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Que couvre un logiciel intégré de gestion de l'immobilier d'entreprise

Que ce soit dans les secteurs du logement, de l'hôtellerie et de la restauration, ou dans ceux de l'immobilier commercial ou d'entreprise, les gestionnaires de patrimoine immobilier ont des besoins très particuliers en matière de technologies et de logiciels. Les responsabilités et la diversité des tâches relatives à la gestion de l’immobilier rendent le défi encore plus ardu. Propriétaires, investisseurs, gestionnaires de fonds, locataires, facility managers ou prestataires de services, tous ont des besoins spécifiques quant à l’utilisation d’un logiciel de gestion du patrimoine immobilier d’entreprise. De nombreuses solutions sur le marché répondent à ces besoins, sous la forme de solutions dédiées ou de logiciels intégrés.

Les Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (Integrated Workplace Management Systems, IWMS) prennent en charge, autant pour les propriétaires que pour les locataires :

  • L’ensemble des processus d’immobilier d’entreprise (Corporate Real Estate, CRE) : gestion des locations, du portefeuille immobilier et des transactions, ou encore planification immobilière stratégique.
  • Des fonctions complémentaires par rapport à des solutions dédiées :gestion de la maintenance, de l’environnement de travail et du facility management, et gestion du développement durable.

Un logiciel de gestion immobilière devient une priorité pour les entreprises en raison de l’impact financier que représente l’immobilier d’entreprise (CRE), associé au besoin de transparence du portefeuille et de conformité et de continuité des activités. Ceci est d’autant plus vrai pour les entreprises qui exploitent et opèrent dans plusieurs filiales ou sur des sites différents. Pour les entreprises du secteur tertiaire notamment, un logiciel de gestion de l’immobilier permet de répondre à des problématiques telles que des acquisitions et ventes immobilières qui doivent avoir lieu rapidement oudes résiliations/renégociations de baux qui doivent être effectuées en temps et en heure.

Gestion des portefeuilles et planification des activités immobilières avec un logiciel de gestion immobilier entreprise

Une gestion immobilière efficace commence par des données fiables et transparentes. Tout logiciel de gestion de l’immobilier comporte une fonctionnalité de gestion de portefeuille fournissant un aperçu clair et synthétique de celui-ci. Cela peut passer par des informations sur les conditions techniques et l’utilisation des espaces et de l’environnement de travail ou par la planification de scénarios et la création de visualisations CAO et de rapports sur le patrimoine immobilier. Ces outils garantissent la cohérence de votre stratégie immobilière et de votre portefeuille avec les objectifs de votre société. La planification stratégique de scénarios immobiliers, notamment, permet :

  • d'analyser les performances réelles de votre portefeuille par rapport à vos objectifs,
  • d'identifier les lacunes de votre stratégie actuelle.
  • de mettre à votre disposition les outils nécessaires pour combler ces lacunes : d’une part via la gestion des transactions d'acquisition ou de vente de propriétés, et d’autre part via la gestion des projets d'investissement (planification, gestion et contrôle des dépenses).

En renseignant simplement et rapidement les entreprises sur le Coût Total de Possession (TCO) de tous leurs biens immobiliers, ce type de logiciel aide les entreprises à prendre des décisions financières. Avoir une vue d’ensemble de leur portefeuille leur donne les moyens de faire des choix stratégiques fondés sur le cycle de vie prévisionnel de leurs bâtiments. Les dirigeants peuvent ainsi identifier les zones dans lesquelles il est possible de réaliser d’importantes économies et planifier avec précision de futurs flux de capitaux.

Les logiciels de gestion de l’immobilier dotés de fonctionnalités de gestion de portefeuille, généralement au sein d’IWMS (Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail), soutiennent les entreprises dans la normalisation de leurs processus et de leurs données afin d’établir des rapports fiables et conformes. Ces logiciels permettent également d'effectuer des analyses comparatives en interne et en externe. 

Infographic - Gardez le contrôle de votre portefeuille immobilier et de vos contrats, respectez vos obligations financières

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Webinaires & vidéos | 21/11/2016
Webinaire - L'immobilier d'entreprise vu sous un autre angle

Ce webinaire aborde les différents facteurs qui déterminent vos priorités pour l'immobilier et montre également comment la solution IWMS de Planon peut assurer la transparence et la conformité de votre portefeuille immobilier. 38:38 Français 

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Articles & livre blancs | 14/01/2016
Livre Blanc - Patrimoine Immobilier d’Entreprise : pas de benchmark sans données correctes

Les organisations cherchent de plus en plus à obtenir des données stratégiques concernant leur portefeuille immobilier. Ceci a souvent lieu dans le cadre d’un processus de centralisation de la gestion du patrimoine au sein d’un seul département. Cependant, disposer d’informations stratégiques dans le domaine du patrimoine immobilier ne suffit pas : sans contexte de référence, il est impossible d’identifier le potentiel d’optimisation, d’engager des actions ciblées et d’évaluer les résultats. C’est pourquoi il est crucial d’effectuer un benchmark avec des organisations identiques et de disposer… 

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Articles & livre blancs | 22/07/2015
Livre Blanc - La nouvelle génération de logiciels de facility management – Le moment est venu de planifier votre stratégie

Il est nécessaire pour les professionnels de la gestion immobilière et du FM de planifier l'évolution des besoins de votre organisation. Mais quelle est la meilleure façon de prédire l'avenir pour garantir que vos anticipations soient aussi précises que possible ? 

