Klantenportal customer-icon
25 oktober 2018

Hoe IFM-providers succes voor eindgebruikers mogelijk maken

"Je kunt de mooiste plek ter wereld ontwerpen en maken. Maar er zijn mensen voor nodig om de droom werkelijkheid te laten worden." (Walt Disney)

De rol van Integrated Facility Management (IFM) bij het creëren van hoogwaardige werkplekken wordt bepaald door de aanhoudende technologische revolutie, veranderende verwachtingen van jonge en oudere medewerkers en de opkomst van nieuwe bedrijfs- en samenwerkingsmodellen. Samen zorgen deze drijvende krachten voor nieuwe manieren van werken, die de rol van werkplekken veranderen in het mogelijk maken van organisatorisch succes.

Live Webinar - De rol van Integrated Facility Management op het succes van de eindgebruikers

Meld u aan voor dit webinar waarin Jeffrey Scott Saunders, directeur van CIFS, spreekt over de rol van Integrated Facility Management op het succes van de gebruikers, de eindklanten. Dit webinar vindt plaats op woensdag 7 november en wordt gepresenteerd in het Engels. 

Registreer nu!

De fysieke werkplek is niet langer het episch centrum van een organisatie, maar het is en blijft de belangrijkste factor voor eindgebruikers en uiteindelijk ook voor organisatorisch succes. De fysieke werkplek, versterkt door IFM-services, moet allereerst de kernactiviteiten ondersteunen die nodig zijn voor het succes van een organisatie. Maar ook de ontwikkeling van een organisatiecultuur door de best mogelijke en meest aantrekkelijke werkomgeving te bieden. IFM-providers moeten niet alleen zorgdragen voor een goed functionerende bedrijfsvoering in een pand; de traditionele focus op ’bakstenen en cement’ moet plaatsmaken voor een benadering waarin de eindgebruiker centraal staat. Door het aanbieden van werkplekken waardoor medewerkers op een meer prettige en productieve manier kunnen werken, zullen zij uiteindelijk beter presteren. 

Deze transitie zal ingrijpende gevolgen hebben voor de processen van IFM-aanbieders, de manier van werken en hoe zij samenwerken met partners binnen en buiten de organisatie. IFM-providers zullen bij deze overgang voor veel uitdagingen staan. Twee van de belangrijkste uitdagingen worden in deze blogpost besproken: (1) de opkomst van tijdelijke medewerkers en (2) de focus op welzijn en betrokkenheid. De andere uitdagingen bespreek ik (Jeffrey Saunders, directeur, Copenhagen Institute for Futures Studies) tijdens het webinar op woensdag 7 november 2018. Dit webinar wordt gehost door Planon.

Meer toekomstige eindgebruikers zijn tijdelijke medewerkers

IFM-aanbieders zullen een dynamisch, hybride personeelsbestand moeten ondersteunen dat bestaat uit fulltime en tijdelijke medewerkers (aannemers, consultants, freelancers, uitzendkrachten, adviseurs, etc.). Medewerkers veranderen tegenwoordig vaker van werkgever en tonen meer belangstelling voor mobielere en flexibelere werkafspraken. Voor een groeiend aantal medewerkers is het niet aantrekkelijk om voor één werkgever fulltime te werken. Tegelijkertijd gebruiken organisaties tijdelijke medewerkers om hun interne skillset aan te vullen en de flexibiliteit te vergroten.

Verschillende onderzoeken van zowel organisaties als overheden tonen een groeiende belangstelling voor deze trend. In een onderzoek van Oxford Economics bijvoorbeeld, geeft 83% van de ondervraagde leidinggevenden aan dat ze steeds vaker gebruikmaken vantijdelijke medewerkers. In de meeste ontwikkelde economieën werkt tussen de 20 en 30% van alle medewerkers op tijdelijke basis. Zowel het Amerikaanse als het Britse ministerie van Arbeid voorspelt dat 50% van hun arbeidsmarkt tegen 2030 bestaat uit medewerkers die op tijdelijke basis werken..

Het gebruikmaken van tijdelijke medewerkers leidt tot verschillende uitdagingen op de werkplek. Zo heeft het invloed op de integratie en het behoud van talent. Deze nu nog dynamischere talentpool maakt het beheer niet eenvoudiger. IFM-providers moeten rekening houden met een constant roterend personeelsbestand met uiteenlopende en inconsistente behoeften.

Focus op welzijn en betrokkenheid door de juiste werkplekstrategie te kiezen

Wereldwijd hebben organisaties te kampen met een toenemend aantal medewerkers dat minder betrokken is.. Volgens gegevens van Gallup uit 154 landen voelt slechts 16% van allemedewerkers wereldwijd zich gemotiveerd, terwijl een nog groter aantal van18% zegt ongemotiveerd te zijn. Ongemotiveerde medewerkers zijn niet alleen minder productief en innovatief; ze missen ook een bepaalde sociale connectie op hun werk en voelen weinig binding met de missie of strategie van hun organisatie.

Niet betrokken medewerkers zijn ook duur. Organisaties lopen door ’absenteïsme’ (fysiek afwezig zijn op de werkplek door ziekte of stress) of presenteïsme (fysiek aanwezig zijn op de werkplek, maar niet volledig productief) veel omzet mis. Deze kosten kunnen worden beperkt: medewerkers met een hoger betrokkenheidsniveau zijn 37% minder dagen afwezig dan mensen met een lager niveau van betrokkenheid.

IFM-aanbieders dienen de organisaties uit hun klantportfolio op succesvolle wijze te ondersteunen bij het aantrekken, integreren en behouden van talenten, wat zowel fulltime als tijdelijke medewerkers kunnen zijn. Daarin kunnen IFM-aanbieders alleen slagen als ze door middel van een werkplekstrategie in kaart brengen in welke mate hun werkplekken werknemersbetrokkenheid bevorderen. Een werkplekstrategie onderscheidt zich van een organisatiestrategie. De organisatiestrategie gaat over het creëren van een concurrentievoordeel op basis van de kerncompetenties van de organisatie. De werkplekstrategie daarentegen stemt de organisatiestrategie, het werkplekontwerp en de behoeften van medewerkers op elkaar af.

Er is een directe correlatie tussen een productieve bedrijfscultuur en het vermogen van een organisatie om een strategie uit te voeren. Als het gaat over het ondersteunen van de belangrijkste strategische ambities, het merk en de cultuur van een organisatie wordt de rol van de werkplek vaak over het hoofd gezien. Bij het opstellen van een werkplekstrategie moeten organisaties niet alleen de bestaande cultuur ondersteunen, maar ook de gewenste ontwikkeling van een toekomstige cultuur helpen vormgeven.

Het kiezen van de juiste werkplekstrategie vereist een verschuiving in de manier waarop IFM-providers denken over hun werkplekbeleid.Zo zullen ze steeds meer moeten denken in termen van rendement van de investering in mensen in plaats van in het verlagen van de kosten. Een succesvolle werkplekstrategie ondersteunt medewerkers, omdat zij het duurste en meest waardevolle kapitaal van een organisatie zijn. Er wordt onbedoeld afbreuk gedaan aan de productiviteit en innovatie van medewerkers doordat er andere beslissingen genomen worden in relatie tot bijvoorbeeldtot vastgoed, werkplekontwerp, technologische oplossingen.

IFM-providers zullen meer met HR-, IT- en CRE-professionals moeten samenwerken om innovatieve en goed presterende organisaties te creëren die eindgebruikers centraal stellen en hun gedrag beïnvloeden door middel van verandermanagement en ’nudging’. De werkplekstrategie richt zich op het efficiënter en effectiever inzetten van de fysieke ruimte en digitale technologieën ter ondersteuning van organisatiedoelen en de mensen die deze willen bereiken. Dit kan niet alleen leiden tot kostenbesparingen, maar ook tot een werkomgeving waar medewerkers graag naartoe komen. Uiteindelijk is het doel om een werkomgeving te creëren en te onderhouden die een positieve cyclus vormt en mensen aantrekt, stimuleert en aan een organisatie bindt.

Meld u aan voor mijn webinar dat plaatsvindt op 7 november en waarin ik spreek over andere uitdagingen waarmee IFM-providers te maken hebben bij het mogelijk maken van succes voor eindgebruikers.

Jeffrey Saunders
Director of the Copenhagen Institute for Futures Studies