Klantenportal customer-icon
29 november 2018

Point solution of geïntegreerde oplossing | Vier verschillende perspectieven

In mijn vorige blog heb ik de verschillen uiteengezet tussen point solutions en een geïntegreerde softwareoplossing voor Facility – en Real Estate Management. Verschillende uitdagingen vragen echter om verschillende oplossingen. Daarom behandel ik in deze blog vier verschillende perspectieven die u helpen kiezen welke softwareoplossing het beste past bij uw langetermijndoelstellingen en tegelijkertijd de kans op een mislukte implementatie reduceert.

White Paper - Point solution of geïntegreerde oplossing, wat is het verschil?

Wat zijn de verschillen tussen point solutions en geÏntegreerde oplossingen en welke zijn van belang bij het selecteren van software voor FM en vastgoed? 

Lees meer

1. Het FM en RE business perspectief

Het creëren van transparantie in bedrijfsprocessen, het stroomlijnen van workflows, het monitoren van kwaliteit, het hanteren van Service Level Agreements (SLA’s), het compliant maken van rapportages, het afgeven van financiële prognoses en het gebruiken van Key Performance Indicators (KPI's); allemaal voorbeelden van breed gedragen best practices in elke professionele FM- en RE- organisatie. Al deze best practices hebben één belangrijk element gemeen: ze zijn cross-functioneel en overschrijden daarmee de traditionele grenzen tussen afdelingen of disciplines.

Indien deze worden ondersteund door één geïntegreerde oplossing, zijn alle betrokkenen op elkaar aangesloten in één geautomatiseerde workflow en hebben zij allen toegang tot dezelfde consistente gegevens. Het proces wordt continu gemonitord en in geval van eventuele afwijkingen wordt tijdig (automatisch) een waarschuwing afgegeven. Wordt dit proces ondersteund door een combinatie van verschillende point solutions, dan moet in iedere stap van het proces informatie worden uitgewisseld (handmatig of geautomatiseerd) met de volgende point solution. Hierdoor nemen doorlooptijden toe, net als het risico op fouten en verstoringen van het proces. In dit geval is monitoring en beheersing van het proces nauwelijks mogelijk doordat het volledige proces gefragmenteerd wordt vastgelegd in meerdere point solutions.

2. Het eindgebruiker-perspectief

Een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle software-implementatie is acceptatie van de oplossing door de eindgebruikers. Medewerkers moeten eenvoudig hun weg kunnen vinden in het systeem en de softwareoplossing moet hen ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden. Wanneer afdelingen in het verleden op maat gemaakte point solutions hebben geïmplementeerd, zijn medewerkers door dagelijks gebruik vaak echte productspecialisten en ‘fans’ van de oplossing geworden. Dit draagvlak is - hoewel zeer beperkt - een voordeel van point solutions. Hoe specifieker de point solution, hoe meer weerstand er vaak is onder gebruikers tegen nieuwe oplossingen en veranderende processen. Begrijpelijk, omdat mensen de neiging hebben vast te houden aan bekende systemen en procedures.

Geïntegreerde oplossingen hanteren vaak een meer generieke benadering van de gebruiker. Doordat dit soort oplossingen meestal op consistente wijze is ingericht, kunnen medewerkers -zodra ze de gebruikersinteractie van de oplossing onder de knie hebben- deze kennis toepassen op elk proces binnen de software.

3. Het IT-perspectief

In het algemeen probeert de IT-afdeling het aantal geïnstalleerde softwareoplossingen binnen de organisatie te reduceren. Doordat elke softwareoplossing zijn eigen specifieke eisen, release-beleid en helpdesk-ondersteuning kent, hebben veel IT-afdelingen een duidelijke voorkeur voor geïntegreerde oplossingen. In veel projecten is de business case voor de implementatie van een geïntegreerde FM- en RE-oplossing zelfs gebaseerd op het reduceren van het aantal toegepaste point solutions en het terugdringen van de daaraan verbonden kosten.

Doordat geïntegreerde oplossingen gebruikmaken van één informatiebron, zijn complexe data interfaces - zoals die noodzakelijk zijn in het geval van meerdere point solutions - niet van toepassing. Het kunnen beschikken over één database voor alle FM- of vastgoedgerelateerde informatie vergemakkelijkt het onderhoud van gegevens drastisch. Daarnaast zorgt dit voor consistentie en betrouwbaarheid van de gegevens en ondersteunt kwalitatieve managementrapportages en uitgebreide analyses. Het concept van één geïntegreerde oplossing maakt cloud deployment bovendien eenvoudiger en voorkomt complexe installaties van updates of nieuwe software releases. Het hebben van één aanspreekpunt voor helpdesk- ondersteuning en één overeenkomst voor licentie-uitbreidingen of -wijzigingen, draagt tot slot bij aan de continuïteit van uw IT-landschap op lange termijn en een maximale Return on Investment (ROI).

4. Het voordelen- en investeringsperspectief

Het kwantificeren van de voordelen van software in termen van het besparen van geld, capaciteit en tijd, of het verhogen van kwaliteit, agility en compliance is voor veel organisaties een ingewikkelde exercitie. Ervaring laat zien dat het concretiseren van de voordelen van een geïntegreerde oplossing eenvoudiger is dan voor point solutions. Geïntegreerde oplossingen leveren vanwege hun aard meer transparantie, meer inzicht en meer betrouwbare stuurinformatie.

En wat betreft de investering? De prijs voor een specifieke point solution ligt meestal lager dan de kosten voor een volledig geïntegreerde oplossing. Doordat de meeste geïntegreerde oplossingen ook een modulaire opbouw aanbieden, is het mogelijk kosten te vergelijken op procesniveau. In dit geval nemen de prijsverschillen aanzienlijk af.

Aanbevelingen

Als u slechts één specifiek probleem wilt oplossen zijn point solutions een goede manier om snel resultaat te boeken. In veel gevallen hebben point solutions hun waarde bewezen door hun expertise in één specifiek gebied van functionaliteit.

Wanneer u echter verschillende processen wilt stroomlijnen, verslaat een geïntegreerde oplossing een combinatie van meerdere point solutions op alle terreinen: meer transparantie, meer inzicht en meer betrouwbare stuurinformatie. tegen lagere kosten en minder inspanningen.

Jos Knops
Director Global Product Marketing