Klantenportal customer-icon
01 maart 2018

Hoe Real Time Personalisation facility managers helpt om te gaan met diversiteit in de werkomgeving

In een eerdere blog ben ik ingegaan op drie ontwikkelingen die het domein van Real Estate en Facility Management gaan veranderen: economische, demografische en technologische ontwikkelingen. Ik heb ook verteld dat deze drie ontwikkelingen leiden tot tien trends die in 2022 realiteit zijn geworden. In deze blog ga ik in op een van deze tien trends: diversiteit in werk, cultuur en generaties, en leg ik uit hoe het concept ‘Real Time Personalisation’ u in staat stelt hiermee om te gaan.

Webinar - 'Internet of Things: van modewoord tot kans!'

De laatste paar jaar zijn kreten als het 'Internet of Things' en 'Smart Buildings' echte modewoorden geworden. In Facility Management en Real Estate Management gaat de discussie vooral over hoe we de werkplek rendabeler, effectiever en klantgerichter kunnen maken.

Bekijk webinar

Diversiteit in de werkomgeving

Een toename van diversiteit aan mensen gaat een grote stempel drukken op wijze waarop we werken. In 2022 werken meer en meer werknemers uit verschillende generaties en met verschillende achtergronden en culturen samen in één en dezelfde werkomgeving. Deze diversiteit wordt versterkt door verschillende demografische ontwikkelingen. Zo leidt arbeidsmigratie binnen of zelfs tussen continenten vanzelfsprekend tot een grotere diversiteit aan talen, religies en gewoonten.

Een simpel voorbeeld van hoe deze diversiteit facilitaire processen beïnvloedt, zie ik ook terug bij Planon zelf. Zo nu en dan zijn collega’s uit India te gast in ons hoofdkantoor in Nijmegen. Het personeel van ons bedrijfsrestaurant zorgt er dan altijd voor dat er ook iets op het menu komt te staan dat aansluit bij de eetvoorkeuren van deze collega’s.

Verschillende generaties, verschillende voorkeuren

De werkomgeving verandert ook als gevolg van de verschillende behoeften per generatie werknemers. In 2022 is het overgrote deel van de ‘babyboomers’ (geboren tussen 1945 en 1955) met pensioen. Toch zal de mix aan generaties in de werkomgeving alleen meer toenemen. Dit heeft te maken met de huidige groep mensen in de leeftijd van veertig en vijftig die langer zal moeten doorwerken. Daarbovenop neemt de groep ‘millennials’ (geboren tussen 1985 en 2000) op de arbeidsmarkt alleen maar toe. Uit een onderzoek van Wim Pullen, gepubliceerd in Work & Place (2014), komt naar voren dat de voorkeuren die mensen hebben ten aanzien van de werkomgeving verschillen per leefijd. Dit onderzoek laat zien dat wanneer mensen jong zijn, ze vooral de voorkeur geven aan een flexwerkplek. Naarmate mensen ouder worden verschuift deze voorkeur naar een vaste werkplek.

Tijdens ons webinar ‘Hoe technologie Real Time Personalisation op de werkplek mogelijk maakt’ vroegen we aan onze deelnemers, afkomstig uit verschillende landen, in hoeverre millennials de werkplek belangrijk vinden.

Meer dan alleen een ‘nice to have’

Hoewel een derde van de mensen dacht dat een goede werkplek voor millennials slechts ‘nice to have’ is, gaf de meerderheid van de deelnemers aan te denken dat millennials de kwaliteit van de werkplek juist enorm belangrijk vinden. Deze aanname wordt bevestigd door een onderzoek van CBRE, wat al eerder werd aangehaald door mijn collega Geert-Jan Blom. Dit onderzoek laat zien dat 78% van de door hun ondervraagde groep millennials de werkomgeving een belangrijke factor vindt bij het kiezen voor een werkgever. Zo vinden ze extra faciliteiten als een koffiebar, ontspanningsruimte of groenvoorziening belangrijk. 69% van de respondenten gaf aan zelfs bereid te zijn daarvoor concessies te doen op andere secundaire arbeidsvoorwaarden. Het spreekt voor zich dat deze onderzoeksresultaten laten zien dat facility managers de specifieke behoeften en voorkeuren van deze groep werknemers bloedserieus moeten nemen.

