Klantenportal customer-icon
17 mei 2018

Hoe ver zijn organisaties met het digitaliseren van hun onderhoudsprocessen?

Het optimaliseren van onderhoudsprocessen door digitalisering is een ‘hot topic’, zo blijkt uit een webinar dat Planon onlangs organiseerde. Voor dit webinar meldden zich wereldwijd maar liefst 823 personen aan. Met name onderhoudsmanagers en facility managers bleken geïnteresseerd. In deze blog deel ik een aantal opvallende resultaten.

Webinar - Digitalisering van asset- en onderhoudsmanagement, ook uw prioriteit?

Uit onderzoek van Verdantix blijkt dat 58% van de facility- en real estate managers hun operationele en onderhoudskosten als een topprioriteit beschouwt. Klinkt dit bekend voor u? Digitalisering is het antwoord. Bekijk dit webinar en leer meer. 

Bekijk webinar!

Digitalisering staat hoog op de agenda

Voordat we naar de resultaten van het webinar kijken, belicht ik graag de uitkomsten van een onderzoek dat onderzoeksbureau Verdantix vorig jaar heeft uitgevoerd binnen de IWMS (Integrated Workplace Management System)-markt. 

Verdantix onderzocht in hoeverre bepaalde markttrends een rol spelen in het vormgeven van de vastgoedstrategie voor de komende drie jaar. Wat blijkt? Van de trends die werden genoemd, had 80% te maken met digitalisering. Kijkend naar twee van de drie belangrijkste trends, zien we dat deze beide te maken hebben met digitalisering van onderhoudsprocessen:

  • Optimalisatie van digitalisatie in onderhoudsprocessen
  • Verbeteren van dataconnectiviteit en -beschikbaarheid voor gebouwelementen

Wat zijn volgens het onderzoek de belangrijkste drijfveren om te digitaliseren? Dit zijn met name het verbeteren van workforce management en het reduceren van uitvoeringskosten Maar ook besparen van tijd voor het verzamelen van data en rapportage kwam naar voren.

Laten we digitalisering omarmen

In mijn dagelijkse omgang met onderhouds- en facility managers blijkt dat handmatige processen voor het verwerken van werkorders nog aan de orde van de dag zijn. Afgedrukte werkorders, e-mailberichten, Excelbestanden en de telefoon worden veelvuldig gebruikt, met de nodige gevolgen: onnodige fouten, miscommunicatie en een gebrek aan gestandaardiseerde documentatie. Het verspilt ook tijd en maakt het moeilijk om de distributie van werkorders te plannen en te beheren, de juiste informatie op de juiste plek beschikbaar maken, maar ook om de voortgang te monitoren en te rapporteren. De hoogste tijd dus om er afscheid van te nemen en digitalisering te omarmen.

Het huidige volwassenheidsniveau van digitalisering

Gelukkig erkennen steeds meer organisaties dat het inrichten van onderhoudsprocessen veel efficiënter wordt door het gebruik van automatisering en mobiele oplossingen. We waren benieuwd in hoeverre de deelnemers van ons webinar hun onderhoudsprocessen al hebben gedigitaliseerd. In welke categorie volwassenheidsniveau zouden zij hun eigen organisatie plaatsen? Hierbij kon men kiezen uit:

  • Laag, we gebruiken Excel en losse oplossingen
  • Basic, we hebben de basisdata beschikbaar
  • Gemiddeld, we hebben onze data en processen voor reactief onderhoud in beeld
  • Goed, we zijn flexibel en kunnen inspelen op de veranderingen in de markt en binnen de organisatie
  • Geen idee, we zijn een regieorganisatie en hebben dit uitbesteed

 

Wereldwijd beoordelen de meeste personen het niveau van digitalisering van hun onderhoudsprocessen als ‘gemiddeld’. Op de tweede plek staat ‘laag’ gevolgd door ‘basic’. De meeste organisaties hebben hun data en processen voor reactief onderhoud in beeld. Dit is al een mooie stap in de juiste richting aangezien reactief onderhoud een grote impact heeft op de continuïteit van de core business en aangezien het vaak hoge en onverwachte kosten met zich meebrengt. Daarmee is de basis op orde en kan verder worden geoptimaliseerd. Er is echter ook een grote groep deelnemers die aangeeft nog een laag volwassenheidsniveau van digitalisering te hebben. Zo maken ze nog altijd gebruik van Excel en losse systemen. Gedecentraliseerde data en handmatige processen kennen vele nadelen, zoals eerder toegelicht. Voor die groep valt er dus nog veel winst te behalen.

