Klantenportal customer-icon
15 juni 2017

Hoe u een gestructureerde bibliotheek voor uw bedrijfsmiddelen opzet

Stilstand van de kernactiviteiten van een organisatie door een defect of storing van een  bedrijfsmiddel, is voor elke vastgoed- en facility manager een ware nachtmerrie. Bovendien wordt de wetgeving voor onderhoud steeds complexer en de behoefte om de risico’s voor veiligheid en gezondheid op de werkplek te garanderen steeds groter. Een effectief proces voor onderhoudsmanagement is daarom essentieel voor elke organisatie. Een goed geïmplementeerd proces verhoogt de efficiëntie van de planning, uitbesteding en uitvoering van het onderhoud. Dit resulteert in lagere kosten en financiële transparantie met betrekking tot gebouwen en bedrijfsmiddelen.

FAQ - De basisbeginselen van effectief onderhoudsmanagement

In deze FAQ leest u vijf veelgestelde vragen over de basisbeginselen van een effectief onderhoudsbeleid. Ga er direct mee aan de slag!

Lees meer

Bepaal de relevantie van uw bedrijfsmiddelen

Wanneer u een goede basis wilt leggen voor uw onderhoudsmanagement, is het essentieel om te beginnen met het opzetten van een gestructureerde bibliotheek van al uw bedrijfsmiddelen. Als belangrijke eerste stap in dit proces moet u bepalen welke bedrijfsmiddelen relevant zijn voor uw onderhoudsprocessen en hoe u deze kunt groeperen. Behalve voor onderhoudsprocessen hebt u mogelijk ook een gestructureerde bibliotheek nodig voor processen op andere gebieden zoals:

  • Financiën (waardebepaling en kosten van bedrijfsmiddelen).
  • Huisvesting (verplaatsingen van bedrijfsmiddelen).
  • Diensten (reserveringen van bedrijfsmiddelen).
  • Compliance (documentatie van bedrijfsmiddelen).
  • Duurzaamheid (voetafdruk van bedrijfsmiddelen).

Meestal houden deze categorieën verband met de functie die bedrijfsmiddelen hebben binnen de organisatie, het gebouw of de omgeving. Een productiebedrijfsmiddel, zoals een machine, heeft een ander doel (het maken van producten) dan bijvoorbeeld een verwarmingsinstallatie (het creëren van een aangenaam binnenklimaat). Deze verschillende categorieën houden ook verband met verschillende behoeften en processen. Een bedrijfsmiddel dat essentieel is voor de productie of de kernactiviteiten moet vrijwel continu goede prestaties leveren. Preventief onderhoud is daarom essentieel. Bedrijfsmiddelen die de kernactiviteit in mindere mate beïnvloeden, hoeven minder intensief of frequent te worden onderhouden.

Standaarden voor het classificeren van assets

De classificatie en groepering van bedrijfsmiddelen is ook belangrijk voor informatiedoeleinden. In het geval van technische bedrijfsmiddelen, zoals ventilatie of airconditioning (HVAC), moet u beschikken over technische en operationele informatie. Denk aan gedetailleerde specificaties over het type, serienummers, capaciteiten, garanties of onderhoudsinstructies. Voor aan het gebouw gerelateerde bedrijfsmiddelen zoals vensters moet u echter informatie hebben over de grootte, het materiaal, de kleur en vergrendelingen. Bij IT-gerelateerde middelen, zoals een laptop, moet u het netwerk-IP-adres, de processor, de schijfgrootte en de gebruiker weten.

Er bestaan veel wereldwijde en marktspecifieke standaarden waarmee bedrijfsmiddelen voor Corporate Real Estate Management en Facility Management in logische categorieën en groepen kunnen worden geclassificeerd. Denk aan het CEN, de SfB en de VDMA. Deze standaarden ondersteunen mogelijk slechts een deel van de levenscyclus van bedrijfsmiddelen (zoals de bouw), maar zijn niet geschikt voor de volledige levenscyclus (zoals de gebruiksfase en vervangingen). Aan de hand van deze standaarden kunt u veel sneller uw bibliotheek opzetten. Let daarbij wel op de volgende punten:

  1. Controleer of de bedrijfsmiddelen helder en logisch zijn geclassificeerd en gegroepeerd voor de mensen die ze gaan gebruiken, zoals technici.
  2. Registreer alleen gegevens die relevant zijn, die u kunt vastleggen en die u in de loop van de tijd kunt beheren, zodat uw bibliotheek overzichtelijk blijft.
  3. Gebruik een softwareoplossing om uw bedrijfsmiddelen op een consistente manier te groeperen, coderen, registreren en onderhouden om zo de benodigde informatie en procesondersteuning te waarborgen.

Jos Knops
Director Global Product Marketing

Wilt u meer weten over de oplossing van Planon voor Asset & Maintenance Management? Download dan onze brochure.