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Définition du logiciel de gestion de l'immobilier d'entreprise (Corporate Real Estate Software)

Que ce soit dans les secteurs du logement, de l'hôtellerie et de la restauration, ou bien de l'immobilier commercial ou d'entreprise, les gestionnaires de patrimoine immobilier ont des besoins très particuliers en matière de technologies et de logiciels. Les responsabilités et la diversité des tâches relatives à la gestion immobilière rendent le défi encore plus ardu. Propriétaires, investisseurs, gestionnaires de fonds, locataires, facility managers ou prestataires de services, tous ont des besoins spécifiques quant à l’utilisation d’un logiciel de gestion du patrimoine immobilier d’entreprise. De nombreuses solutions sur le marché répondent à ces besoins, sous forme de solutions spécifiques ou de logiciels intégrés.

La fonction de gestion de l’immobilier dans une solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (Integrated Workplace Management System, IWMS) se concentre essentiellement sur les processus d’immobiliers d'entreprise (Corporate Real Estate, CRE), que ce soit pour les propriétaires ou pour les locataires. En gestion immobilière, une solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (IWMS) prend en charge l’ensemble des processus d'entreprise tels que la gestion des locations, du portefeuille immobilier et des transactions, ou la planification immobilière stratégique. Contrairement aux autres outils, dans une Solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail, ces fonctions de gestion immobilière sont associées à des processus immobiliers notamment la gestion de la maintenance, de l’environnement de travail, du facility management ainsi qu’au développement durable.

L’impact financier que représentent les biens immobiliers de l’entreprise (CRE) associé au besoin de transparence du portefeuille ainsi qu’à la conformité et la continuité des activités, fait de l’implémentation d’une solution pour la gestion de l'immobilière une priorité pour les entreprises. Parce que les marchés et les données démographiques évoluent rapidement, les entreprises qui exploitent et opèrent dans plusieurs filiales ou sur des sites différents ont un besoin urgent en systèmes de gestion de l’immobilier. Pour le secteur bancaire, de détail, pharmaceutique, ou de la restauration, les acquisitions et les ventes immobilières doivent avoir lieu rapidement, quant aux résiliations ou renégociations de baux ils doivent être effectués en temps et en heure.

Infographic - Gardez le contrôle de votre portefeuille immobilier et de vos contrats, respectez vos obligations financières

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Webinaires & vidéos | 21/11/2016
Webinaire - L'immobilier d'entreprise vu sous un autre angle

Ce webinaire aborde les différents facteurs qui déterminent vos priorités pour l'immobilier et montre également comment la solution IWMS de Planon peut assurer la transparence et la conformité de votre portefeuille immobilier. 38:38 Français 

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Articles & livre blancs | 14/01/2016
Livre Blanc - Patrimoine Immobilier d’Entreprise : pas de benchmark sans données correctes

Les organisations cherchent de plus en plus à obtenir des données stratégiques concernant leur portefeuille immobilier. Ceci a souvent lieu dans le cadre d’un processus de centralisation de la gestion du patrimoine au sein d’un seul département. Cependant, disposer d’informations stratégiques dans le domaine du patrimoine immobilier ne suffit pas : sans contexte de référence, il est impossible d’identifier le potentiel d’optimisation, d’engager des actions ciblées et d’évaluer les résultats. C’est pourquoi il est crucial d’effectuer un benchmark avec des organisations identiques et de disposer… 

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Articles & livre blancs | 22/07/2015
Livre Blanc - La nouvelle génération de logiciels de facility management – Le moment est venu de planifier votre stratégie

Il est nécessaire pour les professionnels de la gestion immobilière et du FM de planifier l'évolution des besoins de votre organisation. Mais quelle est la meilleure façon de prédire l'avenir pour garantir que vos anticipations soient aussi précises que possible ? 

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Gestion locative et contrats de location avec un logiciel de gestion de l’immobilier

La fonctionnalité de base de tout logiciel de gestion de l’immobilier est la gestion des baux pour les propriétaires et les locataires. Grâce à une gestion combinée des baux pour les bailleurs et les locataires au sein d’un seul et même logiciel, les sociétés spécialisées dans la gestion de l’immobilier d'entreprise  (CRE) sont en mesure de gérer à la fois les biens immobiliers acquis et les biens loués de manière plus efficace. Dans les deux cas, tous les aspects financiers de la gestion de baux, tels que le paiement des loyers, les revenus locatifs, les prévisions financières, l'ajustement des prix, l'indexation des prix et le calcul des coûts de services sont gérés dans une unique solution.

Chaque contrat de location est différent et peut inclure des accords complexes et d’autres variables. Un logiciel est alors nécessaire pour gérer toutes ces spécificités. Ce qui permet aux entreprises de juger les différentes options de location, de renouveler et d'archiver leurs contrats, de surveiller les obligations financières et légales par le biais de notifications automatiques que ce soit pour les échéances ou les résiliations. Le logiciel de gestion du patrimoine immobilier permet aussi d’aligner proactivement leurs biens immobiliers aux futures demandes.

