Rapports & Analyses
Pour un grand nombre d'organisations, les frais de Facility Management (FM) et de Gestion Immobilière (CRE) s'élèvent à plus de 20% du bilan financier. L'automatisation doit permettre aux managers de réduire ces frais de façon drastique et d'augmenter en même temps la productivité de l'entreprise. L'intégration des données et des processus constitue le seul moyen, pour les entreprises, de garder le contrôle de leurs activités-clés. Pour soutenir cette opération, les organisations peuvent choisir parmi différentes solutions logicielles, entre autre les systèmes ERP et IWMS. À quoi servent les systèmes ERP et IWMS ? Quelles sont leurs forces et leurs faiblesses ?
Logiciels ERP et IWMS : une définition
Les logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) constituent la pierre angulaire de nombreuses infrastructures informatiques. Ce type de solutions permet de gérer les activités-clés de l'organisation à partir d'un système cohérent de solutions logicielles intégrées. Très puissants, les systèmes ERP permettent de visualiser les éléments vitaux d'une organisation : achat, logistique, ressources humaines.
L'Integrated Workplace Management System (IWMS) est la dénomination mondialement acceptée pour les solutions logicielles de soutien des processus de Facility Management et de Gestion immobilière. Ce type de solutions fournit des informations fiables en termes de management, veille au respect de la législation et offre un aperçu de la surveillance en temps réel. Les solutions de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS) couvrent cinq domaines essentiels :
- Real Estate and Lease Management
- Facility and Space Management
- Asset & Maintenance Management
- Project Management
- Environmental Sustainability
Points forts et points faibles des logiciels ERP et IWMS
Les solutions ERP et IWMS ont pour objectif de réduire les coûts, d'intégrer les processus d'entreprise et d'augmenter l'efficacité de ces processus. Les deux types de logiciels sont imbattables dans leur domaines respectifs, et ont chacun leurs forces et leurs faiblesses.
Alors qu'un système ERP est axé sur les activités-clés de l'organisation, une solution IWMS est surtout axée sur les processus de Facility Management et de Gestion Immobilière. En utilisant l’ERP existant pour soutenir les processus secondaires, il vous suffit uniquement d'investir dans une seule solution. Ceci permet, dans la plupart des cas, la sauvegarde centralisée et en une seule fois des données, une intégration sous-jacente des processus et la réalisation de rapports concernant ces processus. Ceci dit, un système ERP est-il en mesure de gérer tout cela ?
Dans un système ERP, l'accent est mis sur un processus primaire et non pas sur les processus de FM ou de CRE. De ce fait, il est possible que des fonctionnalités fondamentales pour assurer correctement la prise en charge des processus secondaires soient manquantes. En outre, les solutions ERP étant fortement personnalisées, les transitions vers les nouvelles versions sont coûteuses. Et quand l'ERP couvre à la fois les processus principaux et secondaires, les organisations courent un risque plus élevé en termes de continuité, car la plupart des processus principaux dépendent de ce système ERP.
Les solutions IWMS spécialisées sont souvent mises en œuvre pour obtenir des informations concernant les processus de Facility Management et de Gestion Immobilière, et pour l'exécution de tâches qu'un système ERP n’assure pas ou pas aussi bien. Les solutions IWMS sont acceptées plus vite et plus facilement par leurs utilisateurs potentiels du fait de leur simplicité, de leur facilité d'utilisation et de leur adaptabilité aux souhaits et aux besoins du groupe-cible. D'autre part, un système IWMS est généralement moins cher à l'achat, plus rapide à mettre en œuvre et présente moins de risques. Ceci dit, une solution IWMS ne soutient que les processus d'entreprise dans le domaine du Facility Management et de la Gestion Immobilière.
Ami ou ennemi ?
« Quelle solution est la meilleure ? » A cette question, il n'y a pas de réponse simple. Cela dépend du type d'organisation, des souhaits par rapport à la solution et des objectifs à atteindre. Je vous expliquerai dans un prochain blog tous les éléments qui doivent être pris en considération pour vous aider à faire votre choix.
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