Klantenportal customer-icon
29 mei 2019

Hoe u regie neemt over investeringsprojecten in vastgoed- en facility management

Het belangrijkste doel van iedere vastgoed- of facility managementafdeling is het ondersteunen van de kernactiviteiten van de organisatie. Om dit waar te maken, moeten zij een proactieve aanpak hebben ten aanzien van organisatorische veranderingen. Wanneer nieuwe initiatieven ontstaan, moet de organisatie voorbereid zijn om snel en in goede samenwerking te kunnen handelen om projecten te plannen en te implementeren.

White Paper - Capital Project Management

In veel bedrijven neemt het aantal vastgoed- en facilitaire projecten toe, van operationele projecten zoals structurele aanpassingen of verhuizingen tot grote investeringen zoals huurvernieuwing of vastgoedontwikkeling.

Lees meer

Projecten kunnen kleine, operationele projecten zijn, zoals een verhuizing, een evenement of een kleine bouwkundige aanpassing. Maar het kunnen ook grotere investeringen zijn, zoals een verlenging van een huurcontract, een duurzaamheidsinitiatief of een groot vastgoedproject. Vastgoed- en facility managementteams zouden op deze tweede categorie Capital Project Management toe moeten passen om in controle te blijven.

In deze blog leg ik uit wat Capital Project Management is en uit welke vier fasen het bestaat. Hierna zal ik beschrijven waarom het belangrijk is om een geïntegreerde softwareoplossing te hebben die u kan ondersteunen tijdens het gehele proces van Capital Project Management.

Wat is Capital Project Management (CPM)?

CPM heeft betrekking op operationele projecten waarbij grote investeringen worden gedaan in het optimaliseren van kapitaalgoederen. Omdat deze projecten hoge kosten met zich meebrengen, is een gestructureerde aanpak essentieel voor het goed organiseren van financiële middelen, planning, risico’s en de toewijzing van mensen.

Deze gestructureerde aanpak bestaat uit vier fasen en vormen tezamen het totale CPM-proces:

  1. Scenarioplanning: in deze fase analyseert het management of een stuurgroep verschillende scenario’s en de daarbij behorende uitkomsten om de beste aanpak voor de projecten te bepalen. Vaak wordt een groot aantal aan opties met elkaar vergeleken en zijn er dus meer projectplannen dan middelen beschikbaar. Eén centraal overzicht over alle lopende initiatieven, hun financiële impact en de verwachte bijdrage aan de organisatiedoelstellingen is dan essentieel.
  2. Projectplanning: tijdens deze fase worden de geselecteerde projecten verder uitgewerkt. Het omvat een gedetailleerde planning, een inventarisatie van projectrisco’s en een afstemming van budget gekoppeld aan beschikbare middelen. Het management stelt een projectteam samen en kiest een projectleider. Er zijn veel mensen betrokken die allemaal toegang tot dezelfde informatie nodig hebben. Het is daarom essentieel om één centrale bron van gegevens te hebben voor het delen van informatie.
  3. Uitvoering: dit is de meest intensieve en zichtbare fase is de projectuitvoering. Afhankelijk van de grootte van het project groeit het aantal actieve deelnemers die risico’s en issues melden, documenten uitwisselen en een constant wisselende stroom van financiële verplichtingen, werkopdrachten en wijzigingsvoorstellen behandelen. Er is duidelijk behoefte aan een centrale bron van informatie zodat projectteams in controle kunnen blijven en op de juiste manier aan het bestuur kunnen rapporteren.
  4. Afsluiting: dit is de laatste fase van een project waarin de resultaten van het project inclusief alle documentatie wordt overgedragen aan het management. Het project wordt financieel afgesloten door de investeringsbudgetten af te sluiten en de investering te activeren op de balans. Bovenal wordt deze fase gebruikt om op het proces te reflecteren zodat volgende projecten kunnen worden verbeterd.

Een goed management van deze vier fasen leidt tot een project dat binnen budget en tijd wordt opgeleverd en daarmee zijn businesscase waarmaakt. Dit klinkt als de ideale situatie, maar is dit ook realistisch? U zult op zijn minst voor het maximale moeten gaan! Dus hoe kunnen wij u ondersteunen om dit doel te bereiken?

IWMS als geïntegreerde projectmanagementoplossing?

Veel organisaties maken gebruik van een Integrated Workplace Management System (IWMS) voor ondersteuning van facilitaire dienstverlening, ruimteplanning, onderhoudsbeheer en duurzaamheidsinitiatieven. In essentie levert een IWMS een functionaliteit voor Capital Project Management voor het ontwerpen en ontwikkelen van nieuwe faciliteiten en het reconstrueren en verbeteren van bestaande faciliteiten.

De geïntegreerde Capital Project Management-functionaliteit kan gebruikmaken van de beschikbare informatie in het IWMS over gebouwen, installaties, contracten en
werkopdrachten. Daarnaast kunnen bestaande processen worden gebruikt voor het aanmaken van budgetten, betaalbaar stellen van verplichtingen en aangaan van contracten. Een IWMS biedt bovendien overzicht in de hele projectenportefeuille in verschillende stadia, de middelen die voor projecten beschikbaar zijn en de projectplanning van hoofdlijnen tot in operationeel detail. Daarmee voorziet het IWMS de directie, stuurgroep, projectleiders en intern en extern betrokken projectteamleden in een goed geïntegreerd instrument voor het beheerst plannen en uitvoeren van investeringsprojecten ten dienste van de organisatie.

Wilt u ook complete regie over uw investeringsprojecten?

Bent u op zoek naar een oplossing die u helpt grip te krijgen op de planning en realisatie van uw investeringsprojecten? Download ons white paper ‘Capital Project Management’ om meer over dit onderwerp te leren en controle te krijgen over uw totale projectenportefeuille.

David Stillebroer
Director Product Management