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Logiciel de Facility management, un élément clé de la stratégie

Définition du Logiciel de Facility Management (FM). Le logiciel pour le Facility Management (FM) a évolué et est passé d’un système d’inventaire et d’enregistrement de données sur les bâtiments et les équipements à un système basé sur l’augmentation de l’efficacité de planification et d’exécution des processus. . Un logiciel de Facility Management regroupe la gestion des flux de données, de vastes possibilités de reporting et d’analyses d'exploitation. Le logiciel FM est souvent intégré avec d’autres systèmes, comme des logiciels ERP, les systèmes de gestion technique de bâtiment, des solutions GIS, des modèles BIM ou des logiciels CAD. Par ailleurs, de plus en plus d'entreprises confient la gestion de leurs services techniques à des prestataires de services. Ainsi, le logiciel FM contient une fonctionnalité pour le contrôle des accords conclus pour les prestations SLA), la qualité et les budgets. Certains fournisseurs mettent à disposition leur logiciel de Facility Management en Saas (Software as a Service), permettant ainsi une certaine flexibilité d’utilisation tout en réduisant les coûts d’acquisition et d’entretien.

En plus du support opérationnel dans les processus de Facility Management – comme la gestion des espaces , la gestion de la maintenance et la gestion des services – le logiciel de facility management assiste les Facility managers en leur fournissant des informations et des analyses de qualité qui les aident à prendre les bonnes décisions, à mettre en œuvre des mesures correctives ainsi qu’à contrôler les résultats. Mais que doit-on réellement savoir à leur sujet ?

1. Quels sont les coûts d’un logiciel FM et l’économie réalisable grâce à lui ?

Tout commence par la transparence, un enregistrement et une attribution correcte des coûts. Dans de nombreux cas, un système d’informations et de gestion du Facility Management est connecté aux systèmes financiers pour supprimer la saisie manuelle et garantir une cohérence des données. Le logiciel pour le facility management permet de visualiser l’ensemble des coûts dans des tableaux de bord, comme les coûts annuels par mètre carré, les coûts mensuels par poste de travail ou encore les coûts par utilisateur. Ces rapports vous permettent d’identifier le potentiel d’économie sur la base des tendances, des anomalies ou d’une analyse comparative externe.

2. Comment aligner ma gestion immobilière et mes services techniques avec des besoins en constante évolution grâce à une solution de gestion du facility management

Le Facility Management vient en aide au cœur de métier de l’entreprise grâce aux prestations de gestion des services et des équipements. Le logiciel FM aide les gestionnaires immobiliers et les facility managers à prévoir les besoins futurs, à créer différents scénarios et à analyser leur impact sur les services immobiliers et techniques. Ceci leur permet d’augmenter leur participation aux activités principales de l’entreprise ainsi que d’assurer une cohérence entre les services, la gestion des installations et des équipements et l’évolution des besoins.

3. Quelle-est la meilleure stratégie de sous-traitance du facility management

De nombreuses entreprises sous-traitent la gestion des installations ou la gestion de leur immobilier - comme le nettoyage, la restauration, la protection ou l'entretien - à des prestataires de services. Des prestataires de services FM importants ou ayant une dimension internationale offrent de gérer pour vous l’ensemble de vos installations et services. Les logiciels pour le Facility Managament aident à décider de la meilleure stratégie d’achat grâce à des informations sur l'immobilier, les espaces, l'inventaire, les services, les processus, les coûts et les souhaits du client. Une fois que la stratégie est déterminée, le logiciel de gestion du FM aide à contrôler les prestations de vos fournisseurs ainsi qu’à mettre en œuvre rapidement les modifications ou les nouveaux contrats.

4. Comment les clients évaluent les prestations de services grâce à un logiciel FM

Le Facility Management est un service orienté client. Le logiciel de Facility Management contribue fortement à cette approche en intégrant les services FM, IT et RH dans une unique solution offrant aux collaborateurs, à tout moment et partout, un accès aux prestations de services à tout instant via le web. Le logiciel FM offre aussi des outils pour valider la manière dont est vécue la qualité des prestations de services grâce à des enquêtes automatisées et des formulaires de retour. Ce type d’information aide les facility managers à améliorer sans cesse leurs prestations de services et ainsi augmenter la satisfaction des clients.

