18 juin 2020

S'éclairer d'une lumière provenant d'un trou dans le mur

Il existe un ancien conte chinois qui remonte à la dynastie des Han occidentaux (206 avant JC - 9 après JC). L'empire Han se développait et connaissait un âge d'or mais une stricte hiérarchie sociale empêchait les familles pauvres d'accéder à l'éducation. Un jeune garçon nommé Kuang Heng, qui souhaitait étudier, ne pouvait s'offrir une lampe à huile pour lire la nuit. Ce garçon intelligent a alors percé un mur de sa chambre pour profiter de la lumière de la maison voisine. Cet épisode célèbre du folklore chinois s'est perpétué pour souligner les vertus de l'assiduité dans l'éducation. Mais cette astuce qui permit à Kuang Heng de disposer d'une lumière qu'il ne pouvait produire démontre aussi qu'une pensée inventive est susceptible de résoudre de nombreux types de problèmes. Et cela peut s’appliquer aux solutions de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS) pour créer une meilleure expérience utilisateur.

Livre Blanc : Qu'est-ce qu'un IWMS ?
Livre Blanc : Qu'est-ce qu'un IWMS ?

Une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS) est une plateforme logicielle unique pour le real estate et facility management. Elle opère dans 5 grands domaines : gestion immobilière, gestion des espaces, gestion de la maintenance, services aux occupants et développement durable.

 

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L'analogie pour les logiciels pour la gestion de l’immobilier et de Facility Management

En quoi un conte vieux de 2 000 ans peut-il être utile aux IWMS ? Eh bien, chez Planon, nous savons combien la gestion de l'immobilier et le Facility Management peuvent être exigeants et nous nous sommes interrogés : pourquoi ne pas économiser du temps et des efforts en évitant de produire des choses qui existent déjà ?

En fait, un IWMS intègre efficacement au sein d’un seul système les nombreuses applications nécessaires à la gestion de l'immobilier et au Facility Management. Par rapport à l'utilisation de plusieurs solutions dédiées, chaque module d'un IWMS peut ainsi accéder au même ensemble de données au lieu de tout répliquer. Mais ce n'est pas tout… Un IWMS éclaire également à travers le mur en offrant aux utilisateurs finaux des flux de travail et principes d'utilisation applicables dans plusieurs domaines, ce qui signifie un apprentissage bien moins redondant !

En tant que concepteur intéressé par l'expérience utilisateur des applications professionnelles complexes, je cherche particulièrement à simplifier les flux de travail et les courbes d'apprentissage. Permettez-moi d'expliquer un peu la théorie derrière cela.

La théorie qui facilite le travail des utilisateurs finaux

Déployer un IWMS comme Planon Universe pour les responsables de l'immobilier et du Facility Management signifie leur offrir un ensemble de fonctionnalités différentes au sein d'un système unique. Il ne s'agit pas seulement d'un moyen efficace de s'assurer que tout le monde utilise les mêmes données. Cela améliore également l'expérience des utilisateurs en leur permettant d'apprendre et de gérer plusieurs solutions en parallèle.

Ceci se base sur la théorie de la « charge cognitive ». Cette théorie fait référence à l'effort mental requis pour effectuer une tâche. Il existe trois types de charge cognitive :

  • La charge intrinsèque : L'effort mental de base associé à une tâche. Par exemple, réparer un pneu crevé nécessite certaines compétences de base. Des outils peuvent simplifier le travail mais ne peuvent alléger l'effort mental requis pour suivre les bonnes étapes dans le bon ordre.
  • La charge extrinsèque : Tout ce qui est lié aux activités non essentielles, aux informations non pertinentes et autres distractions. Par exemple, en réparant un pneu au bord d'une route, vous devrez faire attention aux véhicules qui passent, même si cela n'a rien à voir avec la tâche de réparation elle-même.
  • La charge essentielle : Ce qui est nécessaire à l'apprentissage et la mémorisation d'une tâche. Par exemple, l'effort mental nécessaire pour apprendre et mémoriser comment réparer votre pneu afin que vous puissiez répéter le processus à l'avenir.

Un système intégré bien conçu peut réduire considérablement la charge extrinsèque et la charge essentielle pour les utilisateurs finaux, par rapport aux solutions dédiées.

Flux de travail : travailler plus intelligemment

L'utilisation de plusieurs logiciels implique bien entendu de nombreux flux de travail supplémentaires par rapport à un IWMS. Ces étapes supplémentaires, notamment la navigation, la sélection, l'exportation et la conversion des données d'un format à un autre, peuvent prendre du temps sans contribuer à votre travail. Ils introduisent également un risque supplémentaire d'erreur humaine. Un IWMS, par son intégration, élimine une grande partie de cette charge extrinsèque.

Courbes d'apprentissage : apprendre une fois, appliquer partout

Le gain le plus important en termes d'expérience utilisateur consiste à réduire les courbes d'apprentissage, en économisant une bonne part de la charge essentielle nécessaire à l'utilisation quotidienne de logiciels complexes. Un IWMS permet aux utilisateurs finaux d'appliquer les compétences acquises à l'ensemble du système. Générer des rapports ou introduire des modifications ? Vous ne devez acquérir les compétences de base qu'une seule fois, puis les appliquer à l'ensemble de l'IWMS. Lorsque vous aurez appris à gérer les tâches de maintenance, vous saurez également gérer celles relatives aux actifs, au personnel, aux contrats ou aux salles de réunion.

L'IWMS de Planon est conçu autour d'un principe très cohérent de navigation dans les données (que nous appelons « exploration descendante »). Une fois ce principe appris, vous maîtriserez les compétences essentielles pour récupérer tout type d'informations et naviguer dans pratiquement toutes les fonctionnalités du système Planon.

Au-delà du quantifiable

Étudier les mérites des systèmes logiciels est souvent une affaire rationnelle. Les aspects intangibles comme l'expérience utilisateur sont facilement ignorés car difficiles à quantifier dans une feuille de calcul. Mais j'espère vous avoir maintenant convaincu que l'optimisation de l'expérience utilisateur que permet l'utilisation d'un système intégré peut finalement conduire à des temps de déploiement plus courts, une plus grande efficacité, moins d'erreurs humaines et des collaborateurs plus heureux ! De tels avantages, en plus des avantages fonctionnels et techniques, constituent un argument convaincant pour un IWMS.

Des fournisseurs d'IWMS offrent l'équivalent d'une solution intégrée avec un ensemble de solutions dédiées spécialisées. Cela pourrait être une alternative mais l'une des différences importantes qui subsistent est que les utilisateurs finaux devront toujours faire face à différentes interfaces.

Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages d'un véritable IWMS par rapport à l'utilisation de différentes solutions dédiées ? Téléchargez notre livre blanc – « Qu'est-ce qu'un IWMS ? » ou visionnez notre webinaire (en anglais) avec Verdantix : « Comment tirer parti de votre stratégie informatique pour la gestion de l’immobilier et le Facility Management ».

Bram Bos
Responsable Design Expérience Utilisateur