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21 janvier 2016

Le problème du « trop facile »

Avez-vous déjà entendu quelqu'un se plaindre parce qu'il lui était « trop facile » de trouver une salle de réunion ? Probablement pas.

Mais si c’était le cas, les entreprises devraient déjà avoir compris qu'elles disposent d'espace sous-utilisé. Au lieu de cela, elles sont surprises par les chiffres ressortant du HOK Benchmarking Report. Cette étude analyse l'utilisation des espaces de travail dans le secteur des services financiers à New York, Londres et Toronto. Si j'étais, imaginons, DAF ou VP du patrimoine immobilier d'une entreprise de services financiers et que je voyais ces statistiques, je réexaminerais immédiatement mon utilisation des espaces et j'effectuerais des changements afin de réduire les coûts.

Calculator - Is your meeting room capacity sufficient?

New ways of working, innovative communication technologies, and changing business models have changed the way people use meeting and collaborative spaces. How can you really know whether your meeting room capacity still suits your business needs?

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Par exemple…

  • Alors que 53 % des salles de conférence sont des espaces de taille moyenne à très grande, plus de 70 % des réunions rassemblent de deux à quatre personnes.
  • 48 % des bureaux attribués sont inoccupés durant la journée.
  • Un fait encore plus surprenant est que les salles de réunion dans ce secteur affichent un taux d'occupation de 29 % : elles sont vides 70 % de la journée.

Comme ces organisations disposent généralement de beaucoup d'espace, elles ne sont pas habituées à l'optimiser. Les collaborateurs entrent simplement dans une salle de conférence ouverte et l'utilisent. Cependant, si ces organisations disposaient des bons outils, elles pourraient, dans le même temps, augmenter ce taux d'occupation de 29 % à environ 75 % et réduire leurs frais généraux en supprimant l'espace excessif et en le transformant en espace de travail flexible ou même en consolidant les bureaux.

De plus, il y a beaucoup de salles de réunion, mais les employés manquent d'espaces pour un travail nécessitant de la concentration ou pour des appels confidentiels. En augmentant ces types d'espaces tout en continuant à proposer de plus grandes salles de conférence pour la collaboration, les organisations innovantes peuvent améliorer leur productivité avec des services et des concepts de postes de travail basés sur l'activité, permettant aux collaborateurs de décider où, quand, comment et avec qui ils veulent travailler. La gestion de l'environnement de travail et la planification efficace des espaces sont de plus en plus essentielles pour les organisations. 

Avec près de la moitié de vos sièges vides, du personnel mobile et une technologie en pleine évolution, la question est : n'existe-t-il pas une meilleure configuration ?

Tout cet espace inutilisé vous coûte en effet une fortune.

Antonia Eshbaugh
Former Sales Manager Planon North America