Klantenportal customer-icon
01 mei 2014

De complexiteit van het managen van een groeiende projectenportefeuille

Projecten zijn inspirerend. Het gevoel van iets nieuws starten, het organiseren van de kick off en uw plannen presenteren aan de opdrachtgever en uw team. Tegelijkertijd wilt u zorgen dat de positieve verwachting waarmee u start ook wordt gerealiseerd, en draagt u de verantwoordelijkheid van het managen van het budget, de planning, de scope en de kwaliteit…

White Paper - Capital Project Management

Lees hoe IWMS-software Capital Project Management ondersteunt en zo garandeert dat projecten binnen tijd, budget en conform business case worden opgeleverd.

Lees meer

Projecten vormen een steeds groter en belangrijker onderdeel van het werk. Activiteiten die niet bij het kernproces van de organisatie horen, worden steeds vaker uitbesteed. Ook de operationele taken van vastgoedmanagers en Facility Managers vallen daar onder. Het interne team wordt kleiner, organisaties huren panden met flexibele contracten en initiatieven rondom Het Nieuwe Werken worden uitgerold. Waar eerder de nadruk lag op uitvoering en beheer met een intern team, ligt nu de nadruk op het managen van een projectenportefeuille met een mix van interne mensen, leveranciers en externe adviseurs.

Projecten vragen om overzicht. Het gaat niet alleen om de tien of twintig lopende projecten binnen het eigen team, maar om alle projecten binnen de organisatie die u op een eenduidige manier in beeld wilt hebben. Eén overzicht dat inzicht biedt in de lopende projecten, de geplande projecten voor dit jaar, komend jaar of een nog onbekende termijn.

Operationele projecten of investeringsprojecten

Projectmanagement is vaak een ondersteunend proces. Organisaties zijn gewend om kleine projecten, zoals verhuizingen, evenementen of een kleine bouwkundige aanpassing in eigen beheer te doen. Projectmanagement op dergelijke kleine schaal is prima te doen, vooral omdat bij deze operationele projecten de financiering wordt gedaan vanuit jaarlijkse budgetten. Bovendien worden operationele projecten over het algemeen aangestuurd door de uitvoerende afdeling zelf.

Het wordt echt een ander verhaal wanneer het aantal projecten toeneemt of wanneer de projecten groter worden; denk aan een huurverlenging van een groot kantoorpand, een duurzaamheidsinvestering of een groot renovatieproject. De financiële impact van dit soort projecten is groter, en de bronnen van financiering zijn anders. Meerdere geldstromen, zoals budget, financiering, subsidies en fondsen, komen samen met stromen van informatie en werkopdrachten. Beheersing van de projectenportefeuille op planning en budget wordt complexer, zeker als meerdere projectleiders elk hun eigen methoden en hulpmiddelen gebruiken. Het gevaar dreigt dan om de controle en het overzicht te verliezen.

Behoefte aan inzicht

Om medewerkers de broodnodige structuur te bieden om deze grotere, vaak ingewikkeldere projecten te begeleiden is het verstandig om vanuit Operational Project Management een stap te zetten richting Capital Project Management. Grote investeringsprojecten vragen om een aangepaste financiering, een grotere betrokkenheid vanuit het hoger management en specifiek inzicht in de vier gebieden van budget, planning, risico’s en inzet van mensen. Vooral wanneer je gebruik maakt van subsidies of overheidsfondsen is het belangrijk om duidelijk te maken waar de diverse fondsen vandaan komen en hoe ze zijn geoormerkt, om uiteindelijk de kosten te kunnen verantwoorden.

Bij Capital Project Management ligt de nadruk op het beheersen van financiële stromen om eventuele overschrijdingen tijdig te signaleren. Zodat er direct actie kan worden ondernomen. Nu er binnen vastgoed en Facility Management een verschuiving plaatsvindt naar een lean bedrijfsvoering, is het verstandig dat organisaties zich richten op Capital Project Management. Het gaat dan om de integrale beheersing van de projectenportefeuille met kerninformatie over budget, planning, risico’s en scope voor zowel bewaking, verantwoording als besluitvorming.

Een goed samenspel van deze vier aspecten leidt tot een project dat binnen budget en tijd wordt opgeleverd, en zijn belofte waarmaakt. Projecten zijn inspirerend.

Meer weten over Capital Project Management? Download nu ons white paper.

David Stillebroer
Director Product Management