Wanneer we kijken naar verschillen tussen landen, dan zien we dat men in Centraal Europa het minst ver lijkt te zijn in het digitaliseren van onderhoudsprocessen. Maar liefst 38% van de deelnemers van het webinar in Centraal Europa geeft aan nog gebruik te maken van losse oplossingen en handmatige processen. Deelnemers van het Nederlandse webinar scoren het hoogst op het niveau ‘gemiddeld’.

Belangrijkste aspect om te verbeteren

Bij veel organisaties is dus ruimte voor verbetering, zo blijkt niet alleen uit mijn ervaring maar ook uit de resultaten van dit webinar. Maar wat is voor de deelnemers dan de meest urgente uitdaging? Welk aspect van onderhoudsmanagement wil men met name verbeteren? We vroegen het aan de deelnemers waarbij men kon kiezen uit:

  • Het op orde brengen van data
  • Verhogen van de productiviteit van technici in het veld
  • Verbeteren van planning en controle
  • Voldoen aan de verwachtingen van de klant
  • Voldoen aan wet- en regelgeving

De resultaten laten zien dat gemiddeld genomen het op orde brengen van data de grootste uitdaging is; maar liefst 36% van de deelnemers wereldwijd koos voor dit antwoord. Dit is de basisstap voordat we aan de slag kunnen met de andere aspecten, zoals het verhogen van de productiviteit van technici. Pas wanneer alle data over bijvoorbeeld de onderhoudsgeschiedenis, werkorders, doorlooptijden, kosten en beschikbare technici gebundeld is in één systeem en eenvoudig te raadplegen is -kortom, wanneer de data op orde is- kunnen we aan de slag met de andere verbeterpunten. Begin dus altijd daarmee voordat u met andere verbeterinitiatieven aan de slag gaat.

Opvallend is dat de deelnemers van het Nederlandse webinar een andere topprioriteit aanstippen, namelijk het verbeteren van planning en controle. Zo wil men bijvoorbeeld resources efficiënter inplannen, de voortgang van werkorders monitoren en hierop kunnen rapporteren. 

In Nederland ontvingen we ook veel vragen over een mogelijke connectie met building information modeling (BIM) of computer-aided design (CAD) en Planon. BIM-modellen en CAD-tekeningen zijn bronnen boordevol relevante data over uw gebouw. Deze data wilt u uiteraard ook bundelen en beschikbaar maken in uw centrale systeem. Hoe Planon deze informatie verzamelt, gebruikt en onderhoudt is te veel om in deze blog te beschrijven, maar delen we wel in deze FAQ en dit webinar.

Een IWMS biedt de uitkomst

Ik ben blij te zien dat steeds meer organisaties het belang van digitalisering inzien en hiervoor een IWMS-systeem raadplegen. Met een IWMS kunt u alle data uit verschillende administraties en softwaretools in één enkele database onderbrengen. Niet alleen onderhoudsgerelateerde data, maar ook data over vastgoed, assets, ruimten, contracten en kosten worden hiermee inzichtelijk voor diverse stakeholders.

De businesscase voor de oplossing is hiermee direct duidelijk: door het elimeren van al die spreadsheets en losse softwaretools, reduceert u de tijd die wordt besteed aan het onderhouden van data en de rapportage hierop. Uw beslissingen kunt u vervolgens nemen op basis van betrouwbare informatie.

Uw technici in het veld moeten deze informatie ten alle tijden eenvoudig kunnen raadplegen, op iedere locatie en op ieder device. Planon Mobile Field Services biedt deze mogelijkheid. Planon Mobile Field Services is een mobiele applicatie die naadloos integreert met de backoffice van Planons IWMS waar werk wordt vastgelegd, gepland, toegewezen en gecontroleerd. Hiermee kunnen beheerders van gebouwen, onderhouds- en facility managers, maar ook technici hun werk op een mobiele manier uitvoeren. De mogelijkheid voor technici om meldingen, opdrachten en complete werkorders te ontvangen terwijl zij in het veld zijn, helpt de productiviteit en efficiëntie te verbeteren en de verwachtingen van de klant te overtreffen.

Tijd om te veranderen

Urenlang kan ik nog vertellen over dit onderwerp en de voordelen van een IWMS en mobiele oplossingen zoals PMFS. Het is echt tijd om afscheid te nemen van handmatige processen en stappen te nemen in digitalisering. Wilt u meer weten over Planon Mobile Field Services? Download dan onze brochure.

Bas Janssen
Account Manager Planon Netherlands