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21 mai 2015

Vous n'êtes pas seul

Imaginez que la gestion de la maintenance de votre organisation ne soit pas automatisée. Comment vous y prendriez-vous pour répartir la charge de travail ? Vous avez dix collaborateurs sur le terrain dont trois se sont fait porter malades. Il vous appartient de redistribuer tous les ordres de travail qui s’empilent sur votre bureau, par discipline puis par région ou secteur fonctionnel, de façon à obtenir une répartition équilibrée du travail par collaborateur.

Livre Blanc - IWMS - Solution de gestion intégrée de l'environnement de travail

Le comité de direction n'est pas toujours conscient des bénéfices qu'apporte une solution de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS).

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OK – pas de problème. C’est bon ?

Malheureusement, c’est une situation qui arrive très souvent. Selon le rapport Facilities Management Software BuyerView 2015 publié par Software Advice, de nombreuses entreprises aux États-Unis n'utilisent absolument pas de système du tout (28 %), ou se servent d’un papier et d'un crayon (23%), de feuilles de calcul (12 %) ou d'une combinaison d'autres solutions (10 %).

Je vais souvent dans des entreprises qui combinent les méthodes ci-dessus. Elles collectent des données dans des feuilles de calcul Excel, des bases de données Access ou d'autres logiciels isolés. Regrouper ces données de façon fiable et dans un délai raisonnable est pour elles mission impossible. En outre, une grande partie des informations n’existe que dans la tête de certains collaborateurs.

J'ai rencontré un jour un homme qui avait conçu une feuille de calcul Excel des plus complexes pour des projets d'investissement à grande échelle. Il était le seul à savoir comment la feuille de calcul fonctionnait et l'entreprise était totalement dépendante de lui. Il s'opposait férocement à toute tentative d’acquisition d’un logiciel de gestion de projet car cela menaçait la sécurité de son emploi. Mais ce comportement mettait également l'entreprise en situation de risque.

Or, la réduction des risques est une des raisons avancées par les entreprises pour la mise en œuvre d'une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS). L'amélioration de l'enregistrement de données est le principal motif d'acquisition de ce type de logiciel (35 %). La planification des opérations de maintenance vient en deuxième position avec 22 %.

En lisant ce rapport, je n’ai pas pu m’empêcher de penser que beaucoup de gestionnaires de l'immobilier et de facility managers devraient avoir connaissance de ces chiffres. Bon nombre d'entre vous pensent être à la traîne, mais vous n'êtes pas seul. Le rapport montre que beaucoup, beaucoup d'autres entreprises travaillent encore activement à revoir et mettre à niveau leur méthode manuelle.

Cela dit, il y a une chose dans le rapport avec laquelle je ne suis pas d’accord : je ne comprends pas comment il est possible pour les collaborateurs sur le terrain de faire leur travail sans application mobile. Ce n'est tout simplement pas logique. Qu'importe que vous ayez un seul bâtiment ou cinquante. Vos techniciens d’intervention sont payés pour être présents sur le terrain, à proximité des équipements qui doivent être réparés ou entretenus. Ils ne devraient pas perdre de temps à aller et venir pour actualiser des données sur un ordinateur et recevoir de nouveaux ordres de travail. Pourquoi ne pas le faire en temps réel ?

Pour l'instant, soyez rassuré : vous n'êtes pas seul à chercher à comprendre les nouvelles manières de travailler et comment profiter au mieux de la technologie disponible.

Michael Habeeb
Former Sales Director Planon North America