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15 octobre 2015

La Gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS)

Ce blog est un résumé du chapitre 'Introduction in IWMS' du livre 'A Quest for Excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS'. Vous souhaitez en lire plus ? Alors cliquez ici pour télécharger l'intégralité du chapitre.

Les domaines du Facility Management et de la Gestion du patrimoine immobilier d’entreprise se sont rapidement développés au cours des deux dernières décennies. Les gestionnaires immobiliers et les facility managers doivent aujourd'hui répondre aux évolutions de la technologie et du développement durable, à des législations et réglementations plus strictes et à la nécessité croissante d’optimiser les coûts.

Livre Blanc - IWMS - Solution de gestion intégrée de l'environnement de travail

Le comité de direction n'est pas toujours conscient des bénéfices qu'apporte une solution de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS).

En savoir plus

Le besoin d'information et de communication fiables aux niveaux stratégique, tactique et opérationnel ne fait ainsi qu'augmenter. Cette information de gestion est indispensable afin de pouvoir analyser l'occupation des bâtiments, identifier les futurs besoins d'espace et comparer les performances des installations.

L'histoire des Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail (IWMS)

Au début des années 90, les solutions de facility management et de gestion de l’immobilier  étaient axées sur l'enregistrement des données de base, des équipements techniques et des dessins CAD visant à permettre la gestion des espaces. À partir de l’an 2000, l'attention s’est portée vers le soutien des processus opérationnels pour améliorer l'efficacité et réduire les coûts. L'introduction de la gestion des flux de travail et la demande croissante d'informations de gestion ont incité les fournisseurs à développer ou adapter leurs logiciels. L'introduction d'Internet et des nouvelles technologies a renforcé ensuite ce développement.

Le terme « Integrated Workplace Management System » (Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail, IWMS) est lancé en 2004 par Gartner, un bureau d'études américain indépendant faisant autorité et spécialisé dans l'évaluation des marchés des logiciels et technologies. L'IWMS est décrite par Gartner comme une plateforme logicielle à l'échelle de l'entreprise qui intègre cinq domaines fonctionnels importants à partir d'une seule plateforme technologique et d'une seule base de données centrale. Ces domaines fonctionnels sont :

  • Real Estate and Lease Management
  • Facilities and Space Management
  • Asset & Maintenance Management
  • Project Management
  • Environmental sustainability

Le sigle IWMS commence par la lettre I pour « Intégrée - Integrated ». Mais que cela signifie-t-il ? Selon Gartner, il s’agit d’« une seule plateforme technologique et d’une seule base de données centrale pour cinq domaines fonctionnels ». Les solutions IWMS actuelles s'orientent principalement vers cette dernier caractéristique en offrant des fonctionnalités pour les cinq domaines décrits ci-dessus. Toutefois, après une fusion ou acquisition, une bonne partie des solutions disponibles ne répondent plus aux deux premières caractéristiques de la définition de Gartner. Les solutions qui se basent réellement sur une seule plateforme et une base de données centrale unique présentent plusieurs avantages spécifiques :

  • un Coût total de possession (TCO) plus faible
  • une excellente intégration inter-fonctionnelle qui se traduit par une information de gestion fiable
  • cohérence, convivialité, analyse et accessibilité

Quels avantages chiffrables offre une solution IWMS ?

Si la transparence et l'efficacité – lesquelles sont, dans la plupart des cas, axées sur la réduction des coûts – constituent des motivations importantes dans toute implémentation d'une solution  IWMS, bien d'autres avantages chiffrables  vous aideront à établir votre cahier des charges :

  • la satisfaction client : à l’aide d’enquêtes automatisées, analysez l'impact de l'amélioration des processus et de la qualité sur la satisfaction du client, en vue de l'améliorer.
  • prestations des fournisseurs : à l’aide des SLA (Service Level Agreements) et des retours clients, surveillez les prestations de vos fournisseurs afin d'optimiser votre stratégie de sous-traitance.
  • efficacité des processus : mesurez la durée, le nombre d'erreurs, le temps consacré, la popularité des services, etc., afin de renforcer la productivité et la création de valeur.
  • optimisation de l’espace de travail : analysez l'occupation et l'utilisation des espaces et lieux de travail de tout votre portefeuille afin de garantir leur adéquation avec les besoins de vos activités-clés.
  • transparence du portefeuille : disposez de rapports sur les chiffres financiers, les propriétés, les baux, etc., pour vous assurer de votre conformité avec les législations locales et internationales.

Un ensemble cohérent et complet

Dans de nombreuses organisations, les données concernant le facility management et la gestion du patrimoine immobilier sont disséminées dans différentes feuilles de calculs ou différents systèmes informatiques, voire dans les têtes de différents collaborateurs. La qualité et la fiabilité de ces données est incertaine et, compte tenu de la fragmentation des sources, il est quasi impossible de générer à partir de toutes ces données une information de gestion exploitable pour plusieurs disciplines.

Le rassemblement de ces données en une source fiable et unique permet de recourir à un logiciel intégré en vue de l'identification et l'exécution permanentes de projets d'amélioration de l'efficacité des coûts et de la qualité.

Bram Aarntzen
Former Business Consultant Planon Netherlands