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28 octobre 2014

Trois exigences pour le gestionnaire d’espaces

Le logiciel FMAO assiste les gestionnaires d'espaces et les facility managers pour optimiser et planifier l’espace disponible. En pratique, les fournisseurs de logiciel FMAO conçoivent un logiciel par besoin, que ce soit pour la gestion d’espace et la planification des espaces de travail. Pour garantir une utilisation optimale d’un espace, trois fonctionnalités importantes sont à prendre en compte.

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Voyage dans le temps

La gestion des espaces ne concerne pas seulement le présent mais aussi le futur, et l’utilisation programmée des espaces. Même l’historique de l’utilisation des espaces est important pour les analyses, les ICP et la facturation. Avec le « voyage dans le temps » vous pouvez mettre en place une date repère, et ainsi être en mesure de consulter et d’analyser l’utilisation d’un espace à un moment spécifique. Le logiciel CAFM soutient ce processus en enregistrant une date de début et une date de fin (ou une heure) dès qu’un espace est utilisé. Des tableaux graphiques vous informent immédiatement de l'utilisation de l'espace mais aussi des espaces vacants et vous aident aussi à optimiser l’utilisation des espaces. En plus de l’utilisation de l’espace, ce « voyage dans le temps » vous permet aussi de visualiser les changements d’espace c’est-à-dire la modification comme l’agrandissement ou bien le changement d’une salle. La gestion des espaces étant complexe, il est donc nécessaire que le « voyage dans le temps » soit une des premières exigences pour un système FMAO.

Partage des espaces

Toujours à la recherche de plus d’efficacité, l’utilisation des espaces partagés et flexibles est devenue incontournable pour la plupart des entreprises. Plusieurs départements utilisent le même espace, partiellement, à différentes heures ou les deux. Pour garantir cette flexibilité, il est indispensable qu'une solution FMAO soutienne aussi l'utilisation partagée de l'espace. Les départements peuvent alors se voir attribuer un certain pourcentage d’espace, ce qui permet de réunir plusieurs départements dans une seule salle, sans que vous soyez contraint de créer des sous-espaces ou des postes de travail flexibles. Ce qui vous permet d’analyser en détail l’utilisation de ces espaces ainsi que graphiques vous permettant de visionner les espaces vacants et utilisés.

Simulation

La simulation est un processus complexe pour trouver l'équilibre entre l'offre et la demande et les besoins d’espaces. De nouveaux concepts comme les lieux de travail partagés et les espaces à projet influencent la demande en espaces. L’activité principale de l’entreprise détermine les départements qui sont susceptibles de travailler ensemble et donc doivent être rapprochés. Au fil des ans, l'offre en espaces s'est également modifiée par l'achat ou la vente de biens immobiliers, la reconduction ou la fin des contrats de location. Il est donc clair que la simulation est d’une grande importance pour pouvoir analyser et valider plusieurs scénarios pour la planification des espaces. Le logiciel FMAO gère la planification des espaces d’un point de vue stratégique mais aussi opérationnel, avec des tableaux graphiques faciles à utiliser, une fonctionnalité « glisser-déposer » intuitive et des rapports clairs. Ceci vous permet de comparer plusieurs futurs scénarios sans interférer avec vos processus de gestions des espaces actuels. En définitive, c’est vous qui choisissez et implémentez le scénario de votre choix.

Jos Knops
Director Global Product Marketing