Klantenportal customer-icon
11 juni 2015

Een manager die beslist met informatie van gisteren is niet meer van deze tijd

Heeft u zich ook wel eens afgevraagd hoe grote zwermen vogels kunnen vliegen in een groep, zonder dat ze ergens tegenaan vliegen? Het is een kwestie van goed opletten en bijsturen wanneer dat nodig is, zonder dat één leider aangeeft welke route moet worden gevolgd. Dit gebeurt volledig op basis van het 'nu' met sensoren (lees: een paar ogen) die alles registreren, zodat ze direct kunnen bijsturen.

Dat is precies waar het bij agile workplace management ook om draait.

Webinar - Hoe realiseert u de werkplek van de toekomst?

Welke technologieën zijn nodig om de digitale werkplek te realiseren? En welke ontwikkelingen staan voor de deur binnen Real Estate en Facility Management?

Bekijk webinar

In steeds meer kantoren wordt gebruik gemaakt van sensoren om aanwezigheid te meten. Het systeem registreert welke plekken bezet zijn en wanneer ze vrij komen. Maar veel organisaties gebruiken deze gegevens alleen voor analyse achteraf. Dit is een klassieke management-benadering: het verzamelen van data, proberen patronen te begrijpen en daarna de praktijk te beïnvloeden door bureaus te verschuiven en extra vergaderzalen te maken. Plan-Do-Check-Act volgens het boekje.

Buiten het kantoor maken we dagelijks al veel gebruik van realtime data afkomstig van sensoren. Een simpel voorbeeld is de online buienradar: u bekijkt de gegevens en maakt de keuze op dit moment naar buiten te gaan of te wachten totdat de regenbui voorbij is. De informatie die daarvoor beschikbaar is, is veel meer toegepast op uw situatie (immers locatiegebaseerd), dan de weerman tijdens zijn algemene weerbericht op basis van patronen kan voorspellen. Medewerkers zijn door de toenemende digitalisering in hun privéleven al gewend geraakt hun gedrag zelfstandig aan te passen op realtime informatie van derden. Nu wordt het tijd dat het professionele leven volgt.

De intrede van sensoren in de kantooromgeving stimuleert deze zelfstandigheid, mits de informatie niet alleen wordt gebruikt door managers voor analyse van het verleden, maar door alle medewerkers in het ‘nu’. Waar is op dit moment plek, waar kan ik nu vergaderen, hoe lang is de rij voor de catering momenteel? Het mooie daarvan is dat er zelfmanagement ontstaat bij medewerkers. Ze organiseren zichzelf op basis van actuele informatie, passen zich aan op de beschikbaarheid van ruimte en zien tegelijkertijd nieuwe beschikbaarheid. Bijvoorbeeld omdat een vroeg afgelopen vergadering of een wijziging van de planning leidt tot een vrije plek die voor iedereen direct zichtbaar en bruikbaar is. Het grote voordeel voor organisaties is dat dit het mogelijk maakt sneller te reageren op veranderingen én het aantal werkplekken fors omlaag kan zonder verstoring van de productiviteit. Het gaat om het aanpassen aan het 'nu' en de plek die daar op dat moment bij hoort.

De vogel in de zwerm heeft geen vaste plek, krijgt vooraf geen route door en weet niet waar hij over vijf minuten zal vliegen. Eén ding weet hij wel; geen enkele vogel botst op een ander en als snel bewegende zwerm zijn ze veilig voor gevaar van buiten af. Sensoren en actuele informatie maken medewerkers zo vrij als een vogel en daardoor de organisatie een krachtig geheel.

David Stillebroer
Director Product Management