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13 décembre 2018

Logiciel ERP vs IWMS : amis ou ennemis ?

Les organisations qui veulent réduire les coûts afférents au Facility Management ou à la gestion immobilière et qui veulent augmenter la productivité de l'organisation, optent souvent pour une solution ERP ou une solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de Travail (IWMS). Dans mon blog précédent, vous avez pu découvrir ce que ces systèmes peuvent vous apporter et quels sont leurs points forts et leurs faiblesses. Afin de vous aider à choisir en toute connaissance de cause l'un des deux systèmes, j'aborde dans ce blog plusieurs points à prendre en compte : la gestion d'entreprise, l'IT et l'investissement.

Livre Blanc - ERP versus IWMS

ERP et IWMS sont des logiciels très différents qui peuvent gérer les mêmes choses. Découvrez les différences et les avantages.

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Perspective de l'entreprise : réticence à faire des ajustements importants

Les activités essentielles et les départements de support – comme le FM et le CRE – connaissent tous leurs propres défis. Les solutions ERP modernes concernent principalement des systèmes financiers et soutiennent moins bien qu'une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de Travail (IWMS) les processus opérationnels de FM et de CRE quotidiens. Il en résulte que si les organisations choisissent d’utiliser leur système ERP pour soutenir des processus d'entreprise secondaires, elles doivent adapter la configuration de leur ERP pour que ces processus spécifiques puissent également être soutenus.

En pratique, les organisations font preuve de réserve en ce qui concerne les changements de configuration de leur ERP. L’environnement d’un ERP est particulièrement complexe en raison du grand nombre de processus, d'utilisateurs, des interdépendances et des connexions avec d'autres systèmes. Chaque changement dans la configuration d’un ERP entraîne des risques pour la continuité des activités essentielles. Il doit donc être minutieusement préparé, exécuté et testé. Les organisations qui ont essayé de mettre en œuvre leur système ERP pour soutenir les processus de FM et de CRE, aboutissent souvent à la conclusion que les collaborateurs finissent toujours par créer des « systèmes cachés » (par exemple dans Excel) afin de contourner la fonctionnalité ERP déficiente et de faire tourner les opérations quotidiennes.

Perspective IT : l'intégration entre l’ERP et l’IWMS est la nouvelle norme

De nombreuses organisations insistent sur la consolidation de la technologie axée sur les solutions logicielles intégrées pour obtenir un point de contact unique. De plus, cela réduit le nombre de solutions logicielles installées qui ont toutes leurs propres exigences spécifiques en termes de politique de mise à jour et du rythme de support technique. Finalement le logiciel doit soutenir l'entreprise ; la réduction du nombre de solutions logicielles installées ne devrait pas être un but en soi.

Étant donné que l'intégration d'un système IWMS avec un système ERP fait actuellement partie de pratiquement chaque implémentation IWMS, on pourrait dire que l'intégration des deux est désormais devenue la norme. De plus, la tendance actuelle visant le déploiement dans le Cloud réduit la complexité et décharge les départements IT. Les fournisseurs d'IWMS implémentent entre-temps aussi leurs solutions logicielles via le Cloud, de sorte que les départements IT puissent se focaliser sur le support de leurs activités essentielles.

Perspective de l'investissement : garantir la continuité du processus primaire

Si une organisation possède déjà un système ERP, on pense probablement qu'elle est déjà « propriétaire » du logiciel, et que son utilisation n’engendre pas de coûts supplémentaires. En réalité, des modules supplémentaires doivent toutefois être achetés, implémentés et entretenus. Si l'on opte pour un IWMS, l'application ERP existante n’est pas modifiée, de sorte que la continuité du processus primaire ne court aucun danger. Par ailleurs, l'expérience des utilisateurs montre que l'implémentation d'une solution IWMS est souvent plus rapide et plus rentable que l’extension d'une solution ERP existante.

Lors de l'implémentation d'un IWMS à côté d'un ERP, le reporting et les échanges de données entre ces solutions peuvent impliquer d'investir dans une personnalisation pour répondre aux objectifs du projet. Le développement et les maintenances de ce type d'interfaces et de rapports entraînent des coûts et des risques, mais mènent toujours à un Coût Total de Possession (TCO) plus faible que l’extension d'une solution ERP existante.

Concurrents ou complémentaires ?

L'IWMS n'est pas par définition une solution meilleure que le logiciel ERP. Pour faire un choix, il est capital de mettre en équilibre les objectifs financiers, d'affaires et IT. Vous envisagez de mettre en place un IWMS au sein de votre organisation ? N'hésitez pas à nous contacter.

Jos Knops
Director Global Product Marketing

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