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03 septembre 2015

Le cahier des charges : perte de temps ou facteur-clé de réussite ?

« Il n'est pas rare que les meilleures idées s'écrivent au dos d'une serviette en papier ». C’est un concept intéressant, mais la pratique se révèle bien plus rigide pour la plupart des entreprises. Et quand le projet a un impact important sur les hommes, les moyens ou les processus existants disponibles, le manager lambda ne se contente certainement pas d'un gribouillage sur une simple serviette en papier. Le pourquoi et le comment de l'investissement doivent être détaillés dans un cahier des charges formel, dans lequel les coûts et les revenus sont définis et les questions relatives à la faisabilité, la complexité et la durée du projet doivent être résolues.

Livre Blanc - Rédiger un cahier des charges efficace

Un cahier des charges est nécessaire pour obtenir soutien interne et convaincre votre hiérarchie. Ce livre blanc traite du cahier des charges pour un IWMS.

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Mais comment rédige-t-on un cahier des charges exactement ? Et n'est-ce pas une perte de temps ? La quantité de temps que nécessite la rédaction d'un cahier des charges dépend évidemment de la nature de l'idée en question et la complexité du processus peut varier de deux heures à plusieurs semaines. Pour vous éviter de perdre du temps à vous assurer que votre cahier des charges contribue à la concrétisation de vos objectifs, voici quelques conseils pour rédiger un cahier des charges efficace.

  1. Rédigez une synthèse qui exprime la vision du projet et la manière dont elle s’inscrit dans la stratégie de l’entreprise.

  2. Alignez la vision avec les objectifs : si le cahier des charges décrit comment les objectifs s’inscrivent dans la vision de l’entreprise, il démontre à quel point l’achat va contribuer à la réalisation de cette vision.

  3. Vendez le projet en interne jusqu'à convaincre qu'il est indispensable à la stratégie organisationnelle de l’entreprise. Prouvez que la nouvelle solution va contribuer à la croissance afin d'éclairer les participants sur la raison d’être du projet.

  4. Présentez le budget prévisionnel en l'accompagnant d'une première proposition de financement informant les dirigeants sur les options possibles pour couvrir le coût global.

  5. Obtenez l’adhésion du contrôleur financier car cela constitue souvent le sésame pour une approbation. Un cahier des charges visé par le département financier a bien plus de chance d'être approuvé.

  6. Collaborez avec la direction dès le départ et sollicitez l’assistance des décideurs lors de la préparation de la proposition.

  7. Utilisez un diagramme de GANTT pour planifier l’implémentation progressive du projet : une visualisation graphique est décisive pour convaincre la direction que le temps disponible pour chaque phase du projet est suffisant.

  8. Assurez-vous de l’exactitude financière du projet car présenter des chiffres exacts dans un tableau financier est comme un talisman magique pour la direction.

  9. Prévoyez des audits réguliers et un suivi continu des résultats.

Même quand vous pensez à acheter une Solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail (IWMS - Integrated Workplace Management System), il est recommandé de rédiger un cahier des charges. Il doit porter de préférence sur un minimum de trois ans, et traiter des coûts internes et externes ainsi que des avantages monétaires et non monétaires inclus. Pour vous aider à rédiger un cahier des charges solide, Planon a consigné dans le livre blanc « Rédiger un cahier des charges efficace » six avantages concrets de la mise en œuvre d'une solution de gestion intégrée de l'environnement de travail. Vous pouvez ainsi penser à autre chose pendant votre temps libre.

Anne-Marie Kleiss
Director Marketing Operations & Field Marketing Europe and APAC