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25 avril 2019

Trois études de cas sur l'utilisation d'un IWMS

Dans cette série de trois articles, je souhaite vous faire part des points clés à retenir d'un webinaire récemment organisé par Planon et Verdantix, cabinet indépendant de conseil et de recherche spécialisé dans les technologies innovantes qui optimisent les activités de l’entreprise. Le webinaire visait à répondre aux questions importantes que se posent les responsables de l'immobilier et du Facility Management lorsqu’ils envisagent d’investir dans une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS). 

Webinaire – Définition, avantages et ROI d’un IWMS (gestion intégrée pour l’Immobilier et le FM)

Ce webinaire en direct, co-organisé avec Verdantix, traitera du retour sur investissement potentiel d'un IWMS, solution de gestion intégrée de l’environnement de travail. Il présentera des conseils pour réaliser une analyse de rentabilité convaincante ainsi que des avantages en pratique chez des clients Planon. 

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Le premier article avait pour objectif de comprendre exactement ce qu'est un IWMS et ses principaux avantages. Dans le deuxième article, j'expliquais comment rédiger un rapport convaincant pour la mise en œuvre ou l'extension d'un IWMS. Dans ce troisième et dernier article, je vais vous faire part des expériences de Gasunie, du King’s College de Londres et de Danfoss lorsqu'ils ont mis en œuvre un IWMS.

Les trois principales typologies de gains que génère un IWMS

Bien que les entreprises qui souhaitent s’appuyer sur une solution logicielle aient des besoins spécifiques différents, Verdantix a pu identifier trois typologies de gains liés au déploiement d’un IWMS :

  • la rationalisation informatique
  • la productivité du travail
  • les économies sur les coûts opérationnels
1. Gasunie a drastiquement réduit le nombre de licences de logiciels

Gasunie, principal réseau de transport de gaz naturel aux Pays-Bas, avait découvert que la gestion des processus FM s'appuyait sur 90 systèmes différents. Ils ont compris qu'ils devaient consolider ces systèmes. Grâce à l’approche structurée et progressive de Planon, Gasunie a mis en œuvre Planon Universe for Corporate Real Estate and Facility Management, notamment les modules : Self-service, Gestion de la maintenance, Gestion des déménagements et Gestion de projets. Dès lors, le nombre de systèmes dédiés au Facility management est passé de 90 à 1, limitant fortement la gestion de licence !

2. King’s College London est passé de la maintenance réactive à la maintenance préventive

King’s College London, qui compte parmi les 20 meilleures universités au monde, dispose d’un département dédié à l'Immobilier et au Facility Management pour exploiter et entretenir environ 400 000 mètres carrés répartis sur 130 bâtiments. Ils avaient déjà mesuré les bénéfices qu'ils tiraient de la plateforme Planon Universe pour la gestion de la maintenance, mais savaient également qu'ils n'utilisaient pas pleinement la solution. Le King's College de Londres rencontrait encore trois difficultés : 1) un manque de données détaillées sur la charge de travail en maintenance réactive, 2) trop peu de mesures pour la maintenance préventive, 3) un manque de clarté sur la manière dont les ressources étaient réellement utilisées. Ces problématiques leur ont fait prendre conscience que les processus pouvaient encore être optimisés et que l’utilisation de la solution pouvait être renforcée. Ils ont alors cherché à plus s’approprier le système et ses processus pour mieux appréhender les obstacles qu'ils rencontraient.

En s'appuyant sur la plateforme IWMS de Planon, ils ont gagné en contrôle et transparence, ce qui leur a permis de diminuer de 50 % le retard dans les opérations de maintenance en seulement trois mois. En outre, cela leur a également permis d'évoluer d'un modèle de maintenance réactive vers un modèle de maintenance préventive. Leur responsable informatique pour l’Immobilier a déclaré : « La solution nous a vraiment montré la voie à suivre et nous avons pu accélérer les procédures, mieux communiquer et améliorer la répartition des tâches mais aussi appliquer nos SLA et accroitre la satisfaction des clients ».

3. Danfoss s'est doté d'un référentiel mondial homogène pour toutes les données de l’Immobilier

Chez Danfoss, fabricant et prestataire de services d'ingénierie à l'échelle mondiale, le Global Services (GS) est l'organisation en charge des services partagés, responsable des services logistiques et financiers, de l'administration générale et de l'immobilier. En raison de la taille de leur portefeuille immobilier (plus de 300 sites, avec des usines, des entrepôts et des bureaux en propre ou en location), la recherche de solutions pour une gestion la plus efficace possible est un souci permanent.

Dès la mise en œuvre initiale du système IWMS de Planon, en 2010, GS a adopté les meilleures pratiques de Planon Accelerator afin de tirer au mieux parti des processus préconfigurés et normalisés. Cela leur a permis de passer de 15 systèmes immobiliers différents à un seul référentiel mondial homogène, de haute qualité, regroupant l’ensemble de leurs données immobilières. Cela répondait à leur besoin de distinguer les informations les plus pertinentes sur leur portefeuille.

Pour l'entreprise, le changement fut radical et cette solution spécifique a également permis à Danfoss de mieux répondre à leurs préoccupations environnementales. Il faut savoir que leur portefeuille immobilier représentait une empreinte majeure avec près de 1,5 millions de mètres carrés. Planon Accelerator a permis à Danfoss d'appliquer un modèle de refacturation normalisé à l’échelle mondiale. Ce modèle fait le lien entre les budgets des secteurs d'activité et les espaces qu'ils utilisent, incitant à les utiliser de manière rentable et à n'occuper que ce qui est nécessaire.

Que retirer de ces informations ?

J'espère d'abord que ce troisième article vous a amené à réfléchir sur la valeur ajoutée d'un IWMS. L'objectif principal de cette série d'articles était de vous apporter les outils et les éclairages nécessaires à une analyse de rentabilité chiffrée et convaincante pour valoriser l’investissement dans un IWMS.

Vous avez besoin de plus d'informations ? Inscrivez-vous pour visionner l’enregistrement complet du webinaire sur notre site Web, ou bien nous contacter directement.

Nous pouvons vous accompagner pour identifier les causes réelles de vos problématiques Immobilières et FM et vous aider à trouver des solutions.

Geert-Jan Blom
Global Product Marketeer