil interactif mesurant le retour sur investissement, outil qui s'avère excellent pour les organisations qui cherchent à analyser la rentabilité de la gestion des espaces.

Au cours du webinaire d'Amérique du Nord, j’ai expliqué comment l’un des clients les plus avancés de Planon optimisait les espaces occupés par son organisation. Le cas de ce complexe de soins de santé, qui s'étend sur 100 hectares d'environnement urbain, illustre bien comment il faut commencer par comprendre la mission des différents groupes qui occupent les multiples bâtiments, hospitaliers, de recherche et développement ou universitaires, puis s’appliquer à créer le bon environnement au bon endroit et au juste coût. Dès le début, il était clair que l'équipe de gestion des espaces devait être en mesure d'expliquer clairement à chaque groupe pourquoi ils étaient facturés non seulement pour l'espace qu'ils occupaient, mais aussi pour l'espace partagé. Elle devait également créer des procédures standards pour le reporting et les mises à jour de la gestion des espaces.

Ils se sont assurés de disposer d'un inventaire précis des espaces, à partir du BIM ou des schémas CAO les plus récents (avec les identifiants d'espace appropriés associés aux identifiants uniques d'étage et de bâtiment). Avec ces procédures en place, les déménagements se sont déroulés sans encombre en évitant les pertes de temps pouvant résulter de l'agitation improductive souvent occasionnée par les transitions.

Le besoin d'améliorer l’ « expérience de l'environnement » est universel

Pour ce centre hospitalier universitaire, comme pour toute autre organisation, il ne s'agit pas seulement d'allouer des espaces aux différents départements à des fins de facturation : la clé est bien l'utilisation de ces espaces. De nombreux projets pilotes de clients de Planon utilisent d'ailleurs des capteurs pour permettre la prise en compte des utilisations en temps réel afin de mieux comprendre comment l'espace est occupé pendant la journée et d'analyser les taux d'occupation pour la planification de portefeuille.

Pour moi, la diversité du public assistant à ce webinaire sur la gestion des espaces était significative, avec un éventail de clients Planon, universités, sociétés pharmaceutiques, sociétés de conseil ou d’assurances, instituts et organismes gouvernementaux (locaux et régionaux) mais aussi des entreprises technologiques, des organisations religieuses et des prestataires de soins de santé. Cela confirmait ce que j'ai mentionné au début du webinaire : quiconque est responsable d'un environnement de travail doit se soucier du vécu de ceux qui l'occupent. Il s'agit d'être attentif à la façon dont les espaces d'un bâtiment peuvent contribuer à la productivité tout en offrant à leurs occupants la meilleure et la plus saine des expériences.

Nancy Johnson Sanquist
VP Global Strategy Marketing