Où en sont les organisations dans la digitalisation de leurs processus de maintenance ?

L'optimisation des processus de maintenance grâce à leur digitalisation est véritablement un sujet d'actualité, comme nous avons pu le constater lors d’un webinaire organisé récemment. Plus de 800 participants de différents pays étaient inscrits, dont un grand nombre de responsables de maintenance et de facility managers. Dans cet article, je vous propose de revenir sur certains résultats intéressants.

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Adoptons la digitalisation

Dans mes contacts quotidiens avec les responsables de maintenance et les facility managers, il s'avère que les processus manuels pour la coordination des bons d’intervention sont toujours courants. Les bons imprimés, les messages e-mail, les fichiers Excel et le téléphone sont fréquemment utilisés. Les conséquences de ce mode de fonctionnement sont prévisibles : des erreurs, une mauvaise communication et un manque de documentation standardisée. Cela engendre aussi une perte de temps. Il est difficile de planifier et de gérer la répartition des bons d’intervention, de mettre à disposition les bonnes informations au bon endroit, ainsi que de contrôler et faire un reporting de l’état d’avancement. En digitalisant leurs processus de maintenance, les organisations pourront dire au revoir à tout ceci.

Quel est le niveau de maturité de la digitalisation

De plus en plus d'organisations intègrent le fait que la coordination des processus de maintenance est beaucoup plus efficace avec des solutions automatisées et mobiles. Nous étions curieux de savoir dans quelle mesure les participants de notre webinaire ont déjà digitalisé leurs processus de maintenance. Nous leur avons donc posé la question : à quel niveau de maturité situeriez-vous votre organisation ? Les participants pouvaient choisir parmi :

  • Faible, nous utilisons des fichiers Excel et diverses solutions spécifiques
  • Basique, nous disposons uniquement des données de base
  • Moyenne, nous disposons de données et de process pour gérer la maintenance corrective
  • Bon, nous avons un contrôle complet de nos données et processus de maintenance
  • Je ne sais pas, notre maintenance est sous-traitée

 

Les résultats de notre sondage montrent que, globalement, la plupart des gens décrivent le niveau de digitalisation de leurs processus de maintenance comme « Moyen ». La deuxième réponse la plus fréquente est « faible », puis « basique ». La majorité des participants ont déjà organisé leurs données et leurs processus pour la maintenance réactive. Cette étape va dans la bonne direction, car la maintenance réactive a un impact majeur sur la continuité des activités et implique souvent des coûts élevés et imprévus. Cela signifie que les bases sont en place et peuvent être optimisées. Cependant, une part importante des participants indique avoir toujours un faible niveau de maturité dans la digitalisation de leurs processus. Ils utilisent par exemple toujours Excel et d'autres systèmes distincts.

Quand nous examinons les différences entre les pays, nous constatons que l'Europe centrale semble être la moins avancée. 38 % des participants d’Europe centrale utilisent différentes solutions et des processus manuels. Par ailleurs, les participants au Royaume-Uni ont obtenu le score le plus élevé avec un niveau « modéré » dans la digitalisation de leurs processus.

Axes d'amélioration

Les organisations disposent de nombreuses possibilités d'améliorationen ce qui concerne la gestion de la maintenance. Mais quel est le défi le plus immédiat ? Quels sont les points qu’ils souhaitent améliorer en particulier ? Nous avons demandé aux participants quelles étaient leurs priorités. Ils pouvaient choisir parmi :

  • Organiser mes données
  • Améliorer la productivité des techniciens sur le terrain
  • Améliorer la planification et le contrôle
  • Répondre aux attentes des clients
  • Respecter les législations

Les résultats montrent que, en moyenne, l'organisation des données est le plus grand défi ; pas moins de 36 % des participants ont choisi cette réponse. Cette étape pose les bases permettant d'aborder les autres points, comme l’amélioration de la productivité des techniciens. Toutes les données, par exemple sur l'historique de maintenance, les bons d’intervention, les délais, les coûts et les techniciens disponibles, doivent être rassemblées dans un système centralisé facile à consulter. Cette étape est essentielle avant de travailler sur d'autres pistes de progrès.

Un GMAO offre une solution

De plus en plus d'organisations reconnaissent l'importance de la digitalisation des processus et investissent dans une solution de maintenance digitale et de service management. L’avantage d’une GMAO est de pouvoir rassembler les données de maintenance de différents sites et de les centraliser dans une seule base de données. Le cahier des charges pour la solution est tout à fait clair : en éliminant tous ces tableurs et logiciels séparés, vous réduisez nettement le temps consacré à la maintenance des données et à leur reporting. Vous pouvez alors prendre des décisions sur la base d'informations fiables.

La force de SamFM est la mobilité pour un quotidien facilité. Les techniciens sur le terrain ont accès aux informations à tout moment, où qu'ils soient et sur n'importe quel type d'appareil, grâce à l’application Smart’Sam. Les gestionnaires supervisent l’exploitation à distance grâce à Smart’Monitoring et les occupants ont accès à toute l’offre de services avec MyServices Mobile. Cela contribue à améliorer la productivité et l'efficacité de ces derniers pour dépasser les attentes de vos clients. 

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Bas Janssen
Former Account Manager Planon Netherlands

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