Klantenportal customer-icon
24 mei 2018

Hoe service providers onderhoudsbeheersprocessen kunnen automatiseren

In het moderne bedrijfsleven verwachten we tegenwoordig dat alles digitaal mogelijk is en dat alles en iedereen met elkaar is verbonden. In werkelijkheid hebben veel organisaties echter nog steeds moeite met het automatiseren van hun activiteiten. Dit geldt met name voor commerciële service providers omdat hun dagelijkse processen tamelijk complex zijn.

Onderzoek - IT-trends die van grote invloed zijn op service providers

In een gezamenlijk onderzoeksrapport met Panorama biedt Planon u de meest belangrijke technologietrends voor service providers en onze inzichten voor de toekomst.

Onderzoeksrapport downloaden

Voor de meeste service providers is het omarmen van technologie en het digitaliseren van hun bedrijfsprocessen niet nieuw. Toch worstelen vele nog steeds met het automatiseren van complexe processen. Wanneer u als service provider onderhoudsprocessen wilt professionaliseren door middel van automatisering zijn er om te beginnen drie vragen om te beantwoorden:

  1. Wat bied ik aan?
  2. Wie zijn mijn klanten?
  3. Wie doet het werk?

Door deze drie vragen te beantwoorden en de bijbehorende data op te slaan in een softwareplatform kunt u als service provider veel onderhoudsprocessen digitaliseren en automatiseren. Dit zorgt uiteindelijk voor efficiëntie, bespaart geld, verhoogt de klanttevredenheid en maakt innovatie mogelijk. Laten we elk van deze drie vragen eens wat uitgebreider doornemen.

Wat bied ik aan?

De meeste service providers hebben een standaard aanbod gecombineerd met standaard prijzen. In de praktijk wil daar ook wel eens van worden afgeweken. Vragen die service providers zichzelf zouden moeten stellen op dit vlak zijn: heeft u een standaard aanbod voor reactief onderhoud, gepland onderhoud en schoonmaakdiensten? Biedt u ook andere diensten? En hoe vaak moet u een ingewikkelde mix van deze services maken waardoor u een andere prijs aanbiedt? Wanneer uw aanbod op een centrale locatie wordt opgeslagen, is het eenvoudiger om voorstellen op te stellen, klantprojecten te benchmarken en te sturen op efficiëntie van uw dienstverlening.

Wie zijn mijn klanten?

Bij de onboarding van een nieuwe klant moet u als service provider vaak het gebouwportfolio evalueren, BIM- en CAD-tekeningen uploaden en allerlei informatie over de klant verzamelen. Maar iedere klant heeft natuurlijk een uniek contract waarbij zaken kunnen afwijken. Er zijn daarmee twee soorten klantinformatie om rekening mee te houden:

  1. Informatie over faciliteiten: hoeveel gebouwen, ruimten, bedrijfsmiddelen en sensoren zijn er, en in welke staat verkeren ze? Deze informatie kan worden gecombineerd met uw best practices en generieke aanbod om het optimale onderhoudsregime te creëren.

  2. Informatie over het contract: wat is opgenomen in het contract en wat niet? Zijn er verschillende tarieven voor spoedprojecten of werkzaamheden die niet in het contract zijn vastgelegd? Wat zijn de voorwaarden (zowel financieel als procedureel) die u met de klant bent overeengekomen?

Door hier rekening mee te houden, kan het systeem u op verschillende manieren helpen tijdens het uitvoeren van processen. Denk bijvoorbeeld aan het bepalen of u een voorstel moet doen vóórdat u met het werk begint, afhankelijk van het soort werk. Ook is het snel duidelijk of de verwachte kosten boven een bepaalde drempel liggen, of dat deze zelfs al zijn opgenomen in het bestaande contract. Het systeem kan ook helpen bij het vaststellen van de tarieven voor verschillende typen werk, op basis van de reisduur of voor het werken buiten de normale werktijden. Daarnaast ondersteunt het bij het bepalen of u alleen het materiaalgebruik voor bepaalde soorten werk mag factureren en bepaalt het automatisch de juiste factuurbedragen voor het uitgevoerde werk op basis van eerder overeengekomen tarieven. En zo kan ik nog wel even doorgaan.

Wie doet het werk?

Ten slotte moet u ook volledig op de hoogte zijn van wie het werk uitvoert voor de diensten waarvoor u bent gecontracteerd. Service providers vertrouwen doorgaans op een gezonde balans tussen het aantal eigen werknemers en subcontractors dat voor het verlenen van deze diensten wordt ingezet.

  1. Uw eigen werknemers: het bijhouden van uw werknemersbestand, inclusief hun beschikbaarheid en vaardigheden, kan een bijzondere uitdaging zijn. Vooral als u bedenkt dat het gemiddelde personeelsverloop in deze branche vrij hoog is. Om deze vraag volledig te beantwoorden, moet u bijvoorbeeld weten welke certificeringen uw medewerkers hebben behaald, wie nog in opleiding is, wie de deskundigen zijn op welk vlak, op welke werktijden mensen beschikbaar zijn en wanneer wie op vakantie is.

  2. Subcontractors: door de vele soorten partnerships die service providers doorgaans afsluiten, is het beheren van alle subcontractors al bijna net zo ingewikkeld als het klantbeheer. Van al uw subcontractors wilt u hun tarieven, beschikbaarheid, reactietijden en specialiteiten weten en vastleggen.

Door al deze informatie op te slaan in een resourceplanningstool, waarbij gebruikt wordt gemaakt van Artificial Intelligence, kunnen personeel en subcontractors automatisch worden toegewezen op basis van onder andere vaardigheden, beschikbaarheid en contracttarieven.

Samenvattend

Denkt u eens aan de voordelen van één softwareplatform waarin al deze informatie is opgeslagen. Een softwareplatform dat deze informatie automatisch kan interpreteren en verwerken op basis van minimale vereiste invoer. Het kan helpen bij het digitaliseren en moderniseren van uw onderhoudsprocessen door het maken van voorstellen, het toewijzen van werk en het factureren van werk te automatiseren.

Uiteraard omvat Planon Universe for Service Providers best practice-workflows voor onderhoudsbeheer en andere processen. Maar de échte innovatie en automatisering vindt pas plaats als alle basisinformatie is geïntegreerd in één softwareplatform. Met dit als uitgangspunt kan elke service provider zijn eigen en unieke bedrijfsprocessen gebruiken om daarmee de concurrent voor te blijven.

Marc Wetzelaer
General Manager Service Providers