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22 mars 2018

L'utilisation des espaces : la priorité absolue pour le Real Estate Management et le Facility Management en 2018

Dans son rapport « Green Quadrant® Integrated Workplace Management Systems », le cabinet indépendant Verdantix, spécialisé dans les études de marché, partage sa vision des priorités stratégiques pour les équipes de gestion de l’immobilier et du FM. L'utilisation des espaces est l'une des priorités absolues. Dans cet article, nous partageons des réflexions sur le thème du Space & Workplace Management (la gestion des espaces et des environnements de travail). S’agit-il uniquement d'utilisation ou faut-il aller plus loin ? Planon préfère parler d'optimisation des espaces : faire en sorte que chaque livre sterling, dollar, euro, yen ou renminbi investi dans les espaces de travail compte. Non seulement d'un point de vue financier, mais aussi pour les employés qui y travaillent.

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Gestion de l'utilisation des espaces

D'après le cabinet Verdantix, « de fortes pressions s'exercent sur les gestionnaires de patrimoine immobilier et les Facility Managers pour qu'ils atteignent des niveaux de performance toujours plus élevés sur plusieurs fronts, tout en cherchant à économiser davantage sur les coûts. » Afin d’identifier leurs priorités stratégiques, le cabinet Verdantix a interviewé un panel de ses clients pour connaître leurs pistes d'amélioration prioritaires pour l'année à venir. Pour plus d'un tiers du panel, améliorer l'utilisation des espaces arrive en première position.

« Certaines entreprises bataillent encore avec les éléments de bases pour la gestion des espaces, comme obtenir des plans des étages précis et à jour. D'autres organisations élaborent des stratégies pour améliorer l'utilisation des espaces, ouvrant la voie à une possible consolidation (réduction de l'empreinte) du parc immobilier. » Chaque bureau peut coûter « à la louche » jusqu'à 12 000 € par an aux organisations et ils sont souvent sous-utilisés à 50 %, il reste d'énormes pistes à explorer pour réaliser des économies sur les coûts dans ce domaine.

L'importance des espaces et environnements de travail sur l’efficacité professionnelle

Nous oublions parfois à quel point un environnement de travail est important pour les employés et l'impact qu'il peut avoir sur leur efficacité professionnelle. D'après « The next 250k », le rapport d'une étude réalisée par Leesman, 44 % des employés travaillant dans un bureau disent que leur bureau ne leur permet pas d’exercer correctement leurs « fonctions ». La notion de fonctions se réfère ici principalement au processus de « productivité » : accomplir plus de tâche.

Cependant, de nos jours, il est devenu évident qu'il existe une autre facette à la « productivité » : la capacité de l'organisation à innover. Faire les choses plus intelligemment qu'avant. L'innovation apparaît souvent lorsque des individus de différents horizons interagissent pour résoudre des problèmes, le résultat se traduisant généralement par des approches complètement nouvelles et différentes. L'environnement de travail joue un rôle de facilitateur à ce niveau. Sa configuration, son design et les services proposés peuvent encourager ou freiner les interactions innovantes entre les individus : un rôle essentiel dans l'obtention d'excellents résultats professionnels.

Nous pensons que cette définition plus large du « retour sur investissement » autour de l'environnement de travail doit encourager les évaluations sur la manière dont une organisation peut améliorer la gestion des espaces et de l'environnement de travail : il ne s'agit pas seulement d'un exercice financier de FM, bien que les finances demeurent bien sûr un facteur très important.

La perspective de Planon sur l'utilisation des espaces

Du point de vue de Planon, l'espace relève du bâtiment et l'environnement de travail relève de l'espace. Plusieurs caractéristiques sont importantes : la capacité des espaces de travail, leur adaptation (à une finalité), l'expérience collaborateur et le coût de possession. Les gestionnaires doivent créer un équilibre entre toutes ces caractéristiques. Ne pas tenir compte de l'une d'elles entraînera généralement une sous-optimisation.

