Klantenportal customer-icon
05 september 2019

IFRS 16 in 2019 en verder

In januari 2019 is IFRS 16 in werking getreden als vervanging van IAS 17, de vorige standaard voor lease accounting. Dit heeft gevolgen voor de manier waarop leases worden verantwoord, berekend en vastgelegd, met als belangrijkste verandering dat leasebetalingen niet meer als kosten worden verantwoord. Bedrijfsmiddelen en bijbehorende verplichtingen (behalve bedrijfsmiddelen van geringe waarde of leasetermijnen van 12 maanden of minder) worden nu berekend en vastgelegd op de balans volgens één boekhoudmodel. Met IFRS 16 wordt er geen onderscheid meer gemaakt tussen financiële en operationele leases voor leasenemers. 

Case Study - TIP
Case Study - TIP

TIP: “Op tijd en binnen budget voldoen aan IFRS 16 lease accounting met Planon Universe.”

Download case study

Diverse ondernemingen zijn inmiddels overgestapt van IAS 17 naar IFRS 16 met behulp van diverse instrumenten. In deze blog bespreek ik in het kort waarom IFRS 16 is ingevoerd, wat de impact is, hoe ver de meeste bedrijven zijn met de implementatie ervan en wat de belangrijkste uitdagingen zijn.

De noodzaak en impact van IFRS 16

IFRS 16 is ingevoerd om de transparantie en financiële verslaglegging van leases te verbeteren en financiële overzichten inzichtelijker te maken. Dit is ook nuttig voor de waardering van een bedrijf en bij fusies en overnames, doordat de totale schuldenlast en de leaseactiviteiten van een organisatie volledig en begrijpelijk zichtbaar worden.

Deze grote verandering in de manier waarop leaseovereenkomsten worden vastgelegd, heeft gevolgen voor elk bedrijf dat bedrijfsmiddelen huurt of leaset, maar vooral voor bedrijven met grote operationele leaseportefeuilles. Als gevolg van IFRS 16 hebben leasenemers aanzienlijk meer bedrijfsmiddelen (gebruiksrecht) en verplichtingen op de balans en geen leasekosten meer, met als resultaat een hogere EBITDA (winst voor aftrek van interest, belastingen, afschrijvingen en waardevermindering).

De huidige stand van zaken met betrekking tot IFRS 16

In dit eerste jaar van de nieuwe boekhoudstandaard waren veel bedrijven nog bezig met de afwikkeling van IFRS 15 (Revenue from Contracts with Customers), een andere nieuwe standaard met belangrijke wijzigingen voor veel bedrijven, die in 2018 van kracht werd. Het was dan ook echt uitdaging om middelen en tijd beschikbaar te maken voor de tijdige implementatie van IFRS 16, terwijl het ook ontbrak aan een diepgaand inzicht in de complicaties ervan.

Het is echter essentieel dat organisaties een realistisch beeld van hun financiële situatie kunnen berekenen en toelichten. Later, wanneer er geen druk meer is om bijna gelijktijdig twee belangrijke en complexe standaarden (IFRS 15 en 16) te implementeren, zullen organisaties ongetwijfeld hun berekeningen en instrumenten opnieuw onder de loep nemen voor de stroomlijning van zaken zoals:

  • Berekenen en opsplitsen in verschillende categorieën
  • Toekomstige wijzigingen doorvoeren in overeenkomsten/gegevens
  • Momentopnamen maken van historische gegevens en berekeningen
  • Een audittrail opstellen om te voldoen aan controle- en wettelijke vereisten
  • Verschillende gebruikers en autorisatiecategorieën instellen
  • Rapporten opstellen
  • Leases en KPI’s vergelijken middelsdashboards

Sinds 2019 is IFRS 16 van toepassing op beursgenoteerde ondernemingen, ongeacht of ze hun IFRS 16-implementatie hebben afgerond en/of de juiste resultaten met adequate audittrail hebben geleverd.

