Klantenportal customer-icon
18 oktober 2018

Beoordeel hoe volwassen uw space managementbeleid is

Space management wordt proactiever en meer datagestuurd dan ooit tevoren. Veel organisaties zoeken naar manieren om hun processen te verbeteren om zo te blijven voldoen aan hun behoeften. Ook het transformeren van space management staat hierdoor vaak hoog op de agenda.

Model - Space Management Maturity Model

Wilt u ontdekken welke stappen u kunt nemen om het volwassenheidsniveau van uw space management te verbeteren? Download dan Planons ‘Space Management Maturity Model’.

Download model

Om te beoordelen hoe uw ruimtebeheersprocessen zijn georganiseerd, zijn er zes organisatorische elementen waar u naar zou moeten kijken. Deze zijn allemaal van fundamenteel belang voor het organiseren van bedrijfsprocessen. Zonder de juiste zaken op een gebalanceerde manier te hebben ingericht voor deze elementen, is het vrijwel onmogelijk om op een efficiënte en effectieve manier waarde uit uw space management te halen.

1. Strategie

In het algemeen is het belangrijk dat alle organisatorische activiteiten verband houden met 'het grotere geheel', namelijk het primaire proces. Elk operationeel proces moet de kernactiviteiten ondersteunen en de primaire waardeketen ondersteunen. Voor het primaire proces heeft een organisatie meestal een strategie opgesteld waarin actiepunten zijn gedefinieerd om  langetermijndoelen te bereiken. Uw ruimtebeheeractiviteiten moeten uw organisatie ondersteunen bij het bereiken van deze langetermijndoelen. Daarom moet u uw space managementstrategie baseren op de bedrijfsstrategie en afstemmen op de strategische doelen.

2. Proces

Om de meeste waarde uit bedrijfsprocessen te halen, is het belangrijk dat uw activiteiten in beeld worden gebracht, gestructureerd en afgestemd. Het documenteren en standaardiseren van uw ruimtebeheeractiviteiten helpt om de processen erachter beter te begrijpen en hoe ze moeten worden uitgevoerd. Zodra dit is ingericht, kunnen organisaties nadenken over het uitbreiden van hun activiteiten en het doorvoeren van continue verbeteringen. Wat betreft uw ruimtebeheeractiviteiten is het belangrijk om eerst uw Space ID te bepalen voordat u van start gaat met een breder scala aan activiteiten.

3. Data

Wanneer we kijken naar bedrijfsprocessen, is data heel nuttig voor zowel input als output. Data kunnen de trigger zijn om activiteiten te starten, te stoppen of aan te passen. Daarom is het belangrijk dat de juiste gegevens beschikbaar, toegankelijk, up-to-date en betrouwbaar zijn. Data kunnen nuttige inzichten geven in besluitvorming en verbeteringen. Als het gaat om gegevens voor space management, kan de reikwijdte vrij breed zijn. Dit kan variëren van het definiëren van kamernummers en -namen, tot het toewijzen van ruimten of zelfs het meten van realtime ruimtebezetting. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw data met elkaar verbonden zijn, zodat u er het maximale uit kunt halen. Begin echter eenvoudig: definieer eerst uw Space ID en maak kleine stappen om te verbeteren.

4. Analyse en rapportage

De beschikking hebben over data is één, het omzetten van data in bruikbare informatie en inzichten is twee. Om er zeker van te zijn dat u de juiste beslissingen neemt en de juiste dingen ook goed doet, is het belangrijk dat u de informatie die u uit uw analyse en rapporten haalt kunt vertrouwen. Bovendien moet u uw KPI's afstemmen op de strategische bedrijfsdoelstellingen. Als het gaat om space management, worden analyse en rapportage complexer omdat de hoeveelheid gegevens alleen maar zal toenemen. Het is belangrijk dat u vanuit een centrale positie eenvoudig uw gegevens kunt rapporteren om aan te tonen dat u met uw space managementbeleid waarde toevoegt. Het opslaan van uw gegevens in één database helpt u om dit te doen en biedt een overzicht.

5. Automatisering en technologie

Het op het juiste moment bewaren van de juiste gegevens over ruimten betekent ook dat het mogelijk is om de uitvoering van bedrijfsprocessen te ondersteunen met behulp van automatisering en technologie. Automatisering omvat bedrijfsapplicaties en -tools, zoals een IWMS. Technologie gaat meer over hardware-oplossingen en componenten voor de IT-infrastructuur. Denk aan sensoren, die worden gebruikt om automatisering en gegevensverzameling te ondersteunen. Het helpt uw organisatie om dingen efficiënter en effectiever te doen en betere inzichten te krijgen door bijvoorbeeld sensorgestuurde gegevensverzameling te introduceren. Door realtime ruimtebezetting te meten, krijgt u beter inzicht in het daadwerkelijke gebruik van uw ruimten. Een succesvolle manier om dat te doen, is het gebruik van sensoren die meten of een werk- of vergaderruimte daadwerkelijk bezet is of niet.

6. Organisatorische gereedheid

Door goed doordachte strategieën, processen en rapportage van KPI's te definiëren en door gebruik te maken van automatiseringstechnologieën en -tools, bent u al heel goed bezig. Zonder de support van het hogere management en de betrokkenheid van bekwame en capabele mensen die uw manier van werken begrijpen, haalt u echter nooit het maximale uit uw organisatie. Daarom is de mate waarin uw organisatie klaar is voor deze nieuwe manier van werken ook een belangrijk organisatorisch element. Wat betreft space management is het belangrijk dat uw medewerkers zich bewust zijn van de manier waarop activiteiten moeten worden uitgevoerd. Zo moeten ze uitleg krijgen over het gebruik van ondersteunende applicaties, tools en technologieën. Bovendien krijgt u pas de echte steun van uw organisatie door medewerkers om feedback te vragen over de manier waarop ze de ruimten en faciliteiten ervaren en door verbeteringen aan te brengen op basis van deze feedback.

Bovendien moet uw organisatie in staat zijn om alle (nieuwe) automatisering en technologie te beheren. Dit is alleen mogelijk als het hogere management zich bewust is van de meerwaarde van goed georganiseerd space management. Bovendien moet er aandacht worden besteed aan verandermanagement bij het implementeren of verbeteren van uw ruimtebeheerprocessen.

Om organisaties te helpen ontdekken wat het huidige en gewenste volwassenheidsniveau van hun space management is, heeft Planon het 'Space Management Maturity Model' ontwikkeld. Wilt u weten welke stappen u kunt nemen om uw space management te verbeteren en de kloof te dichten tussen uw huidige en gewenste volwassenheidsniveau? Download dan het model en ontdek het zelf.

Geert-Jan Blom
Global Product Marketeer