Portail clients customer-icon
07 mars 2019

Quelle valeur un IWMS pourrait-il apporter à votre organisation ?

Les Responsables immobiliers et les Facility Managers recherchent souvent des solutions innovantes pour améliorer la performance opérationnelle de leurs activités.

Rapport - Verdantix réaliser le business case d’un IWMS

Cet outil calcule le retour sur investissement étape par étape de l’implémentation d’un IWMS.

Téléchargez le Guide

Dans le domaine de l'immobilier et du Facility management, une solution de premier plan est une solution intégrée de gestion de l’environnement de travail (IWMS). Elle présente de nombreux avantages par rapport à l'utilisation d'un logiciel dédié pour gérer différents processus métiers. Envisagez-vous de mettre en œuvre ou d'étendre votre système d’information ? Dans ce cas, vous devrez probablement rédiger une analyse de rentabilité convaincante fondée sur des chiffres pour obtenir un budget pour cet investissement. 

Récemment, Planon, en collaboration avec Verdantix – un cabinet d’études et de conseil indépendant spécialisé dans les technologies innovantes qui optimisent les processus opérationnels- a organisé un webinaire basé sur le nouveau rapport Verdantix "The Business Case for Integrated Workplace Management Systems". Le webinaire a fourni des conseils pratiques sur le calcul du ROI potentiel d'un système de gestion intégrée et sur la façon de rédiger une analyse de rentabilité axée sur les chiffres. Dans une série de trois blogs, je partagerai les principales leçons à retenir de ce webinaire. Ce premier article vise à comprendre exactement ce qu'est un IWMS et ses principaux avantages.

Qu'est-ce qu'un IWMS ?

Pour comprendre comment un IWMS peut apporter de la valeur à votre organisation, il est important de bien comprendre ce que fait un IWMS et de savoir comment il s'intègre dans l’univers des solutions logicielles d'entreprise. Un IWMS est une plate-forme logicielle qui peut être utilisée dans toute l'organisation à des fins de gestion immobilière et de gestion des installations. Au sein de ce système, des informations importantes peuvent être saisies, gérées et rapportées afin d'optimiser les processus FM. Il aide vos équipes à gérer plus efficacement votre portefeuille immobilier et les services liés à l’environnement de travail. Il soutient de multiples processus métiers, notamment relatifs aux baux, aux projets d'immobilisations, à l'utilisation des équipements et de l'espace, aux services aux occupants, à la maintenance, à la gestion des performances énergétiques. Le fait d'avoir tous ces domaines pris en charge au sein d’une seule plate-forme logicielle offre de multiples avantages.

Quels sont les principaux avantages d'un IWMS ?

Les avantages d'un IWMS sont nombreux et variés, non seulement pour les responsables de l'immobilier et du facility management, mais aussi pour l'ensemble de l'organisation. J'en souligne ici quatre :

  • Amélioration de la qualité des données. Un IWMS remplace les solutions dédiées par un système unique, devenant ainsi " l'unique source de vérité ". Cela améliore le contrôle de la qualité et la cohérence des données. L'IWMS peut être intégré à d'autres applications de votre environnement informatique pour réduire les risques de redondance et de différences.
  • Réduction des coûts de support informatique. Un IWMS simplifie votre infrastructure informatique en réduisant les systèmes autonomes et garantit que la même version est utilisée dans toute l'entreprise. Par conséquent, les gestionnaires d'applications ont moins de systèmes à maintenir et peuvent mettre à jour et mettre à niveau le logiciel de façon centralisée. Cela facilite leur travail et permet plus d’efficacité et de productivité.
  • Standardisation des processus. Grâce à l'utilisation de workflows préconfigurés basés sur les meilleures pratiques, vous pouvez standardiser les processus en évitant les situations où de multiples solutions et applications opèrent. Il assure un alignement continu et une meilleure communication entre les domaines d'activité pendant toute la durée de vie du logiciel.
  • Meilleure prise de décision. Un IWMS vous offre une vue intégrée et donc une compréhension plus complète de votre portefeuille immobilier et de vos espaces de travail. Il regroupe des informations sur le portefeuille immobilier, les espaces, les actifs, les activités de maintenance et de services, etc. Cela vous aide non seulement à réagir plus vite, mais aussi à planifier à l'avance.

Il s'avère que les directeurs Immobiliers et de l’environnement de travail sont de plus en plus conscients des nombreux avantages qui en découlent. Une enquête mondiale réalisée par Verdantix en 2018 montre que 84 % d'entre eux envisagent de consolider leurs systèmes dans le futur. De plus, 34 % sont déjà au stade de l'évaluation de l'achat d'une solution intégrée pour gérer leurs processus opérationnels.

Prendre du recul : quels sont mes objectifs ?

Maintenant que vous avez une meilleure compréhension de ce qu'est un IWMS et de ses avantages potentiels, il est important de définir clairement les objectifs derrière la mise en place d’un IWMS dans votre organisation. Quelle est la principale raison pour laquelle vous l’envisagez ? En tant que responsable de l’immobilier ou facility manager, vos objectifs stratégiques peuvent être divisés en cinq grandes catégories :

  • Améliorer la productivité
  • Assurer la continuité des activités
  • Améliorer la satisfaction des collaborateurs
  • Assurer la conformité
  • Réduire les coûts d'exploitation

On observe souvent que les Directions de l’immobilier et les directions FM sont obligées de fonctionner de telle manière que ces objectifs sont difficiles à atteindre. La plupart du temps, cela est dû à des bases de données mal entretenues dans plusieurs systèmes d'information autonomes, ce qui conduit à des prises de décisions loin d'être optimales et des processus difficiles à suivre.

Faire un pas en avant : quelle est la prochaine étape ?

Un IWMS peut vous aider à atteindre chacun des cinq objectifs stratégiques mentionnés ci-dessus. Comment convaincre votre direction financière ? Comment calculer le ROI potentiel d'un IWMS et rédiger une analyse de rentabilité convaincante ? Le prochain article de cette série de blog traitera des façons d'aborder cette question.

Vous souhaitez en savoir plus dès à présent ? Visionnez l’enregistrement de notre webinaire avec Verdantix.

Geert-Jan Blom
Global Product Marketeer