Klantenportal customer-icon
02 april 2015

Fuseren is als een goed huwelijk: het begint met elkaar leren kennen

Als je vooraf bewust bent van de verandering die een fusie teweeg kan brengen, kom je achteraf niet voor verrassingen te staan. Wanneer twee organisaties met elk een eigen manier van werken samen één moeten worden, is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van elkaars wensen en eisen.

White Paper - Weet u het verschil tussen IWMS, FMIS en CAFM?

Ontdek de belangrijkste verschillen tussen IWMS-, FMIS- en CAFM-software.

Lees meer

Vaak wordt veel tijd en aandacht besteed aan het in lijn brengen van financiën, externe communicatie, de gevolgen voor medewerkers en de juridische implicaties. Waar niet altijd evenveel aandacht voor is, is Facility Management en vastgoedbeheer. Wat zijn bijvoorbeeld de gezamenlijke eisen of wensen op het gebied van gebouwonderhoud en faciliteiten?

Schaalvoordelen door fuseren

Het fuseren van organisaties heeft doorgaans een grote impact op de manier van werken, vooral op ondersteunende processen, zoals Facility Management en vastgoedbeheer. Door fusies kunnen juist hier schaalvoordelen worden behaald, maar dit mag niet ten koste gaan van de kwaliteit van het primaire proces. Ondersteunende processen zijn afgestemd op het primaire proces van een organisatie: bij een zorginstelling moet een patiënt bijvoorbeeld zo goed mogelijke zorg krijgen en medewerkers moeten zo goed mogelijk worden gefaciliteerd om hun werk te doen.

Het is interessant om te kijken hoe je processen binnen de gebieden Facility Management en vastgoedbeheer kunt stroomlijnen, zodanig dat ook hier het fusietraject soepel verloopt. Een veel voorkomende casus is bijvoorbeeld: twee facilitaire organisaties die samengaan en waar twee FMIS-en moeten worden teruggebracht naar één systeem. In sommige gevallen sluit dat naadloos op elkaar aan, maar veel vaker is dit niet het geval.

Oog hebben voor culturele verschillen

Om de verandering te vergemakkelijken is het voor automatiseerders van belang om ook oog te hebben voor de culturele verschillen die er zijn. Het is daarbij enorm belangrijk om beide fusiepartijen aan tafel te hebben. Twee bestaande werkwijzen moeten samenkomen tot één gedachtengoed dat door de nieuwe organisatie wordt gedragen. Het betekent ook dat bestaande processen soms opnieuw moeten worden vormgegeven, zodat die perfect bij de nieuwe situatie passen.

Daar ligt een grote uitdaging, want mensen zijn gewend op een bepaalde manier te werken en het is vaak lastig om gewoontes te veranderen. Een bestaande manier van werken is een gevolg van de organisatieontwikkelingen, bepaald door de historie en cultuur. Moet je dan bij een fusie het wiel opnieuw uitvinden en proberen een nieuwe organisatiecultuur te creëren of kun je van elkaar leren en het beste van beide werelden samenvoegen, zodat een nieuwe organisatiecultuur grotendeels zelfstandig kan ontstaan?

Weet wat er leeft en ken elkaars behoeftes

Ik ga voor die laatste optie. Hoe je dat doet? Praat met alle partijen. Weet wat er leeft bij de organisaties en ken de behoeftes. Wat bijvoorbeeld voor de één belangrijk is, daar heeft de ander nog nooit over zijn nagedacht. Dit is waardevolle input bij het herdefiniëren van de processen. Als die hobbel vooraf is genomen, is het vanuit de automatisering eenvoudiger om veranderingen door te voeren. Het devies luidt niet voor niks: “Eerst organiseren en dan pas automatiseren”. Een fusie is slechts een illustratie hiervan.

Geert-Jan Blom
Business Consultant Planon Netherlands