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Quels sont les prérequis pour une gestion des espaces efficace ?

Le space management ou gestion des espaces prend une place plus importante que jamais dans un contexte où les organisations font face à des enjeux croissants d’attractivité et de rétention du personnel hautement qualifié. La gestion des espaces permet aux facility managers et space managers d’optimiser les coûts de leurs espaces mais aussi de créer la meilleure expérience au travail possible pour les collaborateurs. Par conséquent, elle est désormais considérée comme un élément phare dans la stratégie de beaucoup d’entreprises. Dans cet article, j’expliciterai ce que l’on entend réellement par « espace », le cœur de ce domaine, ainsi que les points clés nécessaires pour garantir l’efficacité de votre gestion des espaces.

Webinaire - Une gestion efficace des espaces de travail : des éléments clés à garder à l'esprit

Lors de ce webinaire en direct, co-organisé par Planon et Verdantix, ces derniers ont souligné l’importance de la gestion des espaces et présenté des éléments clés et des exemples pratiques de la façon dont les responsables FM peuvent renforcer l’efficacité de leurs pratiques dans ce domaine.

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Qu’est-ce qu’un “espace” ?

Lorsque l’on parle d’espace, cela fait souvent référence à l’espace individuel. Il est facile de penser qu’un espace de travail est lié à un bureau, comme une pièce ou un meuble de bureau que le collaborateur utilise pour une tâche précise.  Par exemple, un développeur sera assis derrière son bureau pour faire de la programmation de logiciel.

En réalité, un espace ne s’arrête pas à ça. Pensez également aux différents objectifs des espaces selon les secteurs d’activité. Les universités ont besoin d’espaces tels que des salles de cours ou des bibliothèques alors qu’une entreprise industrielle aura besoin d’espace de production ou d’un laboratoire de recherches. La plupart des organisations commerciales ou institutionnelles auront besoin d’espaces “standards” pour accueillir les différents services de l’entreprise. Et si un espace peut être relatif à une pièce avec un ou deux bureaux, il peut aussi être relatif à un département entier, un étage, plusieurs étages dans un immeuble ou encore de nombreux étages d’un large portefeuille d’immeubles partout dans le monde. Les espaces peuvent recouvrir en fait beaucoup de choses.

Au final, l’espace est ce que les gens en font. Et vous, Facility managers ou space managers, vous souhaitez offrir aux personnes la meilleure expérience de travail possible dans ces espaces. Une expérience qui correspond à leurs besoins, les garde satisfaits et leur permet d’être productifs.

Le cœur du space management

La manière dont les personnes travaillent ayant évoluée au fil des années, la manière dont l’espace est géré a également évolué.

Aujourd’hui, avoir la bonne personne avec les bonnes compétences à la bonne place – ce qu’on appelle la Guerre des talents – est un enjeu plus fort que jamais. Actuellement, le point central de la gestion des espaces est de créer une expérience collaborateurs qui sert l’attractivité et la rétention des talents.

Voici des résultats d’études :

  • L’étude du CBRE intitulée ‘Millennials: Myths and Realities’ indique 78% des millennials interrogés – la population d’employés la plus importante d’ici 2020 – considèrent l’environnement de travail comme un critère important dans le choix d’un employeur.
  • L’étude de Deloitte sur les Millenials réalisées en 2017 montre qu’ils ont peur d’évoluer dans un environnement de travail stérile et impersonnel.
  • L’étude de Jones Lang Lasalle (JLL) en 2017, Global Research project, révèle comment l’expérience au travail est le “principal élément différentiateur dans l’engagement des collaborateurs envers leur entreprise ».

Quelles bases doivent être en place pour gérer efficacement vos espaces ?

Pour exécuter avec succès une stratégie de gestion des espaces, il est nécessaire d’avoir les bases en place. Au minimum, votre portefeuille d’espaces doit contenir les informations sur par exemple le nombre de pièces, le nom des salles pour bénéficier d’une identification unique avec un ID de l’espace. Cette donnée est l’élément clé à partir duquel vous pouvez relier toutes les informations relatives à l’espace que vous souhaitez collecter. Comment penser à l’occupation de l’espace si on ne sait pas de quelle pièce il s’agit ? Comment imputer les coûts si on ne sait pas quel département utilise l’espace ? Sans ID pour l’espace, ces questions resteront sans réponse. Etonnement, quand il s’agit de collecter les données, beaucoup d’organisations oublient que disposer de cette information basique est un prérequis. Vous pourrez en tirer pleinement partie uniquement à partir du moment où il est possible de relier les données collectées d’un espace à un ID.

Votre stratégie de space management devrait être une déclinaison de la stratégie d’entreprise. Quand créer un environnement de travail optimal est l’un de vos objectifs, relier toutes les données d’un espace à un ID est essentiel pour disposer d’indicateurs clés permettant d’exécuter plus efficacement votre stratégie de gestion des espaces. Ces indicateurs clés vous aideront à reporter sur les succès de votre stratégie et vous donnerons des pistes d’optimisation

Indiscutablement, votre entreprise dispose d’une marge de progression pour gérer plus efficacement l’espace. Relier les données des espaces à un ID n’est que le point de départ. Sur la route de l’optimisation de la gestion des espaces, quelques autres points clés méritent de prendre le temps de s’y arrêter. Dans mon prochain article, je reviendrai sur l’un de ces points clés.

Geert-Jan Blom
Global Product Marketeer