Klantenportal customer-icon
21 mei 2015

U bent niet de enige

Stelt u zich eens voor dat uw onderhoudsbeheer niet is geautomatiseerd. Hoe gaat u om met het verdelen van de werkdruk? U heeft tien medewerkers in het veld, drie van hen melden zich ziek. Aan u de taak om die enorme stapel werk die voor u ligt te herverdelen. Eerst per discipline, dan per regio of functiegebied, zodat u een evenwichtige verdeling van werk per medewerker overhoudt.

White Paper - Weet u het verschil tussen IWMS, FMIS en CAFM?

Ontdek de belangrijkste verschillen tussen IWMS-, FMIS- en CAFM-software.

Lees meer

Oké – dit kan een keer gebeuren, toch? Helaas komt dit veel vaker voor. Volgens het 2015 Facilities Management Software BuyerView rapport, uitgebracht door Software Advice, gebruikt een aanzienlijk deel van de organisaties in de Verenigde Staten helemaal geen systeem (28%), pen en papier (23%), spreadsheets (12%) of een combinatie van andere oplossingen (10%).

 Ik kom vaak bij organisaties die bovenstaande methoden combineren. Ze verzamelen data in Excel-spreadsheets, Access-databases of andere geïsoleerde softwareoplossingen. Het – binnen een redelijke termijn – bundelen van deze data in betrouwbare rapportages is voor hen een onmogelijkheid. Als de gegevens überhaupt al toegankelijk zijn. Een groot deel van de informatie is bovendien vaak verspreid over de hoofden van verschillende medewerkers.

Ik ontmoette ooit een man die voor grootschalige investeringsprojecten één van de meest complexe Excel-spreadsheets had ontworpen die je je kunt voorstellen. Hij was de enige die wist hoe de spreadsheet werkte, waardoor de organisatie volledig van hem afhankelijk was. Hij verzette zich hevig tegen elke poging van de organisatie om een softwareoplossing voor projectmanagement te implementeren, dit vormde immers een bedreiging voor zijn baanzekerheid. Hierdoor liep de organisatie echter gevaar.

Het reduceren van risico's is één van de redenen die organisaties noemen voor het implementeren van een IWMS-oplossing. Het verbeteren van het vastleggen van gegevens is voor veel organisaties de belangrijkste reden om deze software aan te schaffen (35%). Het optimaliseren van onderhoudsplanningen komt met 22% op de tweede plaats.

 

Terwijl ik dit rapport las bedacht ik me dat veel meer facility managers en vastgoedbeheerders deze cijfers zouden moeten zien. Velen van u denken dat uw organisatie ver achterloopt, maar u bent niet objectief. Het rapport laat zien dat vele andere organisaties ook volop bezig zijn hun handmatige methode te herzien en upgraden.

Dat gezegd hebbende, er is één ding dat ik echt miste in het rapport: ik zie niet in hoe het mogelijk is voor medewerkers in het veld om hun werk te doen zonder mobiele app. Het is gewoon niet logisch. Het maakt niet uit of u één gebouw heeft of vijftig. Uw field engineers worden betaald om in het veld aanwezig te zijn, vlakbij de bedrijfsmiddelen die gerepareerd of onderhouden moet worden. Ze zouden geen tijd moeten verdoen met heen en weer reizen naar een computer om gegevens te actualiseren en nieuwe werkorders op te halen. Waarom zou je dit niet realtime doen?

Voor nu, wees gerustgesteld: u bent niet de enige die nog bezig is om uit te zoeken hoe u het beste kunt profiteren van de beschikbare technologie en de bijbehorende nieuwe manier van werken.

Michael Habeeb
Former Sales Director Planon North America