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17 octobre 2019

La salle de réunion la moins populaire est pourtant celle la plus utilisée !

Le vieux proverbe hollandais « Mesurer, c'est savoir » (meten is weten) résonne comme une vérité laissant peu de place au doute. Si bien qu’à l'ère de l'Internet des objets (IoT) dans laquelle nous évoluons à présent, il semblerait que plus rien n’échappe à nos mesures. Cela signifie-t-il pour autant que nos connaissances augmentent ?

Live Webinaire - L’analytique en pratique
Live Webinaire - L’analytique en pratique

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Il y a deux ans, au siège de Planon à Nimègue, aux Pays-Bas, les bureaux ont été équipés de capteurs pour mesurer le taux réel d’occupation des salles de réunion alors que nous mettions en place notre propre solution logicielle pour une gestion agile de l’environnement de travail. En résumé, lorsqu'une salle de réunion est réservée mais que les employés ne s’y rendent pas ou qu'ils partent plus tôt que prévu, la réservation est annulée ou raccourcie et la salle peut à nouveau être réservée.

En tant que chef de produit, j'avais besoin d'un ensemble de données pour mettre en lumière ce que Planon Connect for Analytics pouvait apporter à un Facility Manager souhaitant étayer ses décisions par des données réelles. L’utilisation de notre propre système de réservation semblait donc tout indiquée dans ce cas.

Le premier graphique montre l'analyse du taux réel d'occupation des salles de réunion, et on y constate que la salle 1.20 est la salle de réunion la plus souvent occupée. C’était une surprise, je dois bien l’admettre, car ce n'est pas une salle très agréable : sans fenêtre, située près d’un espace cuisine du bâtiment (donc dans une zone bruyante) et sans possibilité de régler individuellement le système de climatisation ; il y fait régulièrement trop chaud ou trop froid. Alors comment se fait-il que cette pièce soit la plus populaire ?

J'ai ensuite regardé la durée pendant laquelle les salles de réunion étaient réservées dans le système, et c’est la salle 2.27 qui arrivait en tête, suivie de la salle 1.17. En ce qui concerne la salle 1.20, elle se trouvait presque en bas de la liste !

Voilà donc les données que je possède. Et mesurer, c'est savoir, non ? Pourtant, si j'avais donné cet ensemble de données à nos collègues britanniques, ils n’auraient pas été en mesure d’expliquer un tel phénomène.

En revanche, lorsque j'ai montré ces données à mes collègues de Planon qui travaillent au premier étage, ils connaissaient tous l’explication.

  • « C'est parce qu’on passe des coups de fil à l’intérieur. »
  • « Si j’ai besoin de parler rapidement à un collègue sans qu’il n’y ait personne autour, je vais toujours là-bas. »

Notre premier étage est un bureau en open space avec des postes de travail adaptables. La salle 1.20 dispose de cloisons en verre et comme elle se trouve près de l’espace servant de coin cuisine, tout le monde peut voir tout de suite si elle est libre ou non. C’est une salle qui est donc utilisée dans ces moments qui nécessitent un peu de calme ou simplement de se retrouver en privé.

Les données n'ont aucun sens si vous ne connaissez pas le contexte qui y est associé. La solution de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS) de Planon apporte en premier lieu énormément de contexte, mais c'est bien le Facility Manager qui est à même de les interpréter et d’en tirer les bonnes conclusions. Le Facility Manager de Planon a déjà promis que le deuxième bâtiment de notre siège social, qui ouvrira plus tard dans l’année, offrira un meilleur équilibre entre les bureaux en open space et les espaces de travail privés. Les données seront la pierre angulaire qui permettront de mener ce projet à bien. 

Leontien Coolegem 
Product Manager