Portail clients customer-icon
01 mai 2014

La complexité de la gestion d’un portefeuille croissant de projets

Les projets sont inspirants. Le sentiment de démarrer quelque chose de nouveau, organiser le kick-off (lancement), présenter vos plans aux clients et votre équipe. Veiller à ce que l’attente positive que chacun nourrit au démarrage se réalise, la gestion de votre budget, votre planning, votre scope (portée) et votre qualité…

Livre Blanc – Le Capital Project Management

Ce livre blanc aborde la nécessité croissante de recourir au Capital Project Management - ou gestion de mégaprojets - dans les domaines de l’Immobilier, du développement durable et de la maintenance.

En savoir plus

Les projets forment une part toujours plus importante du travail. Les activités qui ne relèvent pas du processus essentiel de l’entreprise, sont externalisées et même les tâches opérationnelles de gestionnaires d’immobilier et de Facility Managers (responsables des services généraux) en font fréquemment partie. L’équipe interne se rétrécit, les entreprises louent des bâtiments dans le cadre de contrats flexibles, des initiatives sont lancées autour du renouveau dans la façon de travailler. Là où l’accent était mis autrefois sur l’exécution et la gestion avec une équipe interne, les efforts convergent désormais sur la gestion d’un portefeuille projets avec un mix de ressources humaines internes, de fournisseurs et de conseillers externes.

Les projets demandent une vue d’ensemble. Ce ne sont pas seulement les dix ou vingt projets en cours au sein de votre propre équipe que vous voulez visualiser, mais tous les projets menés par l’entreprise. Un seul aperçu des projets en cours, mais aussi de projets qui ont été planifiés pour cette année, l’année prochaine ou une date encore inconnue.

Projets opérationnels ou projets d’investissement

La gestion de projets est souvent un processus de soutien. Les entreprises sont habituées à gérer elles-mêmes des projets de petite envergure, comme déménagements, événements ou petits travaux de construction. Une gestion de projets opérationnels à si petite échelle ne pose aucun problème, d’autant plus que leur financement s’effectue à partir de budgets annuels. En outre, les projets opérationnels sont généralement pilotés par le service qui est lui-même en charge de l’exécution.

C’est une tout autre histoire lorsque le nombre de projets augmente ou lorsque les projets sont plus importants, par exemple prolongation du bail d’un grand immeuble de bureaux, investissement socialement responsable ou grand projet de rénovation. L’impact financier de ce genre de projets est plus important, les sources de financement sont différentes. Plusieurs flux financiers, tels que budget, financement, subventions et fonds arrivent avec des flux d’informations et des missions de travail. La maîtrise du portefeuille projets en termes de planning et de budget devient plus complexe, surtout quand plusieurs chefs de projet appliquent leurs propres méthodes et outils. Il y a un risque de perte de contrôle et de vue d’ensemble.

Besoin de vision

Afin de donner aux collaborateurs la structure indispensable au suivi de ces projets de plus grande envergure, souvent complexes, il est sage à partir d’une gestion de projet opérationnel de faire un pas en direction d’une gestion de mégaprojets (Capital Project Management). Les mégaprojets demandent un financement adapté, une plus grande implication de la haute direction et une compréhension spécifique des quatre domaines que sont le budget, la planification, les risques et la mobilisation des ressources humaines. Il est important, surtout lorsqu’on recourt à des subventions ou fonds publics, d’expliquer avec transparence d’où viennent les différents fonds et comment ils ont été affectés, afin de pouvoir justifier les coûts au final.

Dans Capital Project Management (gestion d’un projet d’investissement), l’accent est mis sur la maîtrise de flux financiers, afin de signaler à temps d’éventuels dépassements et de pouvoir mettre immédiatement en œuvre les mesures qui s’imposent. La gestion de l’immobilier et celle des services généraux glissant vers une gestion d’entreprise au plus juste, il est judicieux que les entreprises s’orientent vers Capital Project Management. Il s’agit de la maîtrise intégrale du portefeuille projets avec des informations essentielles sur le budget, la planification, les risques et le scope tant pour le suivi du projet, la justification que le processus décisionnel.

Une bonne interaction entre ces quatre aspects se solde par un projet qui est livré dans le respect du budget et des délais et qui tient ses engagements. Les projets sont inspirants.

Si vous voulez en savoir plus sur Capital Project Management, téléchargez maintenant notre livre blanc (version anglaise).

David Stillebroer
Director Product Management