Klantenportal customer-icon
13 december 2018

ERP-software vs IWMS: hand in hand of elkaars vijand?

Organisaties die Facility- en Real Estate Management gerelateerde kosten willen verlagen en de productiviteit van de organisatie willen verhogen, kiezen vaak voor een ERP- of IWMS-oplossing. In mijn vorige blog heeft u kunnen lezen wat deze systemen voor u kunnen betekenen en welke sterktes en zwaktes ze hebben. Om u op weg te helpen bij het maken van een gegronde keuze voor één van beide systemen, benoem ik in deze blog een aantal overwegingen om in acht te nemen. Deze overwegingen sluiten aan bij drie perspectieven: bedrijfsvoering, IT en investering.

White Paper - ERP versus IWMS

Ontdek de verschillen tussen ERP- en IWMS-software, en welke relevant zijn bij het selecteren van een systeem ter ondersteuning van FM en vastgoed.

Lees meer

Bedrijfsperspectief: terughoudendheid in grote aanpassingen

De kernactiviteiten en ondersteunende afdelingen – zoals FM en RE – kennen elk hun eigen uitdagingen. Moderne ERP-oplossingen zijn hoofdzakelijk financiële systemen en kunnen de overgrote meerderheid van de dagelijkse, operationele FM- en RE-processen minder goed ondersteunen dan een IWMS-oplossing. Gevolg hiervan is dat organisaties – in het geval ze ervoor kiezen om hun ERP-systeem ook in te zetten ter ondersteuning van secundaire bedrijfsprocessen – hun ERP-configuratie aan moeten passen, zodat ook deze specifieke processen ondersteund kunnen worden.

In de praktijk zijn organisaties terughoudend in het aanpassen van hun ERP-configuratie. Het ERP-landschap is immers zeer complex vanwege het grote aantal processen, gebruikers, afhankelijkheden en koppelingen met andere systemen. Elke aanpassing in de ERP-configuratie brengt risico’s met zich mee voor de continuïteit van de kernactiviteiten. Elke aanpassing moet daarom zorgvuldig worden voorbereid, uitgevoerd en getest. Organisaties die hebben geprobeerd hun ERP-systeem in te zetten ter ondersteuning van FM- en RE-processen komen bovendien vaak tot de conclusie dat medewerkers uiteindelijk een ‘schaduwsysteem’ creëren (bijvoorbeeld in Excel) om de gebrekkige ERP-functionaliteit te omzeilen en de dagelijkse operatie draaiende te houden. 

IT-perspectief: integratie tussen ERP en IWMS is de nieuwe standaard

Veel organisaties dringen aan op het consolideren van technologie richting geïntegreerde softwareoplossingen aangezien dit resulteert in een ‘single-point-of-contact’. Bovendien vermindert hierdoor het aantal geïnstalleerde softwareoplossingen die ieder hun specifieke vereisten meebrengen, bijvoorbeeld ten aanzien van het releasebeleid en support. Uiteindelijk moet software het bedrijf ondersteunen; het verminderen van het aantal geïnstalleerde software-oplossingen zou geen doel op zich moeten zijn.

Aangezien het integreren van een IWMS met een ERP-systeem tegenwoordig onderdeel is van vrijwel iedere IWMS-implementatie, zou je kunnen stellen dat integratie tussen beiden inmiddels de standaard is. Bovendien reduceert de hedendaagse trend richting Cloud deployment de complexiteit en ontlast het IT-afdelingen. Ook IWMS-leveranciers implementeren hun softwareoplossingen inmiddels via de Cloud, waardoor IT-afdelingen zich kunnen focussen op het ondersteunen van de kernactiviteiten.

Investeringsperspectief: waarborg de continuïteit van het primaire proces

Wanneer een organisatie reeds beschikt over een ERP-systeem bestaat wellicht de opvatting dat de organisatie al 'eigenaar' is van de software, waardoor deze zonder extra kosten kan worden gebruikt. De realiteit echter is dat extra ERP-modules moeten worden aangeschaft, geïmplementeerd en onderhouden. Wanneer er wordt gekozen voor een IWMS hoeft de bestaande ERP-applicatie niet te worden gewijzigd, waardoor de continuïteit van het primaire proces niet in gevaar komt. Daarnaast laat de ervaring van gebruikers zien dat de implementatie van een IWMS in bijna alle gevallen sneller en kostenefficiënter is dan de uitbreiding van een bestaande ERP-oplossing.

Wanneer een IWMS wordt geïmplementeerd in aanvulling op een bestaand ERP-systeem, kan uitwisseling van gegevens en cross-functionele rapportages tussen de twee oplossingen vragen om een investering in maatwerk om de doelstellingen te kunnen realiseren. Het bouwen en onderhouden van dit soort interfaces en rapportages brengt kosten en risico’s met zich mee, maar leidt nog altijd tot een lagere Total Cost of Ownership (TCO) dan de uitbreiding van een bestaande ERP-oplossing.

Compete or complete?

IWMS is niet per definitie een betere oplossing dan ERP-software; het gaat om de scope die u voor ogen heeft als het gaat over het ondersteunen van secundaire bedrijfsprocessen. Bij het maken van deze keuze is het van groot belang de financiële, business- en IT-doelstellingen met elkaar in evenwicht te brengen. Wilt u eens sparren over de mogelijkheden van een IWMS-implementatie binnen uw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op.

Jos Knops
Director Global Product Marketing

Download het white paper
Op zoek naar één document vol hands-on informatie over de verschillen tussen ERP en IWMS, de sterktes en zwaktes en welke overwegingen helpen bij het maken van een solide keuze?

Download dan het white paper ‘ERP VERSUS IWMS, compete or complete?’.