5. Adapter les concepts de lieux de travail à la mobilité des collaborateurs avec un logiciel de Facility Management

Des aspects tels que la globalisation, le développement durable, la responsabilité sociale des entreprises (RSE) et la progression de la technologie contribuent à une flexibilité croissante des collaborateurs. Ils sont plus mobiles que jamais : on travaille de chez soi, dans le train, dans les lieux publics et à des postes de travail flexibles. Le logiciel de Facility Management vous permet d’adapter votre offre de postes de travail et de services à la mobilité de vos collaborateurs.

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Articles & livre blancs | 22/07/2015
Livre Blanc - La nouvelle génération de logiciels de facility management – Le moment est venu de planifier votre stratégie

Il est nécessaire pour les professionnels de la gestion immobilière et du FM de planifier l'évolution des besoins de votre organisation. Mais quelle est la meilleure façon de prédire l'avenir pour garantir que vos anticipations soient aussi précises que possible ? 

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Webinaires & vidéos | 05/03/2015
Webinaire - Comment l'innovation rend une solution immobilière IWMS opérationnelle et facile à utiliser

La plupart des Solutions de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS) sont conçues et spécialement construites pour l’usage exclusive de chacun des métiers immobiliers (maintenance, gestion des espaces, gestion du parc immobilier, etc.). 28:08 Anglais 

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Articles & livre blancs | 28/11/2018
Article - Équilibrer les priorités

De nombreux facteurs commerciaux transforment le secteur du FM. Dans le numéro du magazine FMJ (IFMA) consacré à l’évolution du FM, Planon propose un article décrivant trois des dernières tendances du marché qui impactent les prestataires de services et donc leurs clients. 

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Logiciel FM pour les prestataires de services

Les fournisseurs pour les professionnels de Facility Management, de la maintenance ou de la gestion immobilière ont adopté le logiciel de facility management comme élément pour leurs prestations de services. Ces systèmes aident à améliorer la planification, l'exécution et la qualité des prestations de services.

Fonctionnalité d’un logiciel de Facility Management

D’un point de vue fonctionnel, les prestataires de service ont de grandes exigences en ce qui concerne l'organisation, la répartition, l'exécution et le contrôle des contrats conclus avec leurs clients. Ces logiciels modernes proposent aussi des applications mobiles tout en garantissant le respect des consignes de sécurité, la gestion des stocks et des achats. La standardisation est un point critique pour les prestataires de services FM. Elle permet d’augmenter l’efficacité et la flexibilité, d’améliorer la production et la qualité. Le logiciel pour le Facility Management permet aux prestataires de services de standardiser les processus d’exploitation et les flux de données pour plusieurs projets ainsi que les contrats clients dans une unique solution.

Intégration financière du logiciel de FM

Une facturation correcte et rapide est un point essentiel du modèle d’activités pour chaque prestataire de service FM. Dans la plupart des cas, la facturation est suivie dans un système financier ou dans un ERP. En raison du fait que le logiciel de Facility Management contient une quantité de données importantes pour la facturation – comme le temps consacré, les frais de déplacement et les matériaux utilisés – une intégration homogène et bidirectionnelle avec le système financier représente une condition importante pour une mise en œuvre réussie.

Continuité des activités grâce aux logiciels FM

Étant donné que le Facility Management est l’activité principale des prestataires de services la disponibilité du logiciel pour le Facility Management est d’une grande importance. Il est donc nécessaire que les utilisateurs opérationnels ainsi que les managers aient accès au système de gestion du FM à tout moment et partout. Une assistance mondiale et une réponse rapide en cas de question, une installation sûre des mises à jour du logiciel sont primordiaux pour la continuité des activités.

Les success stories Planon

Étude de cas - UniCredit

Découvrez comment UniCredit a mis en œuvre une nouvelle stratégie de sous-traitance FM et comment le logiciel Planon permet une exécution et un contrôle fluides des processus pour augmenter la transparence, l'efficacité et la qualité des services.

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Elizabeth Harris, responsable informatique pour l’immobilier: « En trois mois, la solution nous a permis de réduire de moitié notre retard en maintenance. »

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