Belangrijkste uitdagingen bij de implementatie van IFRS 16

Uit mijn recente ervaringen blijkt dat het verzamelen van gegevens de meest uitdagende taak is bij de implementatie van IFRS 16. Veel mensen onderschatten het belang om de juiste gegevens te verkrijgen, omdat ze ten onrechte denken dat het volstaat om de bestaande gegevens te benutten en naar elders te verplaatsen.

Hier zijn enkele van de veelvoorkomende uitdagingen in verband met gegevens en gegevensverzameling:

  1. Volume (diverse overeenkomsten op verschillende locaties met verschillende looptijden)
  2. De vereiste specifieke informatie voor IFRS 16, die mogelijk niet direct beschikbaar is
  3. Compatibiliteitsproblemen bij het overzetten van gegevens tussen diverse bronnen
  4. Het idee dat het eenvoudig is om gegevens te verzamelen
  5. De beschikbaarheid van de juiste gegevens
  6. Besluiten over zaken zoals een kortingspercentage bij de berekening van actuele waarde

Een organisatie kan MS Excel of vergelijkbare programma’s gebruiken voor de berekening van gebruiksrechten, verplichtingen (opgesplitst voor de korte en lange termijn), afschrijvingen, rente, actuele waarde, leasebetalingen inclusief CPI, enzovoort. Dit is zeker mogelijk en in sommige gevallen een goede manier om te beginnen met de implementatie van IFRS 16 en inzicht te krijgen in de algemene impact van de nieuwe boekhoudregels voor leaseovereenkomsten. Deze programma’s zijn echter niet erg praktisch voor het beheer van grote hoeveelheden gegevens en het anticiperen op toekomstige wijzigingen, zoals veranderingen van een redelijk zekere datum, reikwijdte of opties. Afhankelijk van het aantal leaseovereenkomsten kan een organisatie kiezen voor een compacte versie (kant-en-klare software) of een oplossing op maat voor specifieke behoeften.

De voordelen van een IWMS bij de implementatie van IFRS 16

Vooral voor beheerders van bedrijfsvastgoed is dit een interessant moment om hun software voor lease accounting te combineren met een Integrated Workplace Management System (IWMS) voor het beheer van de vastgoedportefeuille en bedrijfsmiddelen. Basisgegevens en contractgegevens over gehuurd vastgoed en gehuurde bedrijfsmiddelen kunnen worden gecombineerd met gegevens over kosten, gebruik, onderhoud en operationele prestaties. Hierdoorkrijgen beheerders van vastgoed en bedrijfsmiddelen een compleet beeld van hun portefeuille. De parameters van de financiële boekhouding kunnen ook van invloed zijn op de besluiten over vastgoedtransacties en -overeenkomsten, ruimterationalisatie en strategieën voor langetermijnleases of aankoop.

Conclusie

IFRS 16 blijft belangrijk voor organisaties die bedrijfsmiddelen leasen. Sommige bedrijven hebben de implementatie al afgerond, sommige zijn er mee bezig of gaan hier binnenkort mee beginnen, en andere hebben een tussentijdse oplossing gevonden en zijn nu op zoek naar een permanente oplossing zoals een IWMS.

Bedrijven die IFRS 16-implementatie (bijna) volledig hebben afgerond hebben met elkaar gemeen: ze begrijpen het belang, ze hebben het budget voor een tijdige afronding, ze hebben gemerkt dat het verzamelen en berekenen van gegevens uitdagender is dan aanvankelijk verwacht, ze hebben regelmatig controles uitgevoerd om de nauwkeurigheid van de resultaten te waarborgen, ze hebben geleerd van fouten en ze hebben verbeterplannen voor de komende jaren.

Sir David Tweedie is geen voorzitter meer van de IASB, maar zijn droom die hij ooit heeft verwoord, is uitgekomen: “Een van mijn grote ambities voor ik sterf, is om te vliegen in een vliegtuig dat is opgenomen in de balans van een luchtvaartmaatschappij.” Met de nuttige lessen die we hebben geleerd en de vele succesvolle implementaties van IFRS 16, gaat de reis verder ...

Salman Khan
Senior Business Consultant