Klantenportal customer-icon
30 september 2014

Flexen: waar ligt de grens?

Het Nieuwe Werken: eigenlijk dekt de naam de lading niet meer. Het ‘delen’ van de werkomgeving is gewoon geworden: toegang tot een goede werkplek is belangrijker dan het eigendom ervan.

Webinar - Verhoog de productiviteit van medewerkers en werkplekken met mobiele toepassingen

Leer hoe u mobiele softwaretoepassingen kunt inzetten om de productiviteit van uw werkplekken en medewerkers te verhogen.

Bekijk webinar

Meer mensen per vierkante meter

Het is algemeen bekend dat een werkplek op jaarbasis rond de € 9.000 kost en dat maakt de rekensom simpel: verminder het aantal werkplekken (ofwel: het benodigde aantal vierkante meters werkoppervlak) en je bespaart veel geld. Er ontstaat al snel een geweldige business case: ‘verdichting’ bespaart kosten. Vanuit kostenperspectief klopt die redenering als een bus.

Er schuilt echter wel een gevaar in het vergaand ‘delen’ van de werkplek op een steeds kleiner oppervlak: een verminderende gebruikerservaring en verlaagde effectiviteit van de medewerkers.

In termen van kosten is er één die in de top van iedere organisatie staat… En dat zijn loonkosten. Bovendien is de factor ‘arbeid’ de meest kritieke factor voor het creëren van waarde voor de organisatie. Iedere manager zal bevestigen dat medewerkers en hun vermogen om goed samen te werken grotendeels het resultaat van de organisatie bepaalt. Vandaar dat ‘design’ van de werkplek tegenwoordig een zo centrale plaats inneemt: we willen de ‘productiviteit’ en ‘creativiteit’ op en rond de werkplek stimuleren.

Succesfactoren voor de werkplek

Waaraan moet de werkplek dan voldoen om succesvol te zijn? Wellicht kunnen we op dit gebied wat leren van de wetenschap. In het Massachusetts Institute of Technology (MIT) is het ‘City Form Lab’ gevestigd, een onderzoeksafdeling die wetenschappelijk onderzoek doet naar het ontwerp van stedelijke gebieden.

Het City Form Lab stelt:

“One of the primary challenges of good city design is to maximize interaction between people and places while minimizing friction”.

Dit kunnen we direct vertalen naar de werkomgeving:

“Een goede werkomgeving bevordert interactie tussen mensen onderling en hun omgeving, terwijl het elementen van wrijving minimaliseert”.

Als je teveel mensen op een plek laat samenwerken, neemt de kans op wrijving toe. Er is geen werkplek beschikbaar, een luidruchtige collega leidt je af of de koffievlekken van de vorige collega zitten nog op het bureau. Allemaal factoren die de effectiviteit verminderen. Ofwel: er bestaat een ‘verzadigingspunt’ waarboven een verdere verdichting (meer medewerkers per werkplek) waarschijnlijk averechts uitpakt. Het kostenprofiel ziet er dan prachtig uit, maar het resultaat van arbeid blijft achter.

Het omslagpunt

De kernvraag die opdoemt is: ‘tot op welk niveau is het verstandig te verdichten?’. Het vinden van dit ‘omslagpunt’ is belangrijk voor effectief beheer van toekomstige werkomgevingen. Het meten van arbeidsproductiviteit is de heilige graal in ‘workplace design’. Daar zijn we tot op heden nog niet in geslaagd; ondanks alle claims die met regelmaat verschijnen, blijft het voer voor sociologen, psychologen en economen.

Toch kunnen we vanuit facilitair perspectief wel degelijk een vinger achter dit fenomeen krijgen, waarbij we nieuwe typen informatie betrekken en aan elkaar relateren. Uitgangspunt hierbij is dat we naar een beperkt aantal parameters kijken: effectieve beschikbaarheid van gewenste faciliteiten en algemene tevredenheid over de werkplek.

Het aardige van ‘beschikbaarheid’ is dat er al veel kennis bestaat op dit punt, maar in heel andere omgevingen, namelijk de (IT) netwerktheorieën.
Hoe meer vraag er ontstaat naar een bepaalde dienst, hoe groter de kans is dat deze dienst niet beschikbaar is en des te langer het zal duren voor deze beschikbaar komt. Ofwel: uw medewerkers zoeken een ruimte om te vergaderen, maar alle passende ruimten zijn al bezet of gereserveerd.

Conclusie

Het delen van de werkplek is een trend die de komende jaren door zal zetten. Echter, om suboptimalisatie te voorkomen moeten we beter gaan begrijpen waar de grenzen liggen. De basistechnologie hiervoor is beschikbaar, het is nu een kwestie van toepassen. Pas als je weet wat je optimale bezettingsgraad is, kun je echt flexibel zijn.

Erik Jaspers
Global Product Strategy & Innovation Director