Dans le domaine de la comptabilité des baux, des changements concernant la classification des locations et des coûts de location ont été annoncés par le Financial Accounting Standards Board (FASB) et l'International Accounting Standards Board (IASB). Ces changements auront un impact non seulement sur les pertes et profits, ainsi que sur le bilan de la plupart des entreprises, mais également sur les pratiques administratives des gestionnaires, comptables et contrôleurs. En outre, il sera notamment demandé aux entreprises de capitaliser les baux d'exploitation et de les inscrire à l'actif et au passif de leur bilan. La définition du paiement des loyers sera également modifiée et inclura des loyers variables, des paiements contractuels et des renouvellements de loyers. Ces changements s'appliquent à la location de nombreux types d'actifs, incluant aussi la gestion immobilière liée au bail des entreprises présentant leurs états financiers selon les normes US-GAAP (FASB) et IFRS (IASB).

Gestion des portefeuilles et planification des activités immobilière avec un logiciel de real estate

Une gestion immobilière efficace commence par des données fiables et de la transparence. Dans le logiciel de gestion de l’immobilier (real estate), il existe un logiciel de gestion des portefeuilles immobiliers qui vous fournit un aperçu clair et synthétique de celui-ci. Il vous permet notamment d’avoir des informations telles que les conditions techniques, l'utilisation des espaces et de l'environnement de travail, la planification de scénarios, les visualisations CAO et les rapports sur le patrimoine immobilier. Ces systèmes vous garantissent que la stratégie immobilière et votre portefeuille immobilier sont cohérents avec les objectifs de votre société. En outre, la planification stratégique de scénarios immobiliers vous permet d'analyser les performances réelles de votre portefeuille par rapport à vos objectifs en termes d'organisation, et d'identifier les lacunes de votre stratégie actuelle. Elle met également à votre disposition les outils nécessaires pour combler ces lacunes. Pour cela, deux fonctionnalités, la première nommée gestion des transactions, pour l'acquisition ou la vente de propriétés. La seconde appelée gestion des projets d'investissement pour planifier, gérer et contrôler vos dépenses.

Ce logiciel de gestion des portefeuilles immobiliers permet aux entreprises d'accéder de manière simple et rapide au coût total de propriété (TCO) de tous leurs biens immobiliers et ainsi prendre des décisions financières. Grâce à la vue d'ensemble de votre portefeuille immobilier, ces solutions vous donnent les moyens de faire des choix stratégiques fondés sur le cycle de vie prévisionnel de vos bâtiments. Les dirigeants peuvent ainsi identifier les zones dans lesquelles il est possible de réaliser d'importantes économies. Ils ont aussi accès aux informations nécessaires pour planifier avec précision de futurs flux de capitaux.

Les logiciels de gestion de l’immobilier qui incluent la gestion des portefeuilles sont généralement appelés IWMS (Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail) et soutiennent les entreprises pour la normalisation des processus et des données afin d’établir des rapports fiables et conformes. Ces logiciels permettent également d'effectuer des analyses comparatives en interne et en externe.

Les logiciels de gestion de l’immobilier et les solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (IWMS)

Les entreprises bénéficient de nombreux avantages lorsqu'elles combinent leurs logiciels de gestion immobilière en une seule et unique solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail. Toutes les données immobilières sont enregistrées une seule fois, dans une base de données unique. Elles sont utilisées dans divers processus dans le cadre de la gestion des biens immobiliers, de la maintenance des espaces, du facility management et du développement durable. Ce qui garantit des données de qualité, des rapports sur les Indicateurs Clés de Performance (KPI) et une analyse du portefeuille. L'intégration de ces différents processus permet de gérer les activités stratégiques, tactiques et opérationnelles en lien avec les bâtiments et les biens immobiliers à partir d'une seule et même solution intégrée. Ce qui donne l’opportunité d’identifier de potentielles améliorations et de les mettre en œuvre mais aussi de réduire le coût total de propriété (TCO) de votre portefeuille.

Les solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (IWMS) offrent des capacités d'intégration ultramodernes grâce à des systèmes d'information géographique (SIG) pour visualiser les mappages de portefeuilles ou grâce au BIM (Building Information Modeling ou Maquette Numérique du Bâtiment) pour maximiser la réutilisation des informations de conception et de réalisation au cours du cycle de vie de chaque bien immobilier et des systèmes tels que SAP pour intégrer des processus et des contrôles financiers.

Indicateurs de performance et solution de gestion du patrimoine immobilier

De nouveaux indicateurs de performance sont disponibles dans la solution Real Estate Management sous la forme d’un tableau de bord pour un management visuel. Cette vision globale et fiable sur l’ensemble de votre portefeuille immobilier permet d’identifier et d’analyser les axes d’amélioration et de mettre en place des actions correctives.

Les success stories Planon

Étude de cas - Danfoss

Martin Hansgaard, consultant portefeuille au sein du service immobilier : « Avec la solution Planon, nous disposons d’un référentiel homogène et de qualité avec toutes les données de base de notre immobilier au niveau mondial. »

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Étude de cas - UniCredit

Découvrez comment UniCredit a mis en œuvre une nouvelle stratégie de sous-traitance FM et comment le logiciel Planon permet une exécution et un contrôle fluides des processus pour augmenter la transparence, l'efficacité et la qualité des services.

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