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15 août 2019

Pourquoi l'utilisation d'Excel ne devrait pas être une option pour se conformer à l'IFRS 16 ?

La nouvelle norme pour la comptabilisation des contrats de location, IFRS 16, a été annoncée en 2016. La date limite de mise en conformité pour les organisations est fixée au 1er janvier 2019. Or, même après l’échéance, de nombreuses organisations découvrent encore la quantité de travail nécessaire pour s'y conformer. Les implications sont souvent sous-estimées et les entreprises sont engagées dans une course contre la montre. Si votre logiciel actuel ne permet pas de remplir les critères pour être conforme, quelles sont les options ? 

Livre Blanc – Passer de l’IAS 17 à l’IFRS 16 : les étapes pour une transition réussie
 Pourquoi l'utilisation d'Excel ne devrait pas être une option pour se conformer à l'IFRS 16 ?

Se mettre en conformité avec la norme IFRS 16 nécessite une approche projet solide. Les départements Finance, Immobilier et Informatique doivent s'organiser, en comprendre l'impact et prendre des décisions importantes.

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Comme expliqué dans un blog précédent, avec la norme IAS 17, les organisations louant des actifs (comme des équipements et des espaces de bureaux) n’étaient pas obligées d'inclure leurs locations dans leur bilan s'il s'agissait de contrats de location d'exploitation. L'IFRS 16 oblige désormais les locataires à déclarer presque tous les actifs loués. Cela rallonge les bilans et augmente les ratios de levier financiers (total des actifs divisé par les fonds propres).

Trois raisons pour lesquelles Excel ne résout pas le problème 

La nouvelle norme impose aux organisations de changer la manière dont les contrats sont déclarés et gérés pour fournir les informations financières correctes. La plupart d'entre vous géraient probablement les contrats à l'aide d'outils relativement simples comme Microsoft Excel®, car le calcul des coûts de location n'était souvent pas si compliqué. Les coûts sur la durée du contrat étaient simplement répartis sur les différentes lignes. Comme les changements induisant un impact étaient généralement peu fréquents, il était donc relativement facile de modifier un contrat lors du renouvellement ou de la résiliation.

Cependant, l'IFRS 16 constitue un défi majeur pour les organisations utilisant Excel pour la gestion de leurs contrats de location pour trois raisons.

  1. Tout d'abord, les calculs deviennent beaucoup plus complexes compte tenu du caractère de location financière de la plupart des contrats de location et des données à considérer pour les calculs.
  2. Par ailleurs, tous les changements et les changements raisonnablement certains dans un contrat doivent être pris en compte, ce qui rend la gestion des contrats plus active et nécessite un besoin plus urgent de communication d'informations au-delà des chiffres.
  3. Enfin, les résultats du calcul ont un impact direct sur le bilan. Depuis le 1er janvier 2019, plus d'attention est accordée aux actifs et passifs des contrats de location et au processus de calcul et de publication. Il n'est donc pas facile d'utiliser des solutions basées sur Excel comme outil de mise en conformité.

Les organisations doivent chercher d’autres solutions prenant en charge ce nouveau mode de gestion des contrats. Le reporting financier pour l'IFRS 16 est un processus de bout en bout comprenant la technologie, la collecte des données, l'interprétation de l'IFRS 16 et la gestion des changements. Le logiciel doit donc pouvoir faire plus qu'Excel et avec des exigences fortes côté éditeur de logiciels.

Que pouvez-vous attendre de votre fournisseur ?

Un fournisseur doit comprendre la nouvelle norme et doit pouvoir expliquer comment les organisations peuvent se conformer. En outre, il doit fournir un logiciel non seulement capable de gérer les chiffres financiers, mais aussi de gérer les contrats de location des actifs et les informations à communiquer. Si le système doit calculer des changements, il doit aussi pouvoir déterminer la raison de ce changement, établissant un lien direct avec l'entreprise. Il faut donc un fournisseur qui ne comprend pas seulement la comptabilité, mais comprend aussi parfaitement l'activité de gestion du patrimoine immobilier et des actifs.

Enfin, le fournisseur doit aussi pouvoir procéder rapidement à l’implémentation de la nouvelle norme, car il est urgent pour les organisations de s'y conformer maintenant que l’échéance est dépassée. Heureusement, la norme IFRS 16 offre un certain nombre d'options pour une mise en œuvre pragmatique. Ces options ne sont pas seulement utiles maintenant, mais aussi pour les années à venir dans une logique de continuité de cette approche pragmatique.

Par conséquent, si votre entreprise n’est pas encore conforme à la norme IFRS 16 (et elle est loin d'être la seule), notre conseil est de choisir la simplicité et donc une interprétation pragmatique. Pour être conforme rapidement, évitez de vouloir être trop détaillé et de choisir des options très complexes. Les nouvelles règles pouvant déjà être assez complexes, il n'y a simplement plus de temps pour cela. Quand le temps presse, mieux vaut choisir la simplicité !

Vous aimeriez en savoir plus sur un cas pratique de mise en œuvre d’IFRS 16 avec la solution Planon ? Nous vous invitons à regarder ce webinaire au cours duquel Heineken partage son expérience.

 

David Stillebroer
Director Product Management