Klantenportal customer-icon
26 april 2018

Uw onderhoudsprocessen digitaliseren? Begin vandaag nog!

Heeft u enig idee wat de administratiekosten zijn van het afhandelen van een serviceaanvraag? En hoeveel tijd uw technici besteden aan het oplossen van het probleem? Als u deze vragen niet met 'ja' kunt beantwoorden, hoeft u zich niet meteen zorgen te maken. Uw organisatie is echt niet de enige, maar weet dat digitalisering de helpende hand biedt.

FAQ - 8 veelgestelde vragen over mobiele oplossingen en automatisering om uw onderhoudsbeheer te verbeteren
FAQ - 8 veelgestelde vragen over mobiele oplossingen en automatisering om uw onderhoudsbeheer te verbeteren

Veel organisaties investeren in technologie om hun onderhoudsactiviteiten te verbeteren. De belangrijkste redenen hiervoor zijn het verlagen van operationele kosten, het verminderen van risico’s en het verbeteren van het bijhouden van gegevens.

Download FAQ

Onderzoeken van meerdere bronnen, zoals Forrester, Gartner en Verdantix, tonen diverse voordelen van het digitaliseren van uw onderhoudsbeheer en -processen. Denk aan het verbeteren van de productiviteit van technici tot 40%, het verbeteren van de responstijden met 30% en het verminderen van reistijd en -kosten met 25%. Ondanks deze enorme voordelen hebben nog niet alle vastgoedeigenaren en onderhoudsmanagers de digitale transformatie volledig omarmd. Moeten alle technologische innovaties namelijk wel worden overgenomen? En tegen welke prijs? In veel situaties kun je al veel bereiken door slechts een paar eenvoudige aanpassingen te doen.

Modern Times in relatie tot uw buitendienstprocessen

Modern Times is een stomme comedyfilm uit 1936 die werd geschreven en geregisseerd door Charlie Chaplin. Hierin worstelt zijn iconische personage Little Tramp met het overleven in een moderne en geïndustrialiseerde wereld. We kunnen deze parodie in aangepaste vorm ook in de huidige tijd plaatsen: Little Tramp staat dan symbool voor vastgoedeigenaren en onderhoudsmanagers die moeite hebben om de digitalisering bij te benen. Hun medewerkers lukt dat schijnbaar wel. Wie heeft er vandaag de dag niet een mobiele telefoon? Hoeveel apps gebruik je privé en hoeveel apps gebruik je om je dagelijkse werk te doen? Heel wat, vermoed ik.

Natuurlijk zijn er veel organisaties die moderne technologie hebben omarmd om hun prestaties te verbeteren, maar de meerderheid weet nog altijd niet hoe te profiteren van de nieuwe mogelijkheden die technologie biedt. Wanneer we dit relateren aan onderhoudsprocessen, is de traditionele methode van communicatie op papier of per e-mail voor het verzenden van werkorders naar technici erg verouderd. Toch is deze manier van werken in de praktijk nog steeds gebruikelijk.

Stop zo snel mogelijk met papierwerk

Deze traditionele manier van het verzenden van werkorders veroorzaakt veel problemen, zoals mijn collega Jos Knops al in zijn blog schreef. Het verhoogt bijvoorbeeld de kans op fouten en miscommunicatie. Bovendien is uw planning niet efficiënt; het kost veel tijd om werkorders handmatig te verzenden en om de voortgang ervan in de gaten te houden. Het monitoren van die voortgang is behoorlijk lastig als gegevens over reistijd of de tijd die besteed wordt aan de werkorder niet goed worden vastgelegd. En dan hebben we het nog niet eens over de impact van een gebrek aan accurate data in één systeem bij het maken van strategische plannen om de activiteiten van uw technici te optimaliseren.

Om de efficiëntie, de productiviteit van uw technici, de kwaliteit van field service management te verhogen en de bijbehorende kosten te verminderen, is het een noodzaak om uw processen te automatiseren met een professionele software-oplossing. Met de technologie van vandaag de dag is het vrij eenvoudig en relatief goedkoop om hiermee te starten.

In je privéleven gebruik je elke dag technologie, bijvoorbeeld om met vrienden te chatten en reismogelijkheden te controleren. Een technicus kan van diezelfde gemakken gebruikmaken in zijn of haar dagelijkse werk. Denk aan het controleren welke werkorders moeten worden uitgevoerd en wanneer, waar hij of zij naartoe moet afreizen, welke materialen er nodig zijn en natuurlijk het voltooien van de klus zelf. Iedereen zal begrijpen dat een goed geïnformeerde technicus veel productiever is dan een technicus die informatie handmatig en uit meerdere bronnen moet halen.

De voordelen van het automatiseren van uw buitendienstprocessen

Planon Mobile Field Services biedt een veilige field service-oplossing die werkt op smartphones en tablets voor Android (6.0 en hoger) en iOS (9.0 en hoger). De oplossing stelt technici in staat om taken onmiddellijk op hun tablet of smartphone te zien en om belangrijke taken tijdig uit te voeren en naleving te garanderen. De oplossing integreert naadloos met de uitgebreide backofficefunctionaliteit van Planon, waarin werk wordt vastgelegd, gepland, toegewezen en gecontroleerd.

De backoffice wordt realtime op de hoogte gehouden van de actuele situatie in het werkveld en de technicus kan de administratie ter plaatse regelen en de klant vragen af te tekenen. Technici hoeven niet langer van en naar het kantoor te reizen om papierwerk te voltooien of de status van hun werkorders bij te werken. Kunt u zich de mogelijke kosten- en tijdsbesparing voorstellen als ze op deze manier kunnen werken?

Heeft u een keuze?

Ik denk dat u niet echt een keuze heeft als u wilt overleven als organisatie of (onderhouds)afdeling. Efficiënt field-servicebeheer is meer dan alleen maar het verzenden van digitale werkorders. De mogelijkheden om de betrouwbaarheid, veiligheid en operationele winstgevendheid van uw buitendienst te verbeteren zijn eindeloos. Zet deze stap en digitaliseer de processen die uw medewerkers verder helpen. Als u nu niet handelt, zullen uw concurrenten u waarschijnlijk voor zijn.

Nico van Dijk
Product Manager Asset & Maintenance Management