Klantenportal customer-icon
12 november 2015

Keuzes bij het implementeren van een IWMS

Deze blog is een samenvatting van het hoofdstuk "Choices when designing an IWMS" uit het boek "A quest for excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS". Wilt u meer lezen? Klik dan hier om een kopie van het boek te ontvangen.

Zodra u eenmaal heeft besloten om een Integrated Workplace Management System (IWMS) te implementeren staan u nog veel meer keuzes te wachten. Het implementatieproces is een aaneenschakeling van keuzemomenten: Welke talen moet u activeren? Kiest u voor één wereldwijd gestandaardiseerd proces of gaat u lokaliseren? Welke Key Performance Indicators (KPI) gaat u monitoren? Welke detailprocessen wilt u ondersteunen?

Ontvang een gratis exemplaar van "A quest for excellence"

In de Planon-publicatie "A quest for excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS" beschrijven zes auteurs hun ervaringen met het implementeren van Corporate Real Estate & Facilities Management-software in complexe multiculturele omgevingen. 

Ontvang een gratis exemplaar

Het grote aantal keuzes dat gemaakt moet worden, kan vrij overweldigend zijn. Op basis van meer dan vijftien jaar ervaring met internationale IWMS-implementaties, durft Planon te stellen dat het weinig succesvol is om alle beslissingen proberen vast te leggen aan het begin van het implementatieproces. Het is simpelweg te ingewikkeld om alle consequenties van deze beslissingen te overzien.

Planon adviseert daarom het “projectdoelen filter” te gebruiken. Hiermee kunt u beslissingen afzetten tegen projectdoelen. De truc is om er continu van bewust te blijven dat de projectdoelen zijn afgeleid van drie hoofdingrediënten en deze steeds in het achterhoofd te houden:

  1. De business case: het elementaire ‘waarom’. Waarom heeft u besloten een IWMS te implementeren? Waarom was hier vanuit de organisatie vraag naar?
  2. De systeemmogelijkheden: welke functionaliteiten zijn beschik- en inzetbaar in het door u geselecteerde IWMS?
  3. De organisatiecultuur & -structuur: het derde aspect wordt vaak over het hoofd gezien, terwijl het voor een succesvolle implementatie het belangrijkste ingrediënt is: hoe ziet de cultuur van uw organisatie eruit, wat is de dominante organisatiestructuur? Wat is het mandaat van de projecteigenaars? Hoe ziet het project financieringsmodel eruit? Wordt het gebruik van het systeem verplicht gesteld of is het gebruik ervan vrijwillig?

Deze factoren vormen een basis voor het nemen van beslissingen met betrekking tot het inrichten van uw IWMS-oplossing. Door deze doelen als algemeen uitgangspunt te hanteren, hoeft het ontwerp niet meteen vanaf het begin al volledig af te zijn.

Voorbeeld: CAD-integratie

Een klassiek voorbeeld is CAD-integratie. CAD-integratie is niet meer dan het combineren van grafische CAD-tekeningen van uw gebouwen en ruimtes met procesdata die in het IWMS beheerd worden. De centrale vraag is: Moeten de CAD-bestanden geïntegreerd worden met het IWMS?

Deze vraag afgezet tegen het projectdoelen filter:

  • De business case: CAD-integratie is cool (BIM-integratie is nog cooler), maar welk doel moet er worden bereikt? Dit kan gerelateerd zijn aan berekeningen over ruimtebeheer; calculaties over huurbetalingen of het ondersteunen van verhuiscoördinatoren.
  • De systeemmogelijkheden: wat zijn de opties die het systeem biedt voor het weergeven, printen, rapporteren en linken van verschillende CAD-tekeningen?
  • De cultuur en het mandaat: het creëren en herzien van CAD-tekeningen is vaak duur, dus hier speelt het financieringsmodel een rol. Heeft elke business unit budget voor CAD-tekeningen of wordt de financiering ervan centraal toegekend
    vanuit het project?

CAD-integratie is visueel sterk en daarom vaak een wens die hoog op de verlanglijst staat. Houd de business case in het achterhoofd. Niet alleen voor het opzetten, maar juist ook voor het onderhouden van CAD-tekeningen. Kosten versus waardecreatie. Dit is voor BIM trouwens nog belangrijker.

Dit is slechts één voorbeeld van de vele beslissingen die u moet nemen tijdens de implementatie van een IWMS-oplossing.

Het projectdoelen filter samengevat

Het projectdoelen filter helpt u bij het maken van beslissingen. Wanneer stakeholders van het project op één lijn zitten, van business case, cultuur, mandaat tot financieringstructuur, zijn de projectmanager en vakinhoudelijk experts in staatzelfstandig talrijke ontwerpbeslissingen te maken. En nog belangrijker, zullen deze worden begrepen en gesteund door de sponsoren van het project.

Het is zelden mogelijk om elk detail van de te nemen beslissingen al aan het begin van het implementatieproces te voorzien. Als dit wordt onderkend als feit, in plaats van genegeerd als ongewenste complicatie, kan het projectteam gaandeweg beslissingen nemen.

In de wereld van IWMS-implementaties bestaat er nog geen lange geschiedenis van gedeelde ervaringen (hoewel we dit aan het inhalen zijn). Er bestaan inmiddels wel best practices, waarin een groot deel van de keuzes al voor u zijn gemaakt. In plaats vanuit het niets te beginnen, kunt u deze gebruiken en aanpassen waar nodig. Planon raadt het gebruik van een best practice benadering van IWMS-implementaties sterk aan, zodat u kunt focussen op de organisatiespecifieke keuzes.

Koos van Rij
Services Director Planon Central Europe