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07 janvier 2016

Où organiserez-vous vos réunions demain ?

C'est une vraie question pour les organisations avec un taux d’occupation des postes de travail variable. Supposons que le lundi tout le monde soit au bureau et que tous les postes de travail soient occupés. Le reste de la semaine, des postes sont vides parce que de nombreuses personnes sont à l'extérieur. Faut-il opter pour un bâtiment plus petit, fermer des services ou louer les bureaux vides à des tiers ? Nous examinons dans ce blog les avantages et les inconvénients de ces options. Comment votre entreprise gère-t-elle l'inoccupation périodique ?

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L'époque est révolue où les entreprises disposaient d'imposants bâtiments avec des bureaux-en open space spacieux où tout le monde avait son propre poste de travail, avec une photo personnelle sur le bureau et des tiroirs bondés. Les entreprises ont changé, la manière de travailler a changé, et même le salarié a changé. Les collaborateurs sont plus flexibles grâce à la technologie. La vente de PC est en baisse depuis des années déjà alors que celle d'appareils mobiles, comme les ordinateurs portables, les téléphones et les tablettes, continue d'augmenter.

Un travail fixe dans une époque mobile

Il existe évidemment des entreprises qui tiennent à des postes de travail fixes et il existe des collaborateurs dont les fonctions exigent leur présence au bureau. Il suffit de penser, par exemple, aux salariés qui ont besoin de plusieurs écrans ou d'une infrastructure spécifique. Cependant, pour de nombreuses fonctions telles que les consultants, les chargés de clientèle, les professionnels du marketing et les chefs de produit, un ordinateur portable et une connexion Internet suffisent souvent. Peu importe où vous vous trouvez, vous pouvez travailler n'importe où et n'importe quand. Également hors du bureau.

Ce n'est donc pas surprenant que de nombreux immeubles de bureaux soient désertés ou réaffectés, par exemple, en logements pour étudiants. Ou encore, que des entreprises intelligentes louent délibérément ces bureaux vides à des salariés flexibles qui n'ont pas besoin d'un poste fixe. Voilà qui explique le développement croissant de plateformes où vous louez des salles de réunion ou des espaces de travail quand c’est nécessaire, par exemple à des entreprises telles que Workplace One, Book2Meet et Seats2Meet, Regus, NCI...

 

Meeting Room Calculator

 

Mesurer et piloter le taux d'occupation

La question se pose de savoir si un taux d'occupation changeant est un problème ou une opportunité. Des capteurs vous permettent de mesurer le niveau d'activité et les mesures obtenues servent à déterminer l'aménagement idéal d'un bureau. Cela vaut-il la peine de conserver ses propres bureaux uniquement pour cette unique journée de la semaine où le taux d'occupation est de 100 %, alors qu'il ne dépasse pas les 70 % le reste du temps ? N'est-il pas plus rentable de louer un plus petit bâtiment et d'organiser les réunions en un lieu externe les jours de forte affluence ?

Une autre solution consiste à fermer les étages du bâtiment qui ne seront mis à disposition que lorsque le taux d'occupation dépassera un certain pourcentage. La fermeture d'un étage permet aussi d'économiser sur les coûts d'électricité, de maintenance ou de nettoyage. Cette approche axée sur la demande peut aller plus loin. En effet, lorsque vous savez à quels moments certains bureaux sont vides, vous pouvez les mettre à disposition ou les louer à des entreprises externes. Ainsi, vos postes de travail inoccupés deviennent des postes de travail flexibles pour salariés « étrangers », et vous rapportent eux aussi quelque chose. C'est là que les plateformes de location évoquées plus haut peuvent éventuellement vous venir en aide.

Il existe donc plusieurs options pour gérer l'inoccupation périodique. Le choix dépend dans une large mesure du type d'entreprise ou du type de salariés. Quelle est votre situation idéale pour demain ?

Vincent Henricks
Product Manager Integrated Services Management