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Gestion locative et contrats de location avec un logiciel de gestion immobilière professionnel

Le principe de base d’une solution intégrée est de pouvoir gérer des baux pour les propriétaires et les locataires au sein d’une solution unique. La gestion de l’immobilier d'entreprise (CRE) traite plus efficacement au sein d’un seul et même logiciel tous les aspects financiers de la gestion de baux, à la fois pour les biens acquis et pour les biens loués : paiement des loyers, revenus locatifs, prévisions financières, ajustement et indexation des prix ou encore calcul des coûts de services.

Chaque contrat de location est différent et peut inclure des accords complexes et autres variables. Un logiciel s’avère nécessaire pour gérer toutes ces spécificités. Il permet aux entreprises de :

  • juger les différentes options de location,
  • renouveler et d'archiver leurs contrats,
  • surveiller les obligations financières et légales par le biais de notifications automatiques, que ce soit pour les échéances ou pour les résiliations,
  • aligner proactivement leurs biens immobiliers sur les futures demandes.

Dans le domaine de la comptabilité des baux, la norme IFRS 16 annoncée par le Financial Accounting Standards Board (FASB) et l'International Accounting Standards Board (IASB) introduit des changements concernant la classification des locations et des coûts de location. Ces changements ont un impact non seulement sur les pertes et profits et sur le bilan de la plupart des entreprises, mais également sur les pratiques administratives des gestionnaires, des comptables et des contrôleurs. Les entreprises aux entreprises de capitaliser les baux d'exploitation et de les inscrire à l'actif et au passif de leur bilan. La définition du paiement des loyers est également modifiée et inclue des loyers variables, des paiements contractuels et des renouvellements de loyers. Ces changements s'appliquent à la location de nombreux types d'actifs, incluant aussi la gestion immobilière liée au bail des entreprises présentant leurs états financiers selon les normes US-GAAP (FASB) et IFRS (IASB).

Logiciels de gestion de l’immobilier et Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (IWMS)

Pour les entreprises, allier leur logiciel de gestion immobilière à une solution globale de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail présente de nombreux avantages.
Toutes les données sont enregistrées une seule fois, dans une base de données unique et utilisées dans le cadre de divers processus afférents à la gestion des biens, à la maintenance des espaces, au facility management et au développement durable. Cette approche donne lieu à des données, à des rapports sur les Indicateurs Clés de Performance (KPI) et à des analyses de portefeuille de qualité.

L'intégration des différents processus permet de gérer simultanément les activités stratégiques, tactiques et opérationnelles relatives aux bâtiments et aux biens et ainsi, d’identifier et de mettre en œuvre des améliorations potentielles tout en réduisant le Coût Total de Possession (TCO) du portefeuille.

Les Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (IWMS) bénéficient de fonctionnalités offrant des capacités d'intégration ultramodernes : il s’agit notamment de systèmes d'information géographique (SIG), qui permettent de visualiser les mappages de portefeuilles, de maquettes numériques BIM (Building Information Modeling), qui contribuent à maximiser la réutilisation des informations de conception et de réalisation au cours du cycle de vie de chaque bien immobilier, ou encore de systèmes de type SAP d’intégration des processus et des contrôles financiers.

Indicateurs de performance et logiciel de gestion immobilière entreprise

La solution Real Estate Management présente de nouveaux indicateurs de performance sous la forme d’un tableau de bord rendant pour une meilleure vision des données. Cette vision globale et fiable de l’ensemble du portefeuille permet d’identifier et d’analyser les axes d’amélioration et de mettre en place des actions correctives.

 

Les success stories Planon

Étude de cas - Danfoss

Martin Hansgaard, consultant portefeuille au sein du service immobilier : « Avec la solution Planon, nous disposons d’un référentiel homogène et de qualité avec toutes les données de base de notre immobilier au niveau mondial. »

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Étude de cas - UniCredit

Découvrez comment UniCredit a mis en œuvre une nouvelle stratégie de sous-traitance FM et comment le logiciel Planon permet une exécution et un contrôle fluides des processus pour augmenter la transparence, l'efficacité et la qualité des services.

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