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18 avril 2019

Préparer 2020 : les 5 mutations à considérer par les Directions de l'immobilier

Au cours des dix dernières années, nombreuses sont les études qui ont pris comme échéance l'année 2020 pour envisager l’avenir de l’immobilier. Il en est ainsi, par exemple, de celle menée en 2012 par CoreNet, « Corporate Real Estate | 2020 » mais aussi de « Immobilier 2020 - building the future » rédigée par PwC en 2014. Ces études ont tenté de prédire ce que deviendra l’immobilier en 2020 et au-delà, afin que les entreprises puissent s'y préparer. 2020 semblait une échéance lointaine, mais nous sommes déjà en 2019 et le temps est donc compté ! Avez-vous anticipé les changements à venir ? Dans quelle mesure y êtes-vous préparés ? 

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À son tour, Gartner vient de publier sa vision de l'immobilier d'entreprise en 2020 à travers un plan d'action visant à vous guider dans cette préparation. Dans son plan d'action, Gartner mentionne huit tendances qui ont un impact sur les fonctions de l'entreprise, imposant à l'immobilier un fonctionnement différent. Selon Gartner, « Ce n'est qu'en suivant ces tendances que le responsable de l'immobilier d'entreprise pourra rester un partenaire stratégique et un vecteur de valeur pour l'entreprise ». Gartner présente ainsi cinq mutations importantes que les responsables de l'immobilier d'entreprise (CRE) devraient envisager afin de se préparer dès maintenant pour 2020 et au-delà :

# 1 Mettre l'accent sur l'expérience des employés et la flexibilité des espaces

Selon Gartner, l’accent mis actuellement sur la réduction des coûts et l’utilisation rationnelle des espaces devrait se recentrer sur l'expérience des employés et la flexibilité des espaces. Cela implique la conception d'espaces alternatifs assurant une flexibilité des portefeuilles et dotés de nombreuses fonctionnalités permettant d'attirer et de fidéliser les talents, inspirer la créativité et favoriser la collaboration. Pour souligner l’importance de cette évolution, rappelez-vous que la génération du millénaire constituera en 2020 le groupe le plus important d’employés. Selon une étude réalisée par CBRE, 78 % des femmes interrogées de cette génération considèrent que l'environnement de travail est important lors du choix d'un employeur. Pour en montrer la valeur commerciale, les tableaux de bord des responsables immobiliers devront associer les indicateurs aux résultats commerciaux et pas seulement à la rentabilité. En outre, ils devront collaborer avec les services informatiques pour planifier les investissements dans les technologies et les postes de travail numériques qui améliorent le travail en mobilité et à distance des employés.

# 2 Réorienter la stratégie des environnements de travail

En évoquant le rôle des responsables du Corporate Real Estate, Gartner a considéré qu'il allait devoir évoluer de prestataire de services vers « stratège des environnements de travail ». Dans le cadre de cette évolution, ils devront s’associer aux ressources humaines, à la finance, à l’informatique et à d’autres métiers de l’entreprise pour jouer le rôle de chef de projet et permettre de multiples modes de collaboration. Cela implique, par exemple, que le responsable de l'immobilier pilotera la collaboration pour les projets de postes de travail digitaux avec l'Informatique et s’assurera d’intégrer l’adaptation aux activités du design et de l’organisation des espaces de travail . En travaillant en étroite collaboration avec ses partenaires et en combinant leurs forces, le responsable de l’Immobilier peut créer des espaces de travail qui satisferont les employés, attirant et fidélisant les talents, mais qui seront également tenables sur le plan financier, à long terme. Il s'agira de trouver le juste équilibre entre les actifs détenus en propre et en location pour offrir une flexibilité maximale avec un impact financier minimal dans le contexte des règles et réglementations en vigueur en matière de comptabilité des contrats de location.

# 3 Se positionner en tant que partenaire stratégique pour la gestion desespaces

Selon Gartner, un autre changement est nécessaire dans le rôle des responsables Immobiliers : passer de fournisseur d'informations à apporteur de solutions. Pour le dire autrement, il ne s’agit plus seulement de fournir des chiffres, mais également d’aider les dirigeants à prendre les bonnes décisions en fonction des informations que vous leur fournissez. Prenons le sujet de la gestion des espaces: informer sur la surface utilisable par l’entreprise est utile, mais aller plus loin permet d’apporter une réelle valeur ajoutée. Le responsable immobilier pourra par exemple, mettre ces informations sur la surface en parallèle avec l'utilisation effective de l'espace, ou encore concevoir des scénarios pour améliorer l'utilisation et réduire les coûts. En présentant des solutions, le responsable de l’immobilier pourra démontrer aux dirigeant l’intérêt des décisions liées à l’immobilier pour répondre à la fois à ses objectifs mais aussi aux objectifs stratégiques de l’entreprise.

