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28 septembre 2017

On n'est jamais aussi bien servi que par les prestataires

Il y a quelques années, j'ai écrit un billet de blog où j'affirmais que le proverbe fréquemment utilisé « On n'est jamais aussi bien servi que par soi-même » ne s'appliquait PAS aux logiciels de facility management. Cet article se concentrait sur l'intérêt de l'utilisation des bonnes pratiques du secteur plutôt que sur la création de processus à partir de zéro dans une Solution de Gestion Entégrée de l'environnement de travail (IWMS). Cependant, la même idée s'applique aux prestataires de services FM envisageant de développer une solution personnalisée ou d'acheter un logiciel existant.

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Efficacité, rentabilité et innovation pour les prestataires de services avec une solution SaaS dédiée et éprouvée 

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D'un point de vue fonctionnel, le secteur des prestataires a des exigences étendues et très spécifiques en termes de logiciels pour gérer leurs activités métier. Ce système doit prévoir la planification et le dispatching des activités, l'utilisation de solutions mobiles pour les services sur le terrain, la conformité en matière d’hygiène et de sécurité, la gestion des stocks et des achats, un reporting important et une intégration avec les systèmes financiers pour la facturation.

Trop d'options, ou pas assez ?

Malheureusement, il n'y a pas beaucoup de solutions sur le marché proposant toutes ces fonctionnalités. Beaucoup de prestataires de services utilisent une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS), même si elles sont conçues à l'origine pour des propriétaires de patrimoine immobilier et leurs occupants. D’autres ont ajouté des fonctionnalités personnalisées à leur système ERP, même si les ERP sont principalement des systèmes financiers. En fait, les organisations qui ont essayé d'utiliser et de modifier leur ERP pour les processus de facility management constatent presque toujours que les employés finissent par créer des « shadow systems » ou systèmes fantômes (par ex. avec Microsoft Excel) pour faire face aux fonctionnalités manquantes nécessaires aux activités quotidiennes.

Certains prestataires de services FM décident de développer une solution en interne pour répondre à leurs besoins spécifiques. En fournissant un système sur mesure à l'organisation, ils permettent à chaque opération de conserver ses processus individuels, ce qui a ses avantages. Cependant, cela a aussi un coût en termes de ressources IT : programmeurs, administration système, matériel IT, etc.

Bien sûr, vous pouvez aussi choisir Planon Universe for Service Providers, dédiés aux prestataires de services FM, qui est un système intégré similaire à un IWMS, mais avec toutes les fonctionnalités nécessaires pour satisfaire aux exigences spécifiques des prestataires de services FM. Cela comprend notamment un développement rapide et la gestion des applications sous-traitée.

Décisions, décisions

Une même solution ne convient jamais à tout le monde. La détermination de vos objectifs commerciaux à long terme et la décision de votre niveau idéal de coûts financiers et de délais constituent deux points de départ importants. Mais vous pourriez aussi vouloir considérer :

  • Quel est le coût des solutions de rechange pour compenser les fonctionnalités manquantes dans votre solution actuelle ?
  • Quel est l'impact potentiel sur la satisfaction des clients ?
  • Quel est l'impact potentiel sur la satisfaction de vos collaborateurs et le risque qu'ils créent des « systèmes fantômes » ?

En tant que leader dans le secteur des prestataires de services, vous devez savoir que la sous-traitance d'activités qui ne sont pas votre cœur de métier est souvent moins chère, plus rentable et de meilleure qualité que ce qu'une entreprise peut faire elle-même. Pourquoi ne pas appliquer cela aussi aux logiciels de FM ?

Marc Wetzelaer
Director Services Providers