Klantenportal customer-icon
29 maart 2018

6 problemen die u eenvoudig kunt vermijden door het digitaliseren van uw onderhoudsactiviteiten

Stelt u zich eens voor dat u uw onderhoud beheert met een handmatig proces. Hoe zorgt u dan voor balans in de werklast? Laten we zeggen dat u tien technici in dienst heeft en dat drie van hen zich plotseling ziekmelden. De werkorders, gestapeld op uw bureau, moet u opnieuw rangschikken. Als dit u bekend in de oren klinkt, kan ik u geruststellen: uw organisatie is absoluut niet de enige. Veel organisaties maken nog steeds gebruik van een handmatige methode voor de afhandeling van werkorders. Het is een gewoonte geworden om gegevens te moeten ophalen uit meerdere spreadsheets of uit afzonderlijke softwaresystemen. Dit gaat snel veranderen, zo beweert onafhankelijk onderzoeksbureau Verdantix.

FAQ - 8 veelgestelde vragen over mobiele oplossingen en automatisering om uw onderhoudsbeheer te verbeteren

In deze FAQ gaan we in op vragen die veel organisaties hebben over het verbeteren van hun onderhoudsactiviteiten. Ook vertellen we hoe Planons Integrated Workplace Management System (IWMS) en mobiele applicaties kunnen ondersteunen bij het bereiken van meer efficiency en succes als het gaat om onderhoudsbeheer.

Registreer nu

Onderhoudsbeheer wordt een belangrijke prioriteit

In het rapport 'Green Quadrant® Integrated Workplace Management Systems', legt Verdantix uit dat voor veel organisaties de overweging voor onderhoudsbeheer het hoogst is als het gaat om de aanschaf van facility managementsoftware. Als u het mij vraagt, zou het efficiënter maken van uw onderhoudsbeheerproces door middel van digitalisering uw eerste stap moeten zijn om. Als u vast blijft houden aan de traditionele methoden van pen en papier, Excel-sheets en e-mailcommunicatie voor het afhandelen van werkorders, zult u veel problemen blijven ondervinden. Laat ik de zes meest voorkomende noemen:

1. Onnodige fouten en miscommunicatie

Als uw organisatie nog steeds vertrouwt op papierwerk, ontstaan er al snel fouten. Het is de mens eigen om typefouten te maken, te vergeten informatie die toch wel essentieel is in te vullen of om zelfs papieren formulieren te verliezen. Zelfs wanneer een technicus na het voltooien van zijn werkorder alle informatie in Excel-sheets invult, hoe zorgt u er dan voor dat iedereen hetzelfde proces volgt? Of nog belangrijker, in hetzelfde document werkt? Het spreekt voor zich dat miscommunicatie over de status of de vervolgstappen van een werkorder maar al te vaak aan de orde is.

2. Gebrek aan controle en het monitoren van taken

Als u een systeem mist dat alle informatie verzamelt, hoe weet u dan zeker dat uw technici hun taken succesvol afronden? Als een klant of medewerker belt om de status van zijn aanvraag te controleren, bieden Excel-spreadsheets onvoldoende gegevens voor een betrouwbaar antwoord. Als u echter een systeem gebruikt dat meer informatie bevat, kunt u uw klant ook beter informeren. Zo weet u bijvoorbeeld wie van uw technici de aanvraag behandelt, of ze nog onderweg zijn naar hun bestemming, wanneer het project is gestart en welke materialen nodig waren. Dit maakt verbeterde controle en monitoring mogelijk, wat resulteert in verhoogde transparantie en klanttevredenheid.

