Klantenportal customer-icon
19 maart 2014

Drie vragen om onomkeerbare outsourcing te vermijden

Het uitbesteden van taken is al een eeuwenoud verschijnsel. Het schijnt dat zelfs de Romeinen al aan outsourcing deden: het innen van belastinggeld lieten zij aan derden over. De voordelen van outsourcen lijken duidelijk. Door werk uit te besteden aan gespecialiseerde bedrijven is het mogelijk te profiteren van een prijsvoordeel, de expertise, de flexibiliteit en de ondersteuning van een leverancier. Vooral tijdens een economische recessie lijkt het ideaal. Je kunt elke euro immers maar eenmaal uitgeven en de nadruk ligt vooral op flexibiliteit en focus op de kernactiviteiten.

White Paper - Nieuwe Generatie Facility Management-software

Zes tips voor vastgoed- en facility managers om zich voor te bereiden op de toekomst en te kunnen voldoen aan de veranderende behoeften van de organisatie.

Lees meer

Op dit moment lijken veel bedrijven weer te kiezen voor inbesteden. Door bezuinigingen en reorganisaties liet de kwaliteit van het uitbestede werk te wensen over. Hoe houd je als facilitaire organisatie het hoofd boven water in deze golfbeweging van in- en outsourcen? Zorg dat je regie houdt over bedrijfsprocessen, zodat je altijd de vrijheid ervaart om bij te kunnen sturen wanneer het nodig is. Het behoud van kwaliteit en flexibiliteit is daarbij cruciaal. Uiteindelijk is het kostenplaatje van secundair belang en een gevolg van de bestedingsstrategie.

Diverse redenen

In veel landen bestaat een verschil tussen bestedingsstrategie bij overheid en het bedrijfsleven. Je kunt als overheid geweldig efficiënt inkopen, maar als je daar de werkloosheid met een aantal procent door verhoogt, sla je de plank volledig mis. Deze mensen melden zich bij de sociale dienst voor een uitkering, dus de winst van het schaalvoordeel verdampt onmiddellijk. Onder het mom van maatschappelijke verantwoordelijkheid kiest de overheid daarom nu weer vaak voor inbesteden.

In België en Duitsland is dit probleem eerder herkend en erkend. Ze zijn niet meegegaan in de uitbestedingshausse, maar werken veel meer met eigen personeel. Ook commerciële bedrijven kiezen steeds vaker voor inbesteden, omdat ze hun strategie aanpassen op de verhouding tussen prijs en geleverde kwaliteit. Dat is dus veel meer dan een financiële motivatie. Een ander belangrijk punt is het gevaar voor imagoschade bij wurgcontracten wanneer het werk wordt uitbesteed. Het uitknijpen van leveranciers met slechte cao’s past niet bij het gewenste MVO-profiel van grote bedrijven.

Wat de driver ook is om te kiezen voor in- of uitbesteden, het maakt eigenlijk niet uit voor welke strategie je kiest. Mits je de controle houdt over de bedrijfsvoering. Als je weet wat er speelt en je de controle hebt over de processen, kun je ingrijpen waar en wanneer dat nodig is en op dat moment bepalen wat de juiste strategie is.

Kwaliteitscontrole

De afgelopen jaren namen veel bedrijven alsnog hun strategie onder de loep. En wat blijkt: de totale kosten zijn niet gedaald en de kwaliteit van de geleverde diensten is juist afgenomen. Ze passen nu hun strategie aan, maar het had veel eenvoudiger gekund. Als deze organisaties een aantal jaren geleden hadden gekozen om hun systemen en processen in huis te behouden – en daarmee dus ook de regie – waren ze nu veel flexibeler en dynamischer geweest in het maken van keuzes.

Wie voor de keuze staat om wel of niet te outsourcen, doet er goed aan om zichzelf deze vragen te stellen:

  1. Hoe zorg je ervoor dat de totale, werkelijke kosten van outsourcing in kaart worden gebracht en hoe bewaak je deze?
  2. Welke kwaliteitseisen stel je aan een outsourcingspartij en hoe controleer je de kwaliteit?
  3. Hoe zorg je ervoor dat er voldoende kennis aanwezig blijft in de organisatie om in de toekomst weer over te gaan op inbesteding?

Wie graag de mogelijkheid open wil houden om out- of insourcing in de toekomst weer in te voeren, moet antwoord kunnen geven op deze vragen. Alleen als je inzicht hebt en houdt in de kosten en kwaliteit van secundaire bedrijfsprocessen, kun je de flexibiliteit houden om te veranderen van service provider of juist weer te gaan insourcen.

Jos Knops
Director Global Product Marketing