Klantenportal customer-icon
25 april 2019

Drie organisaties delen hun ervaring met IWMS

In een serie van drie blogs deel ik de belangrijkste leerpunten uit een recent webinar van Planon en Verdantix - een onafhankelijk onderzoeks- en adviesbureau met een focus op innovatieve technologieën ter optimalisering van de bedrijfsvoering. Het doel van dit webinar was om belangrijke vragen te beantwoorden van Vastgoed- en Facility Managers in verband met de investering in een Integrated Workplace Management System (IWMS). 

Webinar – What, Why and ROI of an IWMS

In dit webinar vertelt Verdantix over de ROI van een IWMS. Daarnaast delen we tips over het ontwikkelen van een op cijfers gebaseerde businesscase voor IWMS-implementatie. Bovendien vertellen we over voordelen van een IWMS aan de hand van praktijkverhalen. 

Download hier

In de eerste blog werd uitgelegd wat een IWMS nou precies is en wat de belangrijkste voordelen zijn van zo’n systeem. In de tweede blog heb ik uiteengezet hoe je een overtuigende businesscase kunt opzetten voor de implementatie of uitbreiding van een IWMS. In deze derde en laatste blog in deze serie deel ik de ervaringen van Gasunie, King's College London en Danfoss, die eerder een IWMS hebben geïmplementeerden.

De drie belangrijkste categorieën kostenbesparing van een IWMS

Organisaties kunnen om veel verschillende redenen behoefte hebben aan een IWMS. Verdantix heeft drie categorieën van kostenbesparingen geïdentificeerd waarin de belangrijkste voordelen van een IWMS-implementatie terugkomen: 

  • IT-rationalisatie
  • Arbeidsproductiviteit
  • Operationele besparingen
1. Gasunie vermindert het aantal betaalde softwarelicenties aanzienlijk

Gasunie realiseerde zich een aantal jaar geleden dat zij 90 verschillende systemen gebruikten voor het beheren van alle vastgoedprocessen. Het aantal systemen moest drastisch worden verminderd en Planon bleek daarvoor de beste oplossing te bieden. De gestructureerde en gefaseerde aanpak van Planon hielp Gasunie met een succesvolle implementatie van Planon Universe, de software-oplossing die Corporate Real Estate en Facility Managers ondersteunt, inclusief de modules Self-Service, Maintenance Management, Move Management en Project Management. Deze investering heeft ervoor gezorgd dat Gasunie het aantal systemen voor hun facilitaire processen kon terugbrengen van 90 naar 1. 89 licenties hoefden dus niet meer beheerd en betaald te worden.

2. King's College London stapt over van reactief naar preventief onderhoud

King's College London, één van de top 20 universiteiten wereldwijd, heeft een vastgoed- en facility managementteam dat verantwoordelijk is voor de exploitatie en onderhoud van ongeveer 4.300.000m² verspreid over 130 gebouwen. King's College werkte al een aantal jaren met Planon toen werd besloten dat ze Planon ook voor maintenance management gingen gebruiken. Doel was het maximaliseren van hun operationele efficiëntie, door: 1) het hebben van gedetailleerde gegevens over de reactieve, niet planmatige onderhoudswerkzaamheden, 2) een betere registratie van gepland preventief onderhoud, en 3) meer duidelijkheid over hoe middelen werkelijk werden ingezet.

Het IWMS-platform van Planon bood King’s College London meer transparantie in hun processen en meer controle waardoor de onderhoudsachterstand in slechts drie maanden tijd met 50% is afgenomen. Bovendien stapten zij over van een reactieve naar een preventieve strategie. Hun BIM Manager zei: "Deze oplossing heeft ons veel nieuwe inzichten opgeleverd, waardoor wij nu in staat zijn om te voldoen aan onze SLA’s en de feedback naar onze interne klanten te verbeteren. Ook profiteren wij nu van een snellere verwerking, een betere werkverdeling en betere communicatie.”

3. Danfoss ambieert één consistente opslagplaats voor alle vastgoedgegevens

Danfoss is wereldwijd dienstverlener en producent van technische apparatuur. Binnen dit bedrijf is Global Services (GS) verantwoordelijk voor algemene dienstverlening op het gebied van logistiek, financiën, administratie en vastgoed. Ze beheren een vastgoedportfolio van meer dan 300 locaties met zowel eigen als gehuurde fabrieken, magazijnen en kantoren. Vanwege deze omvang waren zij op zoek naar manieren om dit portfolio zo efficiënt mogelijk te beheren.
Dankzij de Planon-oplossing kon Danfoss wereldwijd een back-charging ruimtemodel gebruiken, wat op zijn beurt hielp om hun “footprint” te verkleinen en een bijdrage te leveren aan de bedrijfsdoelstellingen. Ze waren ook in staat om 16 verschillende vastgoedsystemen te reduceren tot één consistente wereldwijde repository. Ze hebben nu een goede responstijd als het gaat om het verstrekken van vastgoedinformatie voor strategische verandering of besluitvormingsbehoeften.

De nieuwe transparantie stelde Danfoss ook in staat om het aantal leveranciers en de kosten van facility managementdiensten over de hele wereld te verminderen. Ze trainen hun gecontracteerde service providers - die de Planon-oplossing moeten gebruiken - waardoor Danfoss prestaties kan bewaken en flexibiliteit in hun sourcingstrategie kan garanderen.

Wat kunt u met deze informatie?

Ik hoop dat deze klantverhalen u inspireren om eens te kijken naar de toegevoegde waarde en mogelijkheden van een IWMS. Het doel van deze serie blogs was om u de juiste inzichten en handvatten te geven om een overtuigende en op cijfers gebaseerde businesscase op te stellen voor een IWMS-investering. Wilt u meer weten over dit onderwerp? U kunt de opname van het volledige webinar bekijken op onze website of natuurlijk direct met ons contact opnemen.

Het opstellen van een businesscase voor een IWMS kan een behoorlijke onderneming zijn maar onthoud dat wij er zijn om u te helpen. Wij gaan graag met u in gesprek over uw organisatorische RE- en FM behoeften en uitdagingen om het juiste pad voorwaarts te identificeren.

Geert-Jan Blom
Global Product Marketeer