Klantenportal customer-icon
10 januari 2019

Hoe implementeren organisaties een IWMS?

Organisaties implementeren een Integrated Workplace Management System (IWMS) om diverse redenen: van het consolideren van data in één database en het rationaliseren van IT-systemen, tot het efficiënt beheren van ruimten en het voldoen aan specifieke behoeften zoals lease management.

Verdantix - een onafhankelijk onderzoeks- en adviesbureau met een focus op innovatieve technologieën die de bedrijfsactiviteiten optimaliseren - identificeerde drie veel gekozen methodes voor IWMS-implementatie in hun IWMS Buyer’s Guide. In deze blog licht ik ze alle drie toe.

Verdantix 2019 Green Quadrant® for IWMS

Welke oplossingen zijn er momenteel op de markt? Het Green Quadrant® beoordeelt geïntegreerde softwareoplossingen die de informatie en workflows centraliseren voor vele vastgoed- en faciliteitenbeheerprocessen.

Download hier

1. Begin met een module (oplossing) met de mogelijkheid om uit te breiden

Een groot voordeel van een IWMS is dat u met één module kunt starten en dat u eenvoudig kunt uitbreiden naar andere modules. Een voorbeeld: een van onze klanten startte met de implementatie van de onze IWMS-oplossing voor onderhoudsbeheer en beheer van FM-leveranciers voor 3.000 gebouwen in 39 landen. Ze gebruiken het nu al enkele jaren met succes. De eerste implementatie was positief voor hen waardoor ze besloten de volgende stap te zetten: de functionaliteit voor ruimtebeheer uitrollen naar de 40 grootste locaties wereldwijd. De nieuwe module kunnen zij eenvoudig integreren met de bestaande.

2. Meerdere vastgoed- en faciliteitenbeheerprocessen binnen één enkel platform

Wanneer bedrijven een ​​breed scala aan vastgoed- en faciliteitenactiviteiten verder willen automatiseren en beheren, biedt een IWMS extra voordelen in vergelijking met het gebruik van verschillende losse oplossingen. Dit komt omdat een IWMS alle processen binnen hetzelfde platform integreert. Dit ondersteunt de rationalisatie van IT-systemen, verbetert de accuraatheid van data en stelt organisaties in staat om analyses uit te voeren op meer geïntegreerde gegevens.

In een van onze white papers hebben we de voordelen besproken van de integratie van meerdere processen in één platform, inclusief enkele voorbeelden vanuit een perspectief van ruimtebeheer. Bijvoorbeeld: door ruimtebeheer te integreren met uw contractbeheer, kunt u ervoor zorgen dat u alle medewerkers op een bepaalde verdieping of misschien zelfs volledig uit een gebouw hebt gehaald voordat een huurovereenkomst eindigt.

De aanhoudende vraag naar Integrated Workplace Management Systems (IWMS) onderstreept de wens van facility- en vastgoedmanagers om een ​​geïntegreerde aanpak te hanteren. Om het meeste uit technologie te halen, zoeken deze managers naar een systeem dat de volledige breedte van hun vastgoed- en facility managementprocessen aankan. Eén database voor alle RE- en FM-informatie maakt het onderhoud van gegevens heel eenvoudig, ondersteunt consistentie en accuraatheid van data, en betere rapportage en uitgebreidere analyse. Het gaat om ‘eenmalige input voor meervoudig gebruik’: alle bedrijfs- en activagegevens zijn beschikbaar voor alle processen en modules in het IWMS. Bovendien kunnen ook de gegevens van andere processen en modules in combinatie worden gebruikt.

3. IWMS gebruiken in combinatie met andere IT-oplossingen

Met meer dan 35 jaar ervaring op het gebied van automatisering weten we bij Planon dat er ook andere systemen zijn die essentieel zijn voor bedrijfsactiviteiten en continuïteit, zoals een ERP-systeem en HR-systemen. Deze systemen bevatten belangrijke gegevens voor het beheer van vastgoed- en facility managementprocessen. Denk aan werknemersgegevens (bijvoorbeeld unieke ID-code en contactgegevens) en financiële gegevens (bijvoorbeeld kostenplaatsen en grootboekrekeningen). Daarnaast worden ook losse oplossingen aangeboden door gespecialiseerde leveranciers met zeer sterke functionaliteiten op bepaalde gebieden, zoals energiebeheer, way finding of resource planning. Door deze systemen te gebruiken in combinatie met het IWMS, kan de procesafhandeling en gebruikerservaring nog verder verbeterd worden.

Daarom is het relevant dat het IWMS gegevensuitwisseling en real-time procesintegratie ondersteunt tussen deze (soms kritieke) bedrijfstoepassingen. Dit zorgt ervoor dat iedereen met dezelfde informatie werkt en processen naadloos kunnen draaien wanneer verschillende IT-oplossingen worden gebruikt. Bovendien biedt het gebruik van een IWMS in combinatie met andere IT-oplossingen de totale functionaliteit die het beste aansluit bij de automatiseringsbehoeften. Als u bijvoorbeeld een ERP combineert met een IWMS, heeft u het beste van twee werelden: een snelle en kostenefficiënte implementatie, een hogere acceptatie door CRE en FM-eindgebruikers én continuïteit van de kernbedrijfsprocessen. Als u ervoor kiest om niet te integreren, loopt u een aantal risico's. Op de eerste plaatst behaalt u niet de toegevoegde waarde van het combineren van de softwaresystemen. Denk bijvoorbeeld aan: het gemak van gegevensbeheer en gegevensuitwisseling, verbeterde besluitvorming op basis van gecombineerde informatie en betere controle en verbeterde prestaties vanwege losse processen.

Voordat u in een IWMS investeert, moet u de doelen en behoeften van uw organisatie grondig analyseren. Dit zal u helpen om voor een systeem te kiezen dat is opgebouwd uit alle tools die uw organisatie nodig heeft. Bovendien helpt dit bij het selecteren van een softwareleverancier die de tijd neemt en luistert, zodat u er zeker van kunt zijn dat u het meeste uit uw technologie haalt.

Bent u benieuwd naar de volledige Verdantix Buyer’s Guide waarin diverse IWMS-systemen met elkaar worden vergeleken? Het rapport kunt u tot 19 januari kostenloos via ons downloaden.

Geert-Jan
Global Product Marketeer