Klantenportal customer-icon
28 oktober 2014

Drie vereisten voor professioneel ruimtebeheer

CAFM-software ondersteunt Space - en Facility Managers bij het optimaliseren van gebruik en inzet van de beschikbare ruimte. Er zijn veel verschillende softwareoplossingen verkrijgbaar voor professioneel ruimtebeheer en space planning. Om optimaal gebruik van kostbare ruimte te garanderen, zijn er drie belangrijke functionaliteiten die uw CAFM-oplossing moet ondersteunen.

Webinar - Hoe kunt u de bezetting van werkplekken en vergaderruimtes optimaliseren?

In dit gratis webinar geeft Planon u inzicht in hoe u het beheer van vergaderruimtes en werkplekken kunt optimaliseren met technologie. 

Bekijk webinar

Tijdreizen

Professioneel ruimtebeheer gaat over het hier en nu: over het huidige gebruik van ruimte. Maar ook over de toekomst: het geplande ruimtegebruik. Zelfs de geschiedenis van ruimtegebruik is belangrijk voor analyses, KPI's en financiële doorbelasting. Door eenvoudigweg een peildatum in te stellen bent u in staat door de tijd te reizen en het gebruik van een ruimte op een specifiek moment in de tijd te bekijken en te analyseren. CAFM-software ondersteunt dit proces door een start- en einddatum (of -tijd) voor elk type ruimtegebruik te registreren. Slimme grafische planborden geven u direct inzicht in ruimtegebruik en leegstand en helpen u de bezetting en benutting van ruimten te optimaliseren. Naast het gebruik van ruimte ondersteunt dit ‘tijdreizen’ ook veranderingen in de afmetingen van ruimten over een periode. Deze kunnen immers worden samengevoegd of gewijzigd. Vanwege de complexiteit van space planning is ‘tijdreizen’ een belangrijke eerste vereiste voor een CAFM-systeem.

Space sharing

Op zoek naar efficiëntie is gedeeld en flexibel gebruik van de ruimte ‘commodity’ geworden in de meeste organisaties. Verschillende afdelingen gebruiken dezelfde ruimte, gedeeltelijk, op verschillende tijdstippen, of beiden. Om deze flexibiliteit – die het meest optimale gebruik van ruimte garandeert – te borgen is het noodzakelijk dat een CAFM-oplossing – naast tijdreizen – ook gedeeld ruimtegebruik ondersteunt. Afdelingen kunnen dan voor een bepaald percentage worden toegewezen aan een ruimte. Daardoor kunnen meerdere afdelingen gekoppeld worden aan één enkele ruimte, zonder dat u verplicht wordt subruimten of flexibele werkplekken te creëren. Dit stelt u in staat om gedetailleerde gebruiksanalyses, doorbelastingsrapportages en zelfs grafische visualisaties te creëren, en bent u verzekerd van consistente en betrouwbare ruimtegegevens.

Scenarioplanning

Space planning is het complexe proces van balanceren tussen vraag en aanbod van ruimte, in combinatie met de noodzaak tot efficiënt gebruik en een optimale ondersteuning van de kernactiviteiten. Afdelingen groeien of krimpen en hebben zo invloed op de behoefte aan ruimte. Nieuwe concepten zoals gedeelde werkplekken, hotelling en projectruimtes beïnvloeden zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve vraag naar ruimte. De aard van de kernactiviteiten bepaalt welke afdelingen moeten samenwerken en daarom bij elkaar in de buurt moeten zitten. Ook het aanbod van ruimte verandert door de jaren heen door aankoop of afstoot van vastgoed of het verlengen of beëindigen van huurcontracten. Het is duidelijke dat – in deze complexe wereld – scenarioplanning van groot belang is om meerdere scenario’s voor ruimteplanning te kunnen analyseren en valideren. Professionele CAFM-software ondersteunt zowel strategische als operationele ruimteplanning met eenvoudig te gebruiken grafische planborden, intuïtieve drag-and-drop-functionaliteiten en heldere rapportages over de impact van elke verandering. Hiermee bent u in staat om meerdere toekomstscenario's te vergelijken zonder te interfereren met uw huidige ruimtebeheerprocessen. Uiteindelijk kiest en implementeert u het scenario van uw keuze.

Jos Knops
Director Global Product Marketing