« L'utilisation » semble se concentrer principalement sur la notion de capacité : l'utilisation réelle par rapport à la disponibilité. Lorsque l'utilisation est très faible, la conclusion à tirer est qu'il y a probablement matière à amélioration. Il serait trop simple de conclure que la consolidation (réduction de l'empreinte) est la solution. Il faut se poser également d'autres questions : les employés aiment-ils y travailler ou non ? Sont-ils davantage attirés par des solutions alternatives et l'entreprise les considère-t-elle comme souhaitables ?

En d'autres termes : existe-t-il une « concordance » entre les types d'environnements de travail proposés et le type d'employés à qui ils sont censés servir ? Soutiennent-ils réellement le type de travail que ces employés ont à accomplir ? Une mauvaise expérience collaborateur les fait-elle fuir ? Assurer un suivi de l'expérience collaborateur en plus des statistiques d'occupation permet de comprendre la concordance réelle entre l'offre et la demande d'environnements de travail.

Réduction des coûts dans la solution Space & Workplace Management

L'espace est généralement l'un des actifs les plus rares et les plus précieux dans le domaine de la gestion du patrimoine immobilier et du Facility Management. Il est aisément compréhensible que les réductions de coûts dans ce domaine soient présentes dans tous les esprits. On parle souvent « d'efficacité ». Une vue fiable du portefeuille d'espaces, de leurs fonctions, qualité, superficies, usage et taux d'occupation est une condition préalable à tout projet de réduction des coûts. Nous considérons les projets visant à améliorer l'efficacité des espaces/environnements de travail comme des efforts pour supprimer des éléments de « gaspillage » au niveau de leur exploitation. Parmi les éléments de « gaspillage » citons par exemple des salles de réunion ayant une capacité trop élevée (salles rarement utilisées à leur pleine capacité). Ce type de gaspillage est déjà bien identifié.

En revanche, il existe d’autres facteurs qui ne sont pas souvent pris en compte pour calculer l'efficacité de l'environnement de travail. Pensez à la qualité des espaces de travail lorsqu'il s'agit de bien-être et de santé. Ces facteurs impactent également le coût de la main d'œuvre.

Nous savons que le coût total d'exploitation des espaces de travail n'est estimé qu'à 10 % environ du coût des salaires dans un immeuble de bureaux moyen des économies occidentales. Ce fait est l'un des moteurs forts des projets d'amélioration du bien-être que nous voyons évoluer aujourd'hui : veiller à la santé et au confort des employés contribue à la productivité ainsi qu'à la réduction des coûts dus à l'absentéisme pour cause de maladie. Cela constitue le sens économique d'un pilotage des conditions climatiques autour de l'environnement de travail s'appuyant sur l'Internet des objets (IoT).  En adoptant cette position plus large, nous élargissons effectivement la portée du « coût total d'exploitation » des espaces de travail pour couvrir également les coûts de la main d'œuvre : une perspective beaucoup plus large et intéressante pour l'entreprise.

Comment concrétiser le retour sur investissement ?

Pour aborder cette question, nous revenons sur les caractéristiques les plus importantes des espaces de travail : la capacité, l'adaptation (à une finalité), l'expérience et le coût de possession. Les investissements réalisés devront apporter une valeur ajoutée. Une approche à considérer consiste à communiquer la valeur de l'investissement dans un tableau de bord prospectif.

Assurer un suivi de l'équilibre existant entre ces différentes perspectives est important, car les organisations changent sans cesse : taille des effectifs, expertise requise, types d'activités exercées dans l'environnement de travail, tous ces éléments fluctuent en permanence.

Sans oublier les préférences des différentes générations qui travaillent dans le même bâtiment : nos propres préférences en matière d'environnement de travail changent fondamentalement à mesure que nous vieillissons.

Lorsqu'on recherche des outils qui aident à gérer le changement permanent des espaces et environnements de travail, une solution intégrée de gestion de l'environnement de travail (IWMS) peut être très utile. Vous souhaitez en savoir plus sur la solution de gestion des espaces de Planon ? Lisez notre Livre blanc - Agile Workplace Management (La gestion des environnements de travail flexibles).

Erik Jaspers
Global Product Strategy & Innovation Director