# 4 Transformer les modèles d'externalisation vers une approche intégrée

Gartner mentionne également dans son plan d'action les modèles que suivent les responsables de l’Immobilier pour leurs opérations. Ceux-ci devraient évoluer de « meilleurs services ou services groupés » vers des « services intégrés ». De nos jours, dans l'immobilier, de nombreuses activités sont fortement externalisées. Gartner mentionne ainsi quinze activités, des services liés au Facility Management à la gestion de la relation client, en les éclairant d'un sondage qui montre que pour quatorze d'entre elles, plus de 50 % des tâches sont réalisées par une tierce partie. Le paysage des activités externalisées devient de plus en plus intense et complexe. Pour continuer à offrir les meilleurs services à l'entreprise, le responsable de l’immobilier devra démarcher les prestataires de services externalisés les plus compétents et consolider la liste des fournisseurs afin de fournir davantage de services homogènes sur l'ensemble des sites dans le monde. Avec cette nouvelle approche, l'accent sera mis sur la cohérence des processus et des services assurés par les différents prestataires afin d’obtenir flexibilité et qualité.

# 5 Progresser sur l’acquisition des technologies et compétences

Selon Gartner, le dernier changement important affecte les ressources en termes de compétences et de technologie. L’accent mis sur les compétences et la technologie devrait passer du « service client et gestion de portefeuille » à « l’analyse en temps réel ». Pour être honnête, je trouve cette mutation plus difficile à interpréter car, dans son plan d'action, Gartner n'indique pas clairement ce qu'il faut entendre par mettre l’accent sur l'influence et en quoi cela concerne l’acquisition des compétences. Cela pourrait être lié aux besoins d'externalisation. Dans tous les cas, Gartner souligne que l'investissement dans les talents devrait viser principalement à comprendre les données, que les capacités d'influence et les investissements technologiques devraient se centrer en priorité sur les logiciels de gestion des espaces et les équipements numériques. Par conséquent, les responsables de l’immobilier devront exploiter les talents partagés au sein de l'entreprise, tels que les data-scientists, pour améliorer les capacités d'analyse. Et les investissements technologiques se concentreront de plus en plus sur la création d’un lieu de travail personnalisé et réactif grâce à des applications intelligentes, des assistants personnels virtuels (VPA), la réalité augmentée, etc.

Pour permettre les cinq mutations mentionnées ci-dessus, l'informatique, les données et la technologie sont des éléments clés. De ce point de vue, PwC avait parfaitement raison : « D'ici 2020, la technologie sera devenue un élément essentiel de la mission ». Que dire aussi de la vision de CoreNet : « D'ici 2020, les employés considérés comme 'nés avec le numérique' disposeront d'un super noyau fusionnant immobilier, ressources humaines, technologie, finance et services de support, tandis que des plates-formes de données sophistiquées transformeront l’optimisation du portefeuille immobilier, la planification stratégique et la gestion des espaces de travail ».

Comment un IWMS peut vous aider

C'est là qu'intervient une Solution de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS) en intégrant tous les processus métier liés à l'immobilier et aux espaces de travail au sein d'une solution logicielle unique. Cette solution unifie toutes les parties prenantes telles que les gestionnaires de portefeuille, les space planners, les prestataires de services et les utilisateurs au quotidien de votre environnement de travail sur une seule et même plateforme. Une intégration transparente avec les systèmes informatiques existants et une technologie de conception intelligente garantissent une valeur maximale pour votre entreprise. Cela vous permet, en tant que responsable de l’immobilier d’entreprise, d'améliorer et d'innover en permanence, tant au niveau de vos opérations que de votre stratégie, afin de maximiser la valeur de l'immobilier de votre entreprise, de permettre aux employés d'être plus productifs et de rendre les espaces de travail plus attrayants. Dans le cas des cinq mutations présentées, l’utilisation d’un système IWMS peut être inestimable.

Cela peut sembler difficile mais, une fois les transitions terminées, l'avenir semble prometteur, comme CoreNet l'avait prédit en 2012 : « D'ici 2020, de simple spécialiste, le responsable de l'immobilier d'entreprise (CRE) deviendra un partenaire stratégique doté d'une vaste connaissance des stratégies commerciales ». Gartner de son côté présente utilement une « liste des choses à faire » qui propose les actions les plus immédiates à entreprendre pour commencer.

Même si ces approches prospectives constituent un excellent moyen d’explorer des idées et d’ouvrir une discussion sur les problèmes du secteur, nous ne pouvons pas prédire l’avenir. Si vous souhaitez en savoir plus sur les évolutions économiques, démographiques et technologiques qui, selon Planon, devraient être prioritaires pour les responsables de l'immobilier et du Facility Management au cours des trois prochaines années, consultez notre livre blanc : « Les 10 tendances qui vont déterminer et modifier la gestion immobilière et le facility management d'ici 2022 ».

C'est toujours avec grand intérêt que j'écoute les différentes opinions. Si vous souhaitez faire part de vos réflexions à ce sujet, n'hésitez pas à me contacter.

Geert-Jan Blom
Global Product Marketeer