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17 mai 2018

Où en sont les organisations dans la digitalisation de leurs processus de maintenance ?

L'optimisation des processus de maintenance grâce à leur digitalisation est véritablement un sujet d'actualité, comme nous avons pu le constater lors d’un webinaire organisé récemment par Planon. Plus de 800 participants de différents pays étaient inscrits, dont un grand nombre de responsables de maintenance et de facility managers. Dans cet article, je vous propose de revenir sur certains résultats intéressants.

Webinaire - La digitalisation de la maintenance doit-elle devenir une priorité ?

Imaginons que vous utilisiez des bons imprimés pour les demandes d’intervention et / ou des communications par courrier électronique pour gérer la planification et l'exécution des tâches de maintenance.

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La digitalisation est en tête des priorités

Avant de parcourir les résultats du webinaire, je souhaite  partager les conclusions d'une étude réalisée par le bureau d'études Verdantix l'année dernière concernant le marché des systèmes de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS).

Verdantix a étudié dans quelle mesure certaines tendances de marché joueront un rôle dans la définition de la stratégie immobilière durant les trois prochaines années. Parmi les tendances mentionnées, 80 % concernaient la digitalisation. Par ailleurs, deux tendances sur les trois principales sont liées à la digitalisation des processus de maintenance :

  • Optimisation de la digitalisation des processus de maintenance
  • Amélioration de la connectivité et de la disponibilité des données sur les éléments de construction

Quels sont les principaux objectifs de cette digitalisation selon l'étude ? Il s'agit principalement d'améliorer la gestion du personnel et de réduire les coûts d'exécution. Il s’agit également de gagner du temps sur la collecte de données et sur le reporting.

Adoptons la digitalisation

Dans mes contacts quotidiens avec les responsables de maintenance et les facility managers, il s'avère que les processus manuels pour la coordination des bons d’intervention sont toujours courants. Les bons imprimés, les messages e-mail, les fichiers Excel et le téléphone sont fréquemment utilisés. Les conséquences de ce mode de fonctionnement sont prévisibles : des erreurs, une mauvaise communication et un manque de documentation standardisée. Cela engendre aussi une perte de temps. Il est difficile de planifier et de gérer la répartition des bons d’intervention, de mettre à disposition les bonnes informations au bon endroit, ainsi que de contrôler et faire un reporting de l’état d’avancement. En digitalisant leurs processus de maintenance, les organisations pourront dire au revoir à tout ceci.

Quel est le niveau de maturité de la digitalisation

De plus en plus d'organisations intègrent le fait que la coordination des processus de maintenance est beaucoup plus efficace avec des solutions automatisées et mobiles. Nous étions curieux de savoir dans quelle mesure les participants de notre webinaire ont déjà digitalisé leurs processus de maintenance. Nous leur avons donc posé la question : à quel niveau de maturité situeriez-vous votre organisation ? Les participants pouvaient choisir parmi :

  • Faible, nous utilisons des fichiers Excel et diverses solutions spécifiques
  • Basique, nous disposons uniquement des données de base
  • Moyenne, nous disposons de données et de process pour gérer la maintenance corrective
  • Bon, nous avons un contrôle complet de nos données et processus de maintenance
  • Je ne sais pas, notre maintenance est sous-traitée

 

Les résultats de notre sondage montrent que, globalement, la plupart des gens décrivent le niveau de digitalisation de leurs processus de maintenance comme « Moyen ». La deuxième réponse la plus fréquente est « faible », puis « basique ». La majorité des participants ont déjà organisé leurs données et leurs processus pour la maintenance réactive. Cette étape va dans la bonne direction, car la maintenance réactive a un impact majeur sur la continuité des activités et implique souvent des coûts élevés et imprévus. Cela signifie que les bases sont en place et peuvent être optimisées. Cependant, une part importante des participants indique avoir toujours un faible niveau de maturité dans la digitalisation de leurs processus. Ils utilisent par exemple toujours Excel et d'autres systèmes distincts.

Quand nous examinons les différences entre les pays, nous constatons que l'Europe centrale semble être la moins avancée. 38 % des participants d’Europe centrale utilisent différentes solutions et des processus manuels. Par ailleurs, les participants au Royaume-Uni ont obtenu le score le plus élevé avec un niveau « modéré » dans la digitalisation de leurs processus.

Axes d'amélioration

Les organisations disposent de nombreuses possibilités d'améliorationen ce qui concerne la gestion de la maintenance. Mais quel est le défi le plus immédiat ? Quels sont les points qu’ils souhaitent améliorer en particulier ? Nous avons demandé aux participants quelles étaient leurs priorités. Ils pouvaient choisir parmi :

  • Organiser mes données
  • Améliorer la productivité des techniciens sur le terrain
  • Améliorer la planification et le contrôle
  • Répondre aux attentes des clients
  • Respecter les législations

Les résultats montrent que, en moyenne, l'organisation des données est le plus grand défi ; pas moins de 36 % des participants ont choisi cette réponse. Cette étape pose les bases permettant d'aborder les autres points, comme l’amélioration de la productivité des techniciens. Toutes les données, par exemple sur l'historique de maintenance, les bons d’intervention, les délais, les coûts et les techniciens disponibles, doivent être rassemblées dans un système centralisé facile à consulter. Cette étape est essentielle avant de travailler sur d'autres pistes de progrès.

Un IWMS offre une solution

De plus en plus d'organisations reconnaissent l'importance de la digitalisation des processus et investissent dans un système IWMS à cette fin. L’avantage d’un IWMS est de pouvoir rassembler les données des différents outils administratifs et logiciels dans une seule base de données. Les données de maintenance, mais aussi les données sur le patrimoine immobilier, les actifs, les espaces, les contrats et les coûts sont visibles pour les différentes parties prenantes.

Le cahier des charges pour la solution est tout à fait clair : en éliminant tous ces tableurs et logiciels séparés, vous réduisez nettement le temps consacré à la maintenance des données et à leur reporting. Vous pouvez alors prendre des décisions sur la base d'informations fiables.

Vos techniciens sur le terrain doivent pouvoir avoir accès à ces informations à tout moment, où qu'ils soient et sur n'importe quel type d'appareil. Planon a développé une application mobile, Planon Mobile Field Services qui s'intègre de manière fluide avec le back office de son IWMS où le travail est enregistré, planifié, attribué et contrôlé. Les responsables de l’immobilier, les facility managers et les techniciens terrains peuvent alors travailler de manière mobile. Cela contribue à améliorer la productivité et l'efficacité de ces derniers pour dépasser les attentes de vos clients.

Vous souhaitez en savoir plus sur Planon Mobile Field Services : téléchargez notre brochure.

Bas Janssen
Account Manager Planon Netherlands