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Qu’est-ce qu’un logiciel gmao ?

Un logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) permet aux investisseurs en immobilier, propriétaires, gestionnaires, occupants ainsi qu’aux prestataires de services, d’exploiter et d’entretenir les bâtiments occupés, ou dont ils assument la maintenance. La GMAO vise en premier lieu à assister les services de maintenance et de gestion multi technique dans leurs missions. Un logiciel GMAO les aide à planifier, enregistrer et contrôler tous les types de travaux de maintenance, que ceux-ci soient traités en interne ou sous-traités.

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Bénéficier d'une documentation à jour et d'une maintenance correcte de vos bâtiments et de vos installations est essentiel pour assurer la continuité des activité et éviter une perte de qualité des assets.

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A cause de la grande complexité des réglementations sur la maintenance, la santé et la sécurité et le travail avec des substances dangereuses, il est indispensable que l’exécution des travaux d’entretien soit planifiée, contrôlée et documentée avec le plus grand soin. La GMAO fournit aux facility managers, responsables de l’environnement de travail, responsables de sites, responsables de planning, exécuteurs et superviseurs les outils qui garantissent une exécution des travaux. Un logiciel de gestion de la maintenance accompagne les professionnels dans 5 processus identifés.

 

1. Planification, ressources et dispatching

Le plus souvent fullweb, un logiciel de GMAO propose des outils pour la planification des tâches et des ressources et des tableaux graphiques qui vous permettent de visualiser l’ensemble des travaux de maintenance à venir. Grâce à la fonctionnalité « glisser-déposer », vous pouvez déplacer, reporter, réunir ou séparer vos travaux de maintenance. L’impact sur la charge de travail et sur les budgets est recalculé et visualisable immédiatement. Le logiciel de maintenance est une aide à la planification des ressources et vous permet d'attribuer les travaux à des équipes ou à des techniciens, en fonction de leur disponibilité, de leur charge de travail et de leurs compétences. Une fois les travaux planifiés et attribués, le logiciel GMAO distribue automatiquement la tâche à effectuer en envoyant un ordre de travail par email ou via les applications mobiles attachées.

2. Gestion des ordres de travail

En stockant l’ensemble des travaux d’entretien et de maintenance et des ordres de travail (OT) dans une unique base de données, vous pouvez rechercher facilement les tâches de maintenance en cours, clôturées ou planifiées par site, par bâtiment, par équipement, par technicien, etc. Pour chaque mission, des détails tels que le statut, le temps consacré, les matériaux utilisés, la documentation, le suivi des actions, le budget prévu et les coûts réels sont enregistrés et disponibles sous forme de rapports. La GMAO permet de déplacer, reporter, réunir ou séparer vos travaux de maintenance sur un même planning. L’impact sur la charge de travail et sur les budgets est recalculé et visualisable immédiatement. Le logiciel de maintenance est une aide à la planification des ressources et vous permet d'attribuer les travaux à des équipes ou à des techniciens, en fonction de leur disponibilité, de leur charge de travail et de leurs compétences. Une fois les travaux planifiés et attribués, le logiciel GMAO distribue automatiquement la tâche à effectuer en envoyant un ordre de travail par email ou via les applications mobiles attachées.

3. Sécurité

La maintenance est essentielle pour entretenir de manière sûre et fiable, les équipements, les bâtiments, et de manière plus générale la qualité de l’environnement de travail. L'absence de maintenance ou un mauvais entretien peut mener à des situations dangereuses, des accidents et des problèmes de santé. L’exécution de la maintenance peut être une activité à risques qui doit être effectuée en toute sécurité, avec les protections nécessaires. La GMAO aide à respecter les consignes en matière de santé et de sécurité pour pouvoir garantir qu’une exécution sûre de la tâche ainsi qu’un environnement de travail sain. Le logiciel GMAO inclut toute la documentation nécessaire pour la santé et la sécurité mais aussi les procédures, les listes de contrôle pour tous les travaux de maintenance effectués afin de garantir le respect des consignes..

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Le présent document réunit cinq questions à se poser pour mettre en place une maintenance efficace en évoquant successivement. 

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4. Gestion nomade de la maintenance

Les techniciens de maintenance doivent avoir accès à leur travail n’importe où et à n’importe quel moment. Les applications liées à une GMAO aident les techniciens de maintenance à exécuter efficacement leurs tâches quotidiennes. Ils peuvent, via leur tablette, PC portable ou Smartphone, sélectionner la prochaine tâche à effectuer, lire des instructions de travail spécifiques, rechercher l’historique d’entretien, enregistrer les matériaux utilisés ou clôturer une tâche en demandant une signature à un client. La maintenance via des applications mobiles comprend aussi des exercices de supervision, des contrôles de santé et de sécurité et des évaluations de risques pour garantir le respect des obligations contractuelles ou de la législation et de la réglementation en vigueur.

5. Surveillance et analyse

Pour assurer une maintenance efficace, des tableaux de bord, des analyses et des rapports aident les responsables à identifier des améliorations possibles et des économies potentielles. Un logiciel GMAO offre une large gamme de tableaux de bord ainsi que des Indicateurs Clés de Performance (KPI) afin d’analyser la performance des équipements, l’efficacité du programme de maintenance et des investissements. Les tableaux de bord en ligne vous permettent en outre de contrôler les prestations et de voir si celles-ci satisfont aux niveaux de services (SLA), le temps de fonctionnement, délais de mise en œuvre, coûts et qualité. Grâce à ces tableaux de bord, les responsables de planning ont une vision directe des travaux en cours, des risques possibles et des retards dans l’exécution des travaux.

Faire des économies grâce à la GMAO

La maintenance corrective, souvent occasionnée par des pannes ou un entretien défectueux coûte, chère parce qu'elle n’est ni prévue ni budgétisée mais nécessite cependant une action rapide. Il est donc nécessaire qu’un entretien préventif ait lieu. Cet entretien est souvent fixé en fonction de conditions de garantie, des exigences de qualité ou de la législation. Des travaux d’entretien bien effectués et échelonnés dans le temps permettent de réduire la maintenance réactive, y compris les coûts et les efforts qui y sont liés. Toutefois, 40% des entretiens préventifs programmés ne sont pas effectués au bon moment, c’est-à-dire qu’isl sont effectués trop tôt ou trop tard. Si la maintenance est effectuée trop tard elle engendre des coûts, si elle est effectuée trop tôt cela équivaut à un gaspillage de temps et d’argent.

La GMAO vous aide aussi à garantir l’exécution de l’ensemble des travaux de maintenance en se basant sur les conditions des équipements. Dès que l'état d’un équipement est connu, la GMAO calcule et programme automatiquement les activités de maintenance afin de maintenir l’état des équipements. Des livrets d’entretien, courbes de détérioration et catalogues des coûts fournissent des données à la GMAO afin de garantir une exécution de l’entretien au bon moment. Ainsi la maintenance est contrôlée en temps réel par la GMAO en établissant un suivi des équipements et des données. Les bâtiments et les équipements intelligents sont connectés avec votre système informatique. Grâce à cette interconnexion, les données concernant les points de mesure, les heures de production, les pannes de courants, la production, la consommation d’énergie sont collectées en temps réel dans le logiciel GMAO.

Mais comment pouvez-optimiser vos travaux de maintenance sans courir aucun risque ? Une vision plus holistique de la maintenance peut vous aider à éviter l’entretien et donc à réduire les frais, les efforts et le gaspillage qui y sont liés. En combinant la GMAO avec une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail (Integrated Workplace Management System - IWMS), vous pouvez analyser la pertinence de la maintenance en fonction de votre stratégie immobilière, l'utilisation de l'espace, le comportement des utilisateurs ou les objectifs en matière de développement durable.
Pourquoi faire l'entretien d’un bâtiment qui sera in fine démoli ? Pourquoi effectuer l’entretien des équipements de CVC dans des espaces qui ne sont pas utilisés ? Pourquoi ne pas réduire les efforts d’entretien en faisant appel à des contrôles sur la consommation énergétique ? Cette vision holistique est la clé d’une optimisation des coûts, de la pérennité de l’entreprise et d’une stratégie d’entretien durable.

La GMAO et la gestion des équipements (EAM – Enterprise Asset Management)

Dans des secteurs d’activité comme les entreprises publiques, l’industrie manufacturière, l'industrie pharmaceutique, la santé et l’immobilier, les équipements physiques représentent une partie importante du capital et de l’investissement de l’entreprise. Le temps de fonctionnement des équipements de production, appareils techniques, machines, bâtiments, CVC et infrastructures déterminent la productivité et la pérennité de l’entreprise. Chaque panne peut coûter cher. De plus, la gestion et l’entretien de ces moyens de production doivent satisfaire des exigences des normes environnementales et professionnelles d’hygiène et de santé.

La gestion des équipements et l’outil de gestion de vie des équipements aident les entreprises à maximiser le retour sur investissement de la totalité du portefeuille de leur équipement en optimisant la productivité des moyens de production et en minimisant les coûts du cycle de vie. Ces coûts comprennent l’achat, l’obtention, le remplacement, l’exploitation, l’entretien et destruction. Dans la plupart des cas, l'exploitation (y compris la consommation énergétique) et l'entretien technique représentent plus de 80% des coûts du cycle de vie. Ce qui fait de la GMAO une fonctionnalité clé de la gestion des équipements en effet :

  • La GMAO fournit des informations permettant la prise de décision afin de savoir s'il est plus rentable de poursuivre l'entretien d'un équipement ou de le remplacer
  • La GMAO planifie des opérations de maintenance en fonction des heures de production, la consommation d’énergie ou l’état technique
  • La GMAO dispose d’une documentation de cycle de vie de l’équipement, y compris les instructions d'entretien, les procédures de santé et de sécurité, les conditions de garantie, l'historique d'entretien et les coûts
  • La GMAO garantit une exécution correcte de tous les travaux, y compris la planification des ressources, le dispatching des missions, les applications mobiles pour les techniciens, le contrôle du temps, du budget et de la qualité. nie
  • La GMAO fait l’analyse de tous les actifs et les équipements que ce soit en termes de coûts, performance, fiabilité, temps de panne, utilisation, temps consacré à l’entretien ou aux réparations et la maintenance prévisionnelle.

Dans le Facility Management et la gestion de l’immobilier(RE), la GMAO est dans la plupart des cas intégrée une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail (Integrated Workplace Management System - IWMS). Ces solutions contiennent des processus de gestion des équipements qui s'orientent sur des actifs importants du facility management et de la gestion immobilière comme les bâtiments, les postes de travail, les appareils techniques et les installations.

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