One size does NOT fit all

Het moge duidelijk zijn dat het ‘one size fits all’-concept niet langer van toepassing is op het Facility Management-domein. Aan de ene kant zult u altijd met enige vorm van ‘corporate governance’ te maken hebben en moeten voldoen aan vastgestelde doelstellingen, bedrijfsstandaarden en regelgeving. Aan de andere kant wordt de roep om te personaliseren en te voldoen aan individuele behoeften met de dag groter. Hoe kunnen facility managers dit samenbrengen en daarmee zowel de productiviteit als het welzijn van medewerkers verhogen? Voordat we die vraag kunnen beantwoorden, is het belangrijk vast te stellen hoe organisaties momenteel het aanbod van diensten afstemmen op de veranderende behoeften van hun personeel. Dit is exact de vraag die we ook aan onze webinardeelnemers hebben voorgelegd.

Ik vond het verrassend te zien dat 38% van de deelnemers nog lijkt te werken op ad-hoc basis. Hoewel de Facility Management-industrie al jaren aan een professionaliseringsslag onderhevig is, zijn de organisaties die Service Level Agreements (SLA’s) hebben geïmplementeerd (25%) of een toegewijde Demand Management-rol hebben (17%) in de minderheid. Ad-hoc werken is vooral reactief, terwijl het werken met SLA’s en Demand Management een betere afstemming waarborgt van vraag en aanbod. Dit helpt facility managers om beter om te gaan met de complexiteit aan veranderingen binnen hun organisatie.

Real Time Personalisation op de werkplek

Om te kunnen omgaan met die combinatie van corporate governance en sterk geïndividualiseerde behoeften, zouden organisaties eens moeten nadenken over ‘Real Time Personalisation’ (RTP). Deze term, afkomstig uit de Marketing en vooral gebruikelijk binnen B2C, heeft als doel om diensten en informatie gepersonaliseerd aan te bieden. Denk aan consumentendiensten als Netflix en Amazon. Afhankelijk van uw persoonlijke voorkeuren en eerder zoekgedrag, krijgt u toegang tot relevante en geïndividualiseerde diensten. In de wereld van Integrated Workplace Management Systems (IWMS) herkennen we dit principe al in concepten zoals self-service, wat medewerkers op een eenvoudige manier toegang geeft tot verschillende diensten. Een voorbeeld hiervan is het boeken van een vergaderruimte die voldoet aan een bepaalde behoefte op een bepaald moment. Wanneer we kijken naar nieuwe ontwikkelingen binnen RTP, verdienen met name ‘digital workplace assistants’ speciale aandacht. Deze apparaten kennen uw persoonlijke voorkeuren op basis van eerder gedrag en ‘machine learning’. Zo kan de virtuele assistent uw agenda bijhouden, uw inkomende e-mail automatisch sorteren en u vertellen welke ruimte van uw voorkeur nog te reserveren is. Ze zijn daardoor in staat een keuze te maken vóór u.

Tijdens het webinar hebben we onze deelnemers gevraagd in welke mate zij RTP belangrijk vinden en of hun organisatie hier al een strategie voor heeft. Dit zijn de resultaten:

Hoewel de resultaten gemengd zijn, is het belangrijk op te merken dat alle deelnemers toegevoegde waarde zien in RTP. Ongeveer een derde van de deelnemers beschouwt een RTP-strategie als ‘nice-to-have’, een derde als heel belangrijk, terwijl de rest het nog niet zo goed weet. Voor mij toont deze verdeeldheid aan dat dit concept nog vrij nieuw is binnen Facility Management. Door het in de praktijk te brengen, kunnen we pas echt meer over de waarde ervan leren. Wanneer u meer wilt weten over Planons visie omtrent RTP, kan ik van harte aanbevelen om het het webinar eens te bekijken. Zo bent u voorbereid op de steeds meer toenemende diversiteit in de werkomgeving. 

Jos Knops
Director Global Product Marketing