3. Het kost veel tijd

Hoe lang duurt het om werkorders toe te wijzen? Hoe lang duurt het voordat een technicus zijn of haar werkorder ontvangt? Hoe lang duurt het voordat de status van een voltooide werkorder is gecommuniceerd naar de backoffice en de aanvrager? Als het antwoord op een van deze vragen langer is dan 'een paar minuten', dan kan het automatiseren van uw onderhoudsprocessen enorme tijdswinst opleveren. Het invullen van papierwerk is een handmatige taak die eenvoudigweg veel tijd van uw technicus in beslag neemt. Vooral wanneer alle informatie opnieuw moet worden ingevoerd in een Excel-sheet na het afronden van een taak. Als uw technici eerst van en naar het kantoor moeten reizen om hun papierwerk af te ronden of de status van hun werkorders bij te werken, gaat er veel tijd verloren. Het gebruik van een systeem dat al gedetailleerde informatie over bedrijfsmiddelen bevat, maakt het proces voor het beheren van werkorders minder tijdrovend. De mogelijkheid om meldingen, werktickets en complete werkorders al vanaf de locatie zelf te ontvangen, helpt de productiviteit en efficiëntie te verbeteren, en daarmee de verwachtingen van klanten te overtreffen.

4. Geen efficiënte planning

Het handmatig opstellen van een planning is lastig, vooral wanneer uw vastgoedportefeuille uit meerdere gebouwen op meerdere locaties bestaat. Het is bovendien nog moeilijker om taken te prioriteren. Een systeem dat u voorziet van actuele informatie over de urgentie van het werk dat moet worden gedaan, helpt u om efficiënt te plannen, zelfs op de dag zelf.

Denk bovendien aan mensen met specifieke vaardigheden of certificeringen, taken die worden uitbesteed, personeel dat op vakantie is; er zijn tientallen factoren die u doen beslissen wie wat op een bepaald moment moet doen. Het automatiseren van uw onderhoudsprocessen helpt u een efficiënte planning te realiseren op basis van alle criteria die u instelt.

5. Geen koppeling met andere processen

Wanneer onderhoudswerkzaamheden handmatig worden gepland, is er geen integratie met andere processen die mogelijk door het werk worden beïnvloed. Wanneer een bedrijfsmiddel wordt vervangen, moet ook de voorraad worden bijgewerkt, en bij voorkeur onmiddellijk en automatisch. Als al het papierwerk eerst moet worden verzameld, is het moeilijk om een ​​goede kostenberekening te maken. Als u beschikt over een systeem dat al deze informatie bevat, hebt u ten alle tijde een actueel overzicht van alles wat u wilt weten.

Ook wilt u scenario’s als deze vermijden: stelt u zich eens voor dat uw preventief onderhoudsplan voorschrijft dat een bedrijfsmiddel moet worden vervangen in een vergaderruimte. Als u niet beschikt over een Integrated Workplace Management System (IWMS), weet u misschien niet dat er net op die dag een belangrijke klantbijeenkomst in die ruimte plaatsvindt. U wilt natuurlijk niet dat deze bijeenkomst door onderhoudswerkzaamheden wordt onderbroken.

Het kan ook zomaar zijn dat uw vastgoedafdeling onlangs heeft besloten om aan het einde van het kwartaal kantoren te verhuizen, zonder dat uw onderhoudsdienst daarover is geïnformeerd. Het is zo'n verspilling van tijd en geld als uw technici bedrijfsmiddelen blijven onderhouden die in de komende twee maanden niet worden gebruikt.

6. Hoog risico op het niet naleven van regelgeving

Zonder gestandaardiseerde processen en bijbehorende documentatie is het heel eenvoudig om wetgeving inzake gezondheid en veiligheid uit het oog te verliezen. Een systeem dat alle noodzakelijke velden bevat die op locatie moeten worden ingevuld, garandeert dat uw onderhoudswerkzaamheden worden uitgevoerd op een manier die voldoet aan wet- en regelgeving.

Met Planon Mobile Field Services kunt u al deze problemen eenvoudig voorkomen. Uw buitendienstmedewerkers voorziet u namelijk snel en veilig van oplossingen die zij op elk mobiel apparaat kunnen gebruiken. Wilt u meer weten over Planon Mobile Field Services? Dan raad ik u aan om deze video te bekijken of onze brochure te downloaden.

Jos Knops